Особенность учета, хранения, списания и уничтожения бланков строгой отчетности

Примечание ¾ Источник: [2]

 

Выдача материально ответственным  лицом бланков строгой отчетности ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности.

Ответственный исполнитель ¾ лицо, которое получает бланки строгой отчетности от материально ответственного лица и уполномочено заполнять эти бланки.                  

В приходно-расходной  накладной указываются фамилия, инициалы, должность ответственного исполнителя, получившего бланк, материально  ответственного лица, отпустившего бланки, а также руководителя и главного бухгалтера, разрешивших выдачу бланков, либо уполномоченных ими лиц. Выдача бланков строгой отчетности осуществляется только с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации. В приходно-расходной накладной указываются также серии, номера, количество книжек выданных и полученных бланков.

На основании  выписанной приходно-расходной накладной  осуществляется запись в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности.

При этом на каждого  ответственного исполнителя, получившего  бланки строгой отчетности, бухгалтерией открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам  строгой отчетности.

Ведение карточки-справки  по выданным и использованным бланкам  строгой отчетности обеспечивает контроль за использованием бланков строгой отчетности ответственными исполнителями.

При этом использование  бланков строгой отчетности индивидуальным предпринимателем, у которого отсутствуют  наемные работники, приходно-расходной  накладной на бланки строгой отчетности карточкой-справкой по выданным и использованным бланкам строгой отчетности не оформляется.

Выданные ответственным  исполнителям бланки строгой отчетности материально ответственным лицом списываются с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности.

Из самой формы акта на списание использованных бланков строгой отчетности следует, что он составляется материально ответственным лицом по итогам проверки использования израсходованных бланков строгой отчетности за месяц, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации или лицом, им уполномоченным.

На основании  акта на списание использованных бланков  строгой отчетности также списываются с учета использованные бланки строгой отчетности индивидуальным предпринимателем. Данный акт подписывается и утверждается предпринимателем.

Инвентаризация бланков строгой отчетности в местах их хранения проводится комиссией организации (индивидуальным предпринимателем). [6]. Однако составление акта на списание использованных бланков строгой отчетности требует ежемесячной проверки использования израсходованных бланков строгой отчетности в течение месяца.

В случае утраты или хищения бланков строгой  отчетности материально ответственное  лицо обязано сообщить об этом руководителю организации (индивидуальному предпринимателю). Руководителем назначается комиссия, которой проводится проверка фактического наличия бланков и составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. На основании акта осуществляются записи в графе «Количество бланков / списано / утерянных (серия и номер)» приходно-расходной книги по учету бланков строгой отчетности. [5]

В случае утраты или хищения бланков строгой  отчетности индивидуальный предприниматель также вправе составить акт и указать в нем причину (обстоятельство) утраты (хищения), порчи, количество недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Данный акт подписывается и утверждается предпринимателем.

Акт представляется руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения. Решение о списании утраченных (похищенных) бланков строгой отчетности принимается после соответствующей проверки. [5] На основании решения в бухгалтерском учете производятся следующие записи (таблица 3).

Таблица 3 ¾ Учет операций по списанию утраченных (похищенных)  бланков строгой отчетности

Дебет	Кредит	Сумма	Наименование      операции	Основание для  записи
94	10	Стоимость утраченных (похищенные)   бланков строгой        отчетности	Списаны с учета утраченные бланки     строгой отчетности	Акт,            бухгалтерская   справка-расчет
92	94	Стоимость утраченных (похищенных)   бланков строгой        отчетности	Списаны утраченные (похищенные) бланки строгой отчетности, если виновное лицо не установлено или судом отказано в возмещении с виновного лица, в других случаях выявления невозмещенных недостач	Акт,            бухгалтерская   справка-расчет
94	68	Сумма НДС	Начислен налог  на добавленную           стоимость от стоимости утраченных  (похищенных) бланков строгой отчетности при наличии виновных лиц	Бухгалтерская   справка-расчет
73	94	Стоимость утраченных (похищенных)   бланков строгой        отчетности	Возмещены расходы (с НДС) утраченных (похищенных) бланков строгой отчетности за счет виновных лиц	Бухгалтерская   справка-расчет
	006	Номинальная стоимость или условная       оценка утраченных     (похищенных) бланков строгой отчетности	Списаны с учета  утраченные (похищенные) бланки строгой отчетности    (с указанием конкретных серий и   номеров)	Акт,            бухгалтерская   справка-расчет

Примечание ¾ Источник: [2]

 

Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой  отчетности включаются в реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению. В реестре указываются наименование подлежащих уничтожению (испорченных, аннулированных) бланков строгой отчетности, их количество, номера и серии. Реестр составляется ежедневно, подписывается ответственным исполнителем и контролером.

При этом испорченные  и (или) аннулированные бланки строгой  отчетности сохраняются организацией (индивидуальным предпринимателем) вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. [5]

По истечении  указанного срока приказом руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или уполномоченным им лицом назначается комиссия в составе должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя). В обязанности комиссии входят:

¾ проверка наличия подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности;

¾ подготовка заключения, подтверждающего необходимость их уничтожения;

¾ присутствие при упаковке и опечатывании (опломбировании) проверенных бланков строгой отчетности;

¾ составление акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности. В акте указываются количество, серии и номера испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности. Акт подписывается всеми членами комиссии. Акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности в трехдневных срок представляется на утверждение руководителю организации (утверждается индивидуальным предпринимателем). Руководитель организации утверждает акт в течение 5 дней после его получения;

¾ уничтожение бланков строгой отчетности после утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности руководителем организации (индивидуальным предпринимателем);

¾  составление акта об уничтожении бланков строгой отчетности. Форма такого акта утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). Акт об уничтожении в трехдневный срок утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).

При уничтожении  испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности индивидуальным предпринимателем также составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, им утвержденной. Данный акт подписывается и утверждается предпринимателем.

Списание в  бухгалтерском учете испорченных, аннулированных бланков строгой  отчетности производится в соответствии с таблицей 4.

 

 

 

 

Таблица 4 ¾ Учет операций по списанию утраченных (похищенных)  бланков строгой отчетности

Дебет	Кредит	Сумма	Наименование      операции	Основание для  записи
92	10	Стоимость испорченных и    (или) аннулированных бланков строгой  отчетности	Списаны с учета испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности по причине сбоя в работе программных продуктов и оргтехники, отказа клиентов от покупки товара, неправильно представленных данных для заполнения бланка, а также различных чрезвычайных обстоятельств (пожара, наводнения, аварии коммунальных сетей и других), произошедших при хранении бланков до передачи их материально ответственным лицом ответственным исполнителям	Реестр бланков  строгой отчетности, бухгалтерская   справка-расчет
94	10, 08, 20, 23, 26, 29, 44	Стоимость        испорченных и    (или) аннулированных бланков строгой отчетности	Списаны с учета  испорченные и (или)   аннулированные бланки строгой отчетности в случае наличия виновных лиц, не обеспечивших их сохранность в местах хранения	Реестр бланков  строгой         отчетности,     бухгалтерская   справка-расчет
94	68	Сумма НДС	Начислен НДС от стоимости испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности при наличии виновных лиц	Бухгалтерская   справка-расчет
73	94	Стоимость        испорченных и    (или) аннулированных бланков строгой отчетности	Возмещены расходы (с НДС) испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности за счет виновных лиц	Бухгалтерская   справка-расчет
	006	Номинальная      стоимость или    условная оценка	Списаны с учета  испорченные и (или)   аннулированные бланки строгой отчетности (с указанием конкретных серий и номеров)	Реестр бланков  строгой         отчетности,     бухгалтерская   справка-расчет

Примечание ¾ Источник: [2]

 

На основании  данных реестра, акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности осуществляются записи в приходно-расходной книги по учету бланков строгой отчетности. [5]

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

В результате изученной  информации можно сделать следующие  выводы:

1. Бланк строгой  отчетности ¾ первичный учетный документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, предназначенный для отражения ее результата в бухгалтерском учете, имеющий элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов Республики Беларусь по согласованию с Министерством Внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь, и (или) идентификационный номер, нанесенный при его изготовлении.

2. Существует  множество различных бланков строгой отчетности, используемых субъектами хозяйствования. К наиболее распространенным относятся: бланки накладных ТТН-1 и ТН-2, бланки КО-1, бланки путевых листов, бланки трудовых книжек, бланки лицензий.

3. Некоторые   бланки строгой отчетности включены  в электронный банк данных  об изготовленных и реализованных  бланках первичных учетных документов и контрольных знаках.

4. Передача бланков  строгой отчетности, предназначенных для использования в качестве первичных учетных документов, от одних организаций (индивидуальных предпринимателей) другим не допускается.

5. На счете  10 «Материалы» бухгалтерский учет  бланков строгой отчетности ведется в стоимостном и количественном выражении. Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения (материально ответственным лицам) на счете 006 «Бланки строгой отчетности». Бланки строгой отчетности учитываются на этом счете по номинальной стоимости или в условной оценке с указанием конкретных серий и номеров.

6. Поступившие бланки строгой отчетности должны быть оприходованы материально ответственным лицом в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности. При приемке бланков строгой отчетности в случае расхождения фактического наличия книжек бланков строгой отчетности с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности.

7. Выдача материально  ответственным лицом бланков строгой отчетности ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности.

8. На основании  выписанной приходно-расходной накладной  осуществляется запись в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности. При этом на каждого ответственного исполнителя, получившего бланки строгой отчетности, бухгалтерией открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности.