Организация управленческого учета

     Оперативная информация, предназначенная для низовых центров ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высшем уровне управления.

     Нижний уровень - это оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов использования ресурсов подразделения.

     Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации. 

     Периодичность составления внутренней отчетности, ее точность, подробность и стоки преставления индивидуальны для каждого предприятия, зависят от объекта и целей управления. При решении всех этих вопросов администрация предприятия руководствуется принципом экономичности, в соответствии с которым затраты на подготовку сегментарной отчетности не должны превышать экономический эффект от ее использования.

     По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

     Сводка - это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период, иногда за день, за неделю.

     Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях данного центра ответственности.

     Общие финансовые отчеты составляется по организации в целом и содержат информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

     По формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.

     Табличная форма представления внутренней отчетности является наиболее приемлемой и для составителей, и для пользователей.

     Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К ней все привыкли, выбрать отчетные показатели, разделить их на зоны, выделить главные, требующие особого внимания, а самое важное - постараться изложить отчет на одной странице без оборота.

     Для пояснения к отчету может быть приложена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.

     Графическая форма наиболее наглядна, не нужно только перегружать графики и диаграммы излишней цифровой информацией, стараться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняется восприятие информации. Много цифр нагляднее представлять в табличной форме.

     Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствует цифровая информация либо ее объем незначителен, но нужно подробно объяснить взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам в табличной или графической формах.

     Во внутренней сегментарной отчетности необходимо обеспечить первичные предварительные аналитические расчеты, способствующие лучшему восприятию информации.

     Управляющие всех уровней стремятся затрачивать минимум времени на ознакомление с внутренней отчетностью. Они не любят заниматься расчетами, подготовлять хотя бы для первичной оценки результатов работы.

     Хорошая управленческая отчетность должна содержать информацию, представленную в такой форме, которая поможет управленческому персоналу работать с отчетами.

     Оценка отклонений является непременным компонентом хорошо составленной внутренней управленческой отчетности. Нужно стремиться к выявлению абсолютных отклонений и по другим показателям внутренней отчетности. В отчетных таблицах следует приводить результаты анализа отклонений.

    Одним из вариантов может быть расширение показателей отклонения фактических данных в сравнении не только с планом, но и с прогнозом, и с фактическими данными предыдущего отчетного периода, а также в сравнении плановых данных с прогнозными, их сравнении с фактическими данными предыдущего периода. Такие расчеты существенно расширяют информацию об отклонениях.

     Внутренняя отчетность может содержать данные об относительной величине отклонений в виде процентов или коэффициентов. Отсутствие отклонений принимается за единицу (за сто), показатель меньше единицы характеризует степень отрицательного отклонения (по издержкам - уровень экономии. Показатели, превышающие единицу, характеризуют относительную величину положительного отклонения (по издержкам - относительный показатель перерасхода или превышения).

     В практике стран с рыночной экономикой наиболее часто используют четыре показателя финансового характера:

     - прибыль;

     - рентабельность активов;

     - остаточную прибыль;

     - экономическую добавленную стоимость.

     Эти показатели непригодны для отражения эффективности работы центров затрат. Для контроля деятельности центров прибыли может использоваться лишь первый показатель. Три следующих (рентабельность активов, остаточная прибыль и экономическая добавленная стоимость) полезны для анализа результатов работы центров инвестиций (СБЕ). Расчет этих показателей предполагает наличие информации о стоимости активов, принадлежащих сегменту, и о размере его обязательств.

     Прибыль бизнес - единицы определяется как разность между полученной ею выручкой за проданную продукцию (работы, услуги) и понесенными в связи с этим расходами. Для оценки деятельности бизнес - единиц показатель дохода имеет не самостоятельное, а скорее прикладное значение. Лишь рассчитав значение прибыли подразделения, можно определить размер двух других показателей - рентабельности активов и остаточной прибыли.

     Рентабельность активов (РА). Как отмечалось выше, этот показатель используется и в системе финансового анализа. С позиции управленческого учета и анализа показатель рентабельности активов (РА) отражает эффективность использования средств, инвестированных в активы подразделения. Формула расчета рентабельности активов выглядит так:

РА= Прибыль подразделения: Активы подразделения (1)

     Показатель РА из всех выше перечисленных критериев оценки деятельности применяется наиболее часто. Являясь относительным, он обладает серьезными преимуществами в сравнении с абсолютным показателем прибыли подразделения. Компании обычно состоят из подразделений различных размеров, получающих разные прибыли и требующих отличных по объему вложений. Очевидно, что подразделения, стоимость активов которого оценивается в 1 000 000 долл., и зарабатывающие 3 00 000 долл. прибыли, более эффективно, чем бизнес-единица, получающая прибыль в размере 300 000 долл. на 5 000 000 долл. активов.

     Стремясь обнаружить новые направления совершенствования деятельности подразделений, управляющих записывают формулу (1) в ином виде:

     РА = прибыль подразделения: выручка от продажи продукции (2)

     Эта расширенная версия позволяет сфокусировать внимание управляющих на двух составляющих РА: прибыль от продаж продукции, работ, услуг (прибыль на рубль продаж - Пр.) и оборачиваемости активов (ОА). Из формулы (2) видно, что увеличение объема продаж само по себе не ведет к росту РА. В то же время уменьшение стоимости активов сегмента (или увеличение его прибыли) при прочих равных условиях увеличивает показатель РА. Формула (2) позволяет менеджеру определять, как влияет на значение РА принятие решения, которое должно изменить эти два фактора - прибыль на рубль продаж и оборачиваемости активов.

     Остаточная прибыль (ОП) - это прибыль, зарабатываемая подразделением сверх минимально необходимой нормы прибыли, устанавливаемой администрацией компании.

     Некоторые компании устанавливают различные нормы прибыли (НП) для разных подразделений, отражая тем самым разницу в уровне риска, связанного с их видом деятельности. Подразделения, осуществляющие деятельность в рискованных отраслях.

     Остаточная прибыль вычисляется по формуле:

ОП = Прибыль подразделения - (Активы подразделения * Цеховая НП).

     Выражение в скобках дает стоимостную оценку прибыли, минимально необходимой подразделению в соответствии с установленной для него нормой прибыли. Все, что заработано подразделением сверх этой суммы, приносит компании выгоду. Можно отметить по крайней мере три основных преимущества этого показателя перед РА. Он:

     - наглядно демонстрирует, что капитал, инвестированный в какое- либо подразделение, имеет стоимость;

     - показывает, какую прибыль приносит подразделение для компании сверх минимальной прибыли, необходимой для осуществления данного объема инвестиций;

     - отражает вклад подразделения в общие результаты деятельности компании.

     Руководителям центров инвестиций предоставлено право принятия самостоятельных решений по капиталовложениям. Следовательно, для оценки их деятельности должен быть установлен такой критерий, который будет побуждать их принимать лишь эффективные инвестиционные решения. Использование показателя РА для оценки деятельности подразделения может побудить менеджера принять неэффективный инвестиционный проект. Использование в качестве критерия оценки деятельности подразделения показателя остаточной прибыли мотивирует действия, направленные на достижение согласованности целей компании и его отдельного сегмента.

     Экономическая добавленная стоимость (ЭДС), или управляемая прибыль. Использование ЭДС для оценки деятельности руководителей СБЕ побуждает их действовать их так, как если бы они были владельцами компании. Поэтому, наверное, этот показатель нередко называют ключевым фактором финансового здоровья фирмы. Как свидетельствует практика многих западных компаний, применение ЭДС для измерения результатов финансовой деятельности позволило сократить затраты, более эффективно использовать активы, сохранить капитал, повысить производительность труда и улучшить качество обслуживания клиентов.

     Экономическая добавленная стоимость может быть определена как разница между доходом, который компания заработала для держателей своих акций и облигаций, и доходом, который мог бы быть получен, если бы средства были инвестированы в другие компании при аналогичном уровне риска, т.е. вмененным доходом компании. Другими словами, ЭДС равна прибыли за вычетом стоимости всех обязательств компании.

     Концепция остаточной прибыли и экономической добавленной стоимости очень близки. ЭДС также оперирует величиной прибыли от основной деятельности, но только после удержания налога на прибыль. Экономическая добавленная стоимость имеет то же преимущество по сравнению с показателями рентабельности активов, что и остаточная прибыль: ЭДС учитывает, что для обеспечения расширенного воспроизводства бизнес-единица должна своими доходами покрывать стоимость капитала. При определении ЭДС в качестве величины целевой нормы прибыли используется стоимость капитала ( в то время как в формуле (2) для расчета остаточной прибыли фигурирует прибыль до удержания налога, что выше стоимости капитала).

     Деятельность подразделений зависит от аспектов не только финансового, но и нефинансового характера - изобретательства, производительности, качества изделий (услуг), отпущенных покупателям (заказчикам), уровня удовлетворенности покупателей и заказчиков обслуживанием. Эти факторы также нуждаются в понимании, совершенствовании и оценке.

     По мере того как применяемые методы оценки теряют свою репрезентативность, компании начинают искать новые критерии оценки деятельности своих подразделений. Задача менеджера состоит в том, чтобы определить, когда снижение репрезентативности нефинансового показателя свидетельствует о совершенствовании работы сегмента, а когда - об уловках или прямом обмане со стороны работы исполнителей.

Практическая часть

Задача 1

     Составить бюджет денежных средств на 1 квартал.

Исходные данные:

     Остаток денежных средств на начало квартала – 50 000 р.

     Планируемая реализация продукции: январь – 200 единиц, февраль – 300 единиц, март – 500 единиц. В ноябре и декабре предыдущего года реализация составляла 200 единиц ежемесячно.

Цена реализации единицы продукции: 510 рублей.

Информация  о выручке от реализации продукции: 45% дебиторской задолженности поступает от покупателей в месяце реализации, 45% - в следующем месяце, 10% - через два месяца.

Кредиторская  задолженность:

- Заработная  плата (30 000 рублей, в т.ч. ЕСН) выплачивается ежемесячно;

- Расчеты с  поставщиками по приобретенным  материалам: 50% задолженности погашается в месяц покупки; 50% - в следующем месяце;

- Административные  расходы (15 000 рублей) – оплачиваются ежемесячно.

Планируемые закупки  материалов (1 кг. – 100 рублей): январь – 400 кг, февраль – 600 кг, март – 1000 кг. В ноябре и декабре закупалось по 400 кг.

В январе предприятие  планирует приобрести оборудование на сумму: 100000 рублей.

При отсутствии собственных средств планируется  получение кредита сроком на один год под 24% годовых с ежемесячной  выплатой процентов (основная сумма  кредита выплачивается в конце года).

Решение оформить в виде таблиц с пояснениями:

 

 

 

Поступление денежных средств

показатели	январь	февраль	март
Реализация (ед.) Поступления от продаж (рублей):  45% текущего месяца  45% предыдущего месяца  10% двухмесячной задолженности
Всего

 

Выплаты за материалы

показатели	январь	февраль	март
Закупки (кг) Оплата (рублей): в тот же месяц за предыдущий месяц
Всего

 

Бюджет денежных средств

	январь	февраль	март
Остаток денежных средств на начало периода
Поступления от продаж
Выплаты: за материалы заработная плата административные расходы Всего выплат
Капитальные вложения
Заёмные средства
Проценты по заёмным средствам
Остаток денежных средств на конец  периода