Первичные и сводные учетные документы

 

Наконец, по способу заполнения различают документы, заполняемые:

 

- вручную; 

 

- на пишущей машинке; 

 

- полностью составляемые  автоматизированным путём. 

 

К документам, заполняемым  вручную, относятся документы внутреннего  пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.

 

 

Документирование  хозяйственных операций и организация  документооборота.

 

Составление и оформление документов

 

    Чтобы  документы могли служить достоверным  основанием для  бухгалтерских записей  и  иметь  юридическую  силу,   к   их   составлению   предъявляются определенные  требования.  Прежде  всего,  необходимо,  чтобы  документ  был составлен на бланке.

     Написание  документа производится чернилами,  химическим карандашом,  на пишущей машинке или средствами механизации.  Некоторые  документы,  например чеки, кассовые ордера  и  т.п.,  должны  заполняться только  чернилами.  Не разрешается  заполнять  документы  простым  карандашом,  так  как  в   таких документах  легко  стереть  написанное  и  заменить  его  другим.   Документ составляется по определенной форме,  установленной  для  документов  данного вида операций,  с  обязательным  заполнением  всех  необходимых  реквизитов.   

 

 

Отсюда вытекает общее правило составления документов.

    Для  правильного составления документа  необходимо:

   

    1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии  бланка  на  чистом

 листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на    пишущей машинке;

    2. Строго  соблюдать установленную форму  и реквизиты документа;

    3. Точно  и ясно излагать содержание  документа;

    4. Четко  и разборчиво писать текст  и цифры;

    5. Незаполненные  пробелы в бланке документа  прочеркивать;

    6. Сумму  в денежных документах указывать  цифрами и прописью;

    7. Снабжать  документ необходимыми, разборчиво  сделанными  подписями  с указанием должности подписавшего.

    Документы  необходимо  составлять  своевременно,  т.е.  одновременно  с

совершением  операции  либо  непосредственно  вслед   за   ее   совершением.

Своевременность   составления   документов   является   важнейшим   условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их  в учетных регистрах.

    Некоторые  документы составляются в нескольких  экземплярах (с  копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с  составлением  документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

    Каждый  документ  состоит  из  отдельных   составляющих  его  элементов,

которые  называются  реквизитами  (подпись,  печать,  текст,  название  вида

документа  и  т.д.).  Совокупность  реквизитов,  расположенных  в  документе

определенным  образом, составляет его формуляр.

    Формуляр-образец  разрабатывается при создании  системы  документирования и представляет собой графическую модель или схему построения  документа.  Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных  и  переменных реквизитов.

    Государственный    стандарт    Российской    Федерации    Р     6.30-97

«Унифицированные    системы    документации,     Система     организационно- распорядительной  документации», Система ОРД «Требования   к   оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого  из управленческих  документов  и  их  месторасположение  на  бумажном  носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так  как  некоторые  из  них взаимоисключающие и часть  реквизитов  зависит  от  вида  документа,  то  на конкретном документе их будет гораздо меньше. 

 

Прием и регистрация документов;

  

 На предприятии  различают три основных потока  документации:

      . входящие документы, поступающие из других организаций;

      . исходящие документы, отправляемые  в другие организации;

      . внутренние документы,  создаваемые   на  предприятии  и  используемые

        работниками предприятия в управленческом  процессе.

    Все  документы,  поступающие   на   предприятие   проходят:   первичную

обработку,   предварительное   рассмотрение,    регистрацию,    рассмотрение

руководством, передачу на исполнение.

      Исходящие документы  должны  обрабатываться  и  отправляться  в  день

регистрации.

      Внутренние документы предприятия  передаются исполнителям под  расписку в регистрационной форме.

      Служба ДОУ должна систематически  вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты  учета документооборота   обобщаются   и   доводятся   до   сведения   руководителя предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

    Регистрация   документов  -  важнейший  этап  работы  с  документами   и

определяется  как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

    Для  входящих, исходящих  и  внутренних  документов  ведутся  раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

    Из  документа  в   процессе   регистрации   в   регистрационную   форму

выписываются, как правило, следующие сведения:

    - дата  получения;

    - входящий  № (индекс);

    - дата  документа;

    - индекс  документа;

    - регистрационный  номер документа;

    - автор  (корреспондент) - т.е. чей это документ;

    - заголовок  (о чем документ);

    - резолюция;

    - срок  исполнения;

    - исполнитель  (кто с ним работает);

   - ход  исполнения;

    - №  дела (куда документ помещен после  исполнения)

    При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения,  вписываемые  в  регистрационные формы,  частично  изменяются  и  дополняются.  Например,   при   регистрации обращений граждан записывается их адрес.

    Учреждение  имеет право, учитывая свою  специфику, дополнять  сведения  о регистрируемом входящем документе. Например,  часто  учитывается  количество листов, наличие приложений и т.д.

    Формы  регистрации  могут  быть  трех  видов:  журнальная,  карточная и

автоматизированная  электронная (на ПЭВМ).

    Журнальная  система  регистрации  нужна   только   тогда,   когда   учет

документов  выступает на первое место,  предотвращает  претензии  со  стороны граждан,  конфликтные  ситуации.  Например,  при   выдаче   документов   об образовании,  трудовых  книжек,  пропусков.  Это,  как  правило,  Документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

    Можно  оставить журнальную систему  и в том случае, когда поступает  очень незначительное количество документов.

    Во  всех остальных случаях  эта   форма  регистрации  устарела,  так  как

затрудняет  ведение контроля за исполнением  документов  и  справочную  работу по ним.

    Наиболее  рациональной  является  сегодня   регистрация  документов   на

компьютере. Но и в этом случае на экран выводится  форма  карточки  (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

    Карточку  на документ можно заполнить  сначала не полностью, до  передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и  исполнителя.

После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е.  эти сведения вносятся в нее.

    При  четком взаимодействии  с  руководителем,  если  руководитель  утром

просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала  дать  документы  на просмотр  руководителю,  а  затем,  уже,  имея  его   резолюцию,   заполнить полностью регистрационную форму.

    Заполнив  карточку, одну из них помещают  в сроковую картотеку, другую  в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

    При  регистрации  на  ПЭВМ,  данные  о  документе,  заложенные  при   его

регистрации,  будут  использованы  в   программах   по   автоматизированному контролю и справочной работе. При  этом  поиск  можно  вести  по  любому  из введённых показателей.

 

    Контроль за исполнением документов;

   

     Контроль  играет  важную  роль  в  системе  документооборота.  Контроль

исполнения  документов  обеспечивает  своевременное  и качественное  решение содержащихся в документе вопросов,  охват  всех  контролируемых  документов.

Контроль исполнения - это непосредственная  проверка  и  регулирование  хода исполнения приказа или распоряжения, учет и  анализ  результатов  исполнения

контролируемых  документов в установленные сроки.

    Контроль  исполнения документов охватывает  три группы вопросов:

контроль исполнения документов по существу содержащихся в  них  заданий  или поручений.  Такой контроль предполагает оценку документа в  целом,  то  есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает  руководитель, либо по его поручению - помощник. Если  руководитель  удовлетворен  решением проблемы  -  документ   подписывается,   если   же   не   удовлетворен,   то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит  повторное согласование. 

    Сроки  исполнения подразделяются на  типовые  и  индивидуальные.  Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для   таких  документов, как:

предложения, заявления  и жалобы  граждан  -  в  срок  до  1  месяца  со  дня

поступления,  не   требующие   дополнительного   изучения   и   проверки   -

безотлагательно, но не позднее 15 дней;

заявления и  жалобы военнослужащих  и членов их семей - не позднее 7 дней  со дня поступления;

запрос депутата Государственной Думы и члена Совета  Федерации Федерального Собрания РФ - в срок до 20 дней;

Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в  поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с  пометкой  «срочно»  -  в   3-дневный срок,  требующие дополнительного изучения - в 10-дневный срок;

письма предприятий  и учреждений  - 30 дней;

приказы и указания министров во исполнение  документов  Правительства  РФ  - согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

    Индивидуальные сроки исполнения могут указываться  в  самих  документах вышестоящих   организаций,   в   резолюциях   и   указаниях   руководителей.

Индивидуальный  срок  исполнения  документа  может  отличаться  от  типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны  превышать  10 дней.  Если  задание  сложное  и  требует  согласования   и   дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

письменные  и устные обращения граждан.

  Документ считается  исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным  организациям  и  лицам  или другого документированного подтверждения исполнения.  Результаты  исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

 

 

Стандартизация  и унификация первичных документов

 

          В России при существующей единой системе учета и отчетности с целью однозначного понимания однородных хозяйственных операций установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, требования к их составлению.  
       Централизованная разработка документов одной формы на однородные операции, совершаемые различными организациями, с целью упрощения заполнения, оформления и работки первичной документации называется унификацией. Таким путем создаются типовые документы (кассовые, банковские и др.). Установление строго определенных размеров бланков типовых документов получило название стандартизации.  
Стандартизация и унификация первичных документов имеют в нашей стране давние традиции. В начале ХIХ в. правительство Александра 1 издало альбом первичных товарных, кассовых и банковских документов, обязательных на всей территории Российской империи, но это не привело к практическому их применению.  
Однако в целом стремление унифицировать первичные до ты не дало и не могло даты желаемых результатов по следую причинам:  
      • огромная и постоянно меняющаяся номенклатура материальных ценностей и многообразие их предметных характеристик;  
     • разнообразие типов. цен (фиксируемые, меняющиеся, ученые и т. п.);  
     • неоднородность образцов вычислительной техники;  
     • множественность типов предприятий (объем хозяйствен  
деятельности, специализация.);  
     •особенности транспортировки товаров.  
 

 

 

                                      Заключение

      Цель реферата достигнута путём реализации поставленных задач. В результате проведённого исследования по теме "Первичные учётные документы" можно сделать ряд выводов:

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания .Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).               Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета.