Организация учета расчетов с подотчетными лицами

При определении  норм командировочных расходов и  корреспонденции счетов целесообразно  произвести следующие действия:

1. Определить суммы расхода в пределах нормы и сверх установленных государственных норм.
2. Отнести их в рублевом эквиваленте на соответствующие счета.
3. Исчислить сумму подоходного налога, подлежащего взысканию с командируемого из суммы сверхнормативных расходов – суточных.
4. На суточные, выплаченные сверх установленных норм, начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования, Государственный фонд занятости. При этом следует учитывать определенные особенности, которые влияют на расходы по загранкомандировкам. Так день пересечения границы при следовании в командировку относится к оплачиваемым в иностранной валюте, при возвращении в рублях.

 Работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов суточных, установленных настоящим Постановлением.

В случае если работник, направленный в служебную командировку на территорию иностранного государства, в период служебной командировки обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных в иностранной валюте не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30 процентов суточных (включая надбавки).

При командировках  в страны СНГ возмещение расходов производится по нормам, установленным  для этих стран (Приложение № 6).

В случаях командировки по нескольким странам применяются  нормативы расходов, установленные  в разных валютах. Перерасчет разных валют в доллары США производится по справкам, выданным в пунктах, где производился обмен долларов на местную валюту.

При проверке гостиничных  счетов следует иметь в виду, что  за рубежом отели предоставляют  комплекс услуг, которые включаются в общую стоимость счета. В  связи с этим расходы на питание, квартирное и буфетное обслуживание при оплате из счетов исключаются, так как эти расходы оплачиваются из суточных.

В случае выезда (вылета) командируемого из какого-либо города России за рубеж (с выездом-вылетом его) из Москвы, его зарубежная командировка считается с момента вылета из Москвы, а время проезда внутри России считается внутрироссийской командировкой. Возврат наличных денег производится валютой и рублями по официальному курсу на дату возврата. Удержание из заработной платы командировочных расходов производится по официальному курсу последнего дня месяца, в котором производится удержание.

На сумму  произведенных расходов в бухгалтерском  учете необходимо сделать записи:

Дебет 20, 26, 44 Кредит 71, 71-2  по авансовому отчету списаны с подотчета: стоимость перелета, суточные, стоимость визы, стоимость найма жилья.

Дебет 70 Кредит 68 исчислен НДФЛ с сумм превышения суточных над установленными нормами и прочих расходов, не подтвержденных документально и не оговоренных в действующем законодательстве РФ.

Дебет 20, 26, 44 Кредит 69-2 начислен страховой взнос в Пенсионный фонд с превышений командировочных расходов (суточные и расходы по найму жилья) над установленными нормами.

 Дебет 20, 26, 44 Кредит 69-3 начислен страховой взнос в Фонд обязательного медицинского страхования с превышений командировочных расходов над установленными нормами.

Дебет 50-1 Кредит 71-2 остаток аванса внесен в кассу в долларах

Дебет 71-2 Кредит 91 отражена курсовая разница

 

Пример:

Директор ООО  «Лотос» был командирован в США  для ведения переговоров с представителями иностранных партнеров. Срок командировки  6 дней (с 15 по 20 сентября 2006 г.).

Утвержденные  нормы суточных в США составляют 72 доллара в сутки.

12 сентября из  кассы ему было выдано 2300 долл. Курс доллара на 12 сентября составлял  29,40 рублей за 1 долл.

При этом оформляются бухгалтерские записи:

Дебет 71-2 Кредит 50-2 выдано в подотчет 2300 долл./67620 руб.

После возвращения  из командировки директор предоставил авансовый отчет о командировочных расходах 22 сентября. Курс доллара на день предоставления отчета составил 29,50 руб. за доллар.

Расходы составили:  

- авиабилеты Москва-Нью-Йорк-Москва                        1300 долл./38350 руб.

- счета гостиницы                                     5 суток*100 долл.=500 долл./14750 руб.

- суточные по  норме                                      72 долл.* 6=432 долл./12744,00 руб.

Итого:                                                                                   2232 долл./65844 руб.

 

На сумму  произведенных расходов были сделаны  записи:

Курсовая разница  с момента выдачи валюты до момента сдачи отчета (29,50-29,40)*2300долл.=230 руб.

Дебет 71-2 Кредит 91 отражена курсовая разница 230 руб.

Дебет 20, 26 Кредит 71-2 по авансовому отчету списано с  подотчетного лица 2232 долл./65844 руб.

Дебет 50-2 Кредит 71-2 остаток неиспользованных сумм был сдан в кассу

68 долл./2006,00 руб.   (67620,00-65844,00+230,00)=2006,00 руб.

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

Перед данной работой  была поставлена цель – осветить как  можно больше вопросов в отношении расчёта с подотчётными лицами.

Особое внимание уделено  вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние  нормативные акты. В работе очень подробно рассматривается учет расчета по зарубежным командировкам. Приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.

В работе рассмотрены требования к документальному оформлению хозяйственных операций изложенных в Законе РФ «О Бухгалтерском учете».

Также в работе рассмотрены  типичные ошибки, которые могут быть обнаружены при оформлении расчетов с подотчетными лицами.

Анализ:

1. В последнее время положительным является то, что организации самостоятельно устанавливают нормы командировочных расходов, но с разъездным характером работы на крупных предприятиях рекомендуется вести журнал учета выбывших в командировку и журнал учета прибытия из командировки.

2. Еще один из положительных моментов то, что организации вправе выдавать в подотчет сумму до 60 000,00 рублей, но для этих целей руководитель предприятия издает приказ, в котором указывается список сотрудников имеющих право получать в подотчет.

Выдача подотчетных сумм через кассу облегчает хозяйственные процессы, если вопрос идет о незначительных суммах, но  все-таки рекомендуется, особенно на крупных предприятиях, производить расчеты с подотчетными лицами через Банки.

3. Отрицательный момент то, что контроль за расходом подотчетных сумм, требует дополнительных организационных и учетных работ в бухгалтерии. 

На будущее предприятию  рекомендуется четко планировать расходы и расчеты по ним по безналичному расчету, т.к. это облегчает учет.

 

 

Список использованных источников информации

 

 

1.    Федеральный Закон 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 (редакция от 30.06.2003г.; вступивший в силу 01.01.2004г.)

2. Бархатов А.П. Бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности:              Учебное пособие – М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К»

3.   Краснова Л.П., Шалашова Н.Т., Ярцева Н.М. Бухгалтерский учет: Учебник. –           М.: Юристъ, 2002.

4.   Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. – М.: Инфра-М, 2000.

5.   Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е. Н. Бухгалтерский учет в организациях – М: Финансы и статистика, 2002.

6.  Кузнецова С.Ю., Захарова И.В., Горюнова О.И., Наумова Ю.А. Комментарий к плану счетов – М.: Издательство «Экзамен» 2006.

7.   Новый план счетов бухгалтерского учета. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2003.

8.   Справочно-правовая система «Консультант Плюс» по вопросам расчетов с подотчетными лицами: Инструкция по служебным командировкам по РФ и за рубеж, представительские расходы, хозяйственные расходы.