Первичные и сводные учетные документы

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ  МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ

 РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

 

ОМСКИЙ ФИЛИАЛ

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ:

 

Бюджетный учет

 

 

Студентки:    Басюк Артура Владимировича

Группа:  № 5Ф1      Курс №5

Тема: «Первичные и сводные учетные документы»

 

 

 

Факультет: финансово-учетный

Специальность: «Финансы и кредит»

Отделение: очное

Научный руководитель: Васина Н.В.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Омск – 2013/2014 уч. год.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………………3

Классификация первичных учетных документов(сводных)…..…………5

Документирование  операций и организация документооборота………...9

Стандартизация  и унификация первичных документов…………………13

Заключение…………………………………………………………………...…14Список литературы…………………………………………………………….15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

            Первичный  учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.

         Показатели документа должны раскрывать суть и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности в определенных ситуациях.        Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по ее окончании. 
В нашей стране проделана большая работа по созданию и рационализации форм первичных учетных документов, их унификации и стандартизации. В частности, установлена система стандартов, в которых определены назначение, виды документов и требования к ним. Кроме того, изданы вышеупомянутые альбомы унифицированных форм первичной учетной документации с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйствующих субъектов. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Унифицированными принято называть первичные учетные документы, предназначенные для оформления определенных хозяйственных операций (например, кассовых) в организациях независимо от форм собственности, отрасли экономики и организационно-правовых форм деятельности. Благодаря им достигается единообразное, т. е. однозначно понимаемое, оформление однородных хозяйственных операций. В качестве образца ниже приводится унифицированная форма № КО-1 «Приходный кассовый ордер».

Среди форм первичных  учетных документов различают межотраслевые (междуведомственные), обязательные для применения, и рекомендованные как образцы, на основе которых организации могут разрабатывать собственные формы документов с учетом специфики их деятельности.

Впервые организациям разрешено  вносить дополнительные реквизиты,  удаление отдельных реквизитов не допускается. Последние принято называть также специализированными формами первичных документов, соответствующими отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным организациям.

 

       Первичные  учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание факта хозяйственной жизни;

д) количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных  лиц

 

Наименование  документа (например, акт, требование на материалы, расходный кассовый ордер и др.) указывает на характер  
отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу.  
Дата составления документа несет в себе контрольное и информационное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.  
Содержание и количественная оценка факта хозяйственной жизни отражаются путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, отличающих данный факт и полученных посредством наблюдения.  
       Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции с денежными  средствами, подписываются руководителем  организации и главным бухгалтером  или уполномоченными ими на то лицами.

        Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Классификация первичных учетных документов

 

 

      Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации:

 

По  назначению документы подразделяются на:

 

- распорядительные;

 

- оправдательные;

 

- бухгалтерского оформления;

 

- комбинированные. 

 

Распорядительные дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

 

Оправдательные подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств.

 

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.

 

Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.

 

Отмеченные достоинства комбинированных  документов делают их весьма распространёнными  в практике бухгалтерского учёта.

 

По порядку формирования различают первичные и сводные документы.

 

Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путём предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарная карточка учёта основных средств (форма бланка № ОС-6), акт о приёмке материалов (форма бланка № М-7) и др.

 

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).

 

Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных  кассовых ордеров и приложенных  к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных  ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).

 

По способу  использования – применяются разовые и накопительные документы. Их различие – в степени охвата хозяйственных операций.

 

Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.

 

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).

 

Их преимущество проявляется  в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.

 

Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один - два раза в месяц.

 

При ежедневном отпуске  однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно – заборные карты.

 

По  месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

 

Внутренние  документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.

 

Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.

 

По  количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.

 

Однопозиционные документы носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).

 

Если в документе  представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно - заборные карты и др.

 

Многопозиционные документы  находят в последнее время  широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их –  в уплотнении информации, поскольку  справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие  документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.

 

По  оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.

 

Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.

 

Автоматизация бухгалтерского учёта расширяет возможности  разработки и применения унифицированных  первичных документов и электронных  версий.

 

Не вошедшие в указанный  перечень документы представляют собой прочие документы. К прочим документам принято относить документы накопительного характера: ведомость расчёта износа (амортизация основных средств, ведомость распределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами и пр.)