Первичный учет, функции и принципы первичного учета

Тема 7. Первичное наблюдение. Документация и инвентаризация

 

План 

 

1. Первичный учет, функции и принципы первичного учета
2. Роль и значение документов
3. Классификация документов
4. Реквизиты документов
5. Формы документов
6. Требования, предъявляемые к составлению документов
7. Бухгалтерская обработка документов
8. Понятие о документообороте
9. Хранение документов
10. Инвентаризация и ее значение
11. Порядок проведения инвентаризации
12. Оформление и выявление результатов инвентаризации

 

1. Первичный учет, функции и принципы  первичного учета

 

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся по времени  организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизации ее передачи и первоначальной обработки.

Функции и  принципы первичного учета:

- выполнение  начальной стадии восприятия, измерения  и регистрации хозяйственных  операций, характеризующих определенные  процессы и явления;

- контрольная, заключающаяся в выявлении отклонений в момент их возникновения;

- тесная взаимосвязь с другими  видами учета – оперативно  техническим, статистическим, управленческим;

- использование  данных первичного учета для  планирования и прогнозирования  деятельности организации;

- тесная  взаимосвязь и база для всех  участков бухгалтерского учета  (учет основных средств, затрат  на оплату труда, материальных  затрат и т.д.);

- зависимость  построения первичного учета  от специфики организации производства, труда, управления, формы собственности,  технологических процессов;

- первичный  учет отражает особенности системы  управления и обеспечивает обратную  связь с управляемой системой;

- информация  первичного учета – составная  часть банка данных, используемых  для формирования на его основе  системы экономических показателей;

- первичный  учет обеспечивает определенную  связь с системой норм и  нормативов, стандартов в части  расходования материальных,  трудовых  и денежных ресурсов;

- юридическая обоснованность данных  первичного учета;

- использование  данных первичного учета соответствующими  службами и подразделениями для  подготовки и принятия оптимальных  управленческих решений по повышению  эффективности производства и  рациональному использованию ресурсов;

- использование  единой системы кодирования данных  с целью взаимосвязи данных  синтетического и аналитического  учета с показателями отчетности;

- унификация  форм первичных учетных документов;

- использование  средств вычислительной техники.

Первичный учет является основным источником информации о всех сферах деятельности организации и ее подразделений. Он представляет собой сложный комплекс приемов по восприятию исходной информации и регистрации ее в первичных учетных документах, которые, в свою очередь, являются носителями информации.

2. Роль и значение документов

 

Предпосылки документирования. Одной из особенностей бухгалтерского учета в отличие от других видов учета является его документированность. Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена соответствующим первичным учетным документом. Например, на поступление денежных средств в кассу выписывается приходный кассовый ордер, на расход – расходный кассовый ордер; на поступление материалов могут быть выписаны приходные ордера, акты о приемке материалов, на расход – требования, лимитно-заборные карты и т.п.

Определение документа. Документ является основой построения всей системы бухгалтерского учета и представляет собой письменное распоряжение о выполнении хозяйственных операций или письменное доказательство свершения этих операций, т.е. документ есть закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или свершен, или должен быть свершен.

Без подтверждения документом не может  быть произведена ни одна бухгалтерская  запись по счетам.

Функции документов. Первичные учетные документы выполняют несколько информационных функций:

- они изначально  фиксируют данные о хозяйственной  операции и обеспечивают ее   юридическое подтверждение;

- создают  возможность первичного контроля за хозяйственными операциями и действиями должностных лиц;

- позволяют  передавать данные, отбирать и  группировать их для дальнейшего  обобщения в   системе бухгалтерского  учета;

   - обеспечивают  хранение данных.

Такая совокупность функций позволяет  рассматривать бухгалтерские документы  как способ сплошного наблюдения, отражения и контроля фактов хозяйственной  жизни и получения данных о  ней для бухгалтерского учета.

Назначение  документов. Документы имеют следующее назначение и значение:

- документы  имеют правовое значение, будучи  письменным доказательством свершения  операций. С их помощью разрешаются  различные хозяйственные споры  и претензии в судебных органах  и арбитраже, являясь основным  источником доказательств.

являются средством текущего контроля и руководства. При помощи документирования  операций осуществляется предварительный и текущий контроль за выполнением хозяйственных распоряжений. Предварительный контроль возлагается на лиц, ответственных за ведение тех или иных операций, оформленных документами. Подписывая документы, например, на расходование денежных или материальных ценностей, эти лица несут персональную ответственность за законность и целесообразность использования средств. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии при обработке документов. Каждый документ, поступивший из подразделений (цехов, участков, отделов, бригад, производств) в бухгалтерии тщательно проверяется, устанавливается законность и хозяйственная целесообразность операции;

- документы  служат основным источником информации  при проведении анализа хозяйственной  работы и выявлении отклонений;

- документы способствуют  сохранности средств организации  – по ним контролируются действия  материально-ответственных лиц по  учету наличия, движения средств,  вскрываются злоупотребления и  хищения;

- документы  используются при осуществлении аудита и проверок хозяйственной жизни организации.

Неправильное  составление документов приводит к  дезорганизации учетного процесса и  нарушению  четкости хозяйственного управления и контроля.

Поэтому основным условием правильного ведения учета  является своевременное составление  документов, точно отображающих хозяйственные  операции, и представление их в  бухгалтерию в сроки, определенные документооборотом.

 

 

3.Классификация документов

Назначение  классификации. Первичные учетные документы, используемые для отражения хозяйственных операций организации, весьма разнообразны. Для уяснения отличительных особенностей и порядке использования отдельных видов документов их классифицируют по различным признакам (Таблица 8). В бухгалтерском учете каждый документ выполняет различные функции и поэтому может относиться единовременно к различным классификационным группам.

 

Таблица 8

Классификация документов

№	Признаки классификации	Виды документов	Назначение документов (группа)
1	По назначению	распорядительные	Это документы, в которых содержатся распоряжения, указания о выполнении тех или иных хозяйственных операций, т.е. для выполнения таких фактов хозяйственной жизни, как действия и проверки состояния. К таким  документам относят платежные поручения, приказ-накладная на отпуск готовой  продукции на сторону, приказ на командировку и др.
		исполнительные (оправдательные)	документы, подтверждающие свершившийся факт. Это авансовый отчет, акт  приемки-передачи основных средств, приходный  ордер и др.
		комбинированные	сочетание  распорядительных и оправдательных документов – расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу и др.
		бухгалтерского оформления	документы, составляемые в бухгалтерии, обобщение информации оправдательных и распорядительных документов, расчет и их фиксация:  справки-расчеты, группировочные ведомости, отчетные калькуляции
2	По месту составления (по отношению  к организации)	внутренние	составляются в организации ее сотрудниками и администраторами для  отражения ее внутренних операций –  требования, акт на списание основных средств
		внешние	составленные корреспондентами организации, характеризующие ее хозяйственные  отношения с другими организациями  по каким-либо внешним хозяйственным  операциям – счета-фактуры, требования-поручения
3	По составу документов и их значимости	входящие	первичные учетные документы, составленные сторонними субъектами и представляющие информационное сообщение о каком-либо конкретном факте хозяйственной  жизни (инкассовое поручение, выписка  банка из лицевого счета клиента  и др.)
		внутренние	первичные документы, представляющие информационное сообщение, предназначенное для  тех, кто работает в организации  или для внешних корреспондентов (до того, как их получают внешние  корреспонденты, они остаются внутренними) – акт о приемке материалов, коммерческий акт
		исходящие внешние документы	обобщают данные, которые организация  предоставляет внешним пользователям  (акт сверки расчетов)
4	По объему содержания	первичные (единичные)	фиксируют первичный, как правило, единичный  факт хозяйственной жизни (накладные, приходный и расходный кассовые ордера и др.)
		сводные	фиксируют данные о фактах хозяйственной  жизни из нескольких первичных документов (авансовый отчет, отчет кассира, товарные отчеты)
5	По содержанию	монетарные	все документы, отражающие кассовые и  банковские операции, документы, связанные  с расчетами и финансами (приходный  и расходный кассовый ордер, выписка  банка, платежные поручения и  др.)
		немонетарные	все документы, не вошедшие в предыдущую группу (требования, накладная, акт  приемки-передачи основных средств)
6	По  фактам хозяйственной жизни	ситуации	документы, констатирующие то или иное состояние (инвентаризационные описи, справки что-либо констатирующие)
		действия	это основная часть документов, в  которых отражаются факты, связанные  с хозяйственными процессами
		события	это документы, констатирующие какие-либо форс-мажорные чрезвычайные происшествия. Как правило, они представлены записками, справками, актами, составленными должностными лицами и комиссиями
7	По количеству учетных позиций	однопозиционные (однострочные)	отражение одной хозяйственной операции (приходный кассовый ордер, расходный  кассовый ордер)
		многопозиционные (многострочные)	отражение информации по нескольким одноименным  хозяйственным операциям (многострочные  требования, накладные, приходные ордера)
8	По способу использования (охвату операций)	разовые	записывается одна или несколько  операций одновременно, передаются в  бухгалтерию для записи в учетные  регистры (авансовые отчеты, накладные)
		накопительные	для многократной записи ряда однородных операций постепенно в течение определенного  периода. Их применение уменьшает объем  учетной работы, однако создается  разрыв во времени между совершением  операций и отражением в бухгалтерском  учете (лимитно-заборные карты, карточки  учета материалов)
9	По уровню типизации	типовые (унифицированны)	это типовые первичные учетные  документы, утвержденные в установленном  порядке, единые для всех организаций  различных форм собственности. Унификация ведет к упорядочению и стандартизации документов (платежные поручения, требования-поручения, приходные и расходные кассовые ордера, требования и др.), содержащиеся в альбоме унифицированных форм первичных учетных документов
		Специализирован-ные	документы, разрабатываемые организацией самостоятельно с учетом специфики  работы и технологии производства и  не вошедшие в альбом унифицированных  форм первичных учетных документов (документы по учету выработки  рабочих-сдельщиков, по учету затрат на производство)
10	По способу заполнения	вручную	документы, заполняемые без использования  средств вычислительной техники (чек  для получения денег наличными  с расчетного счета, объявление на взнос  наличными)
		автоматизировано	с использованием вычислительной техники  – платежные поручения

Все документы, служащие основанием для  учета, должны представляться в бухгалтерию  в сроки, установленные гл. бухгалтером, распоряжения которого в отношении  оформления документов обязательны  для всех работников данной организации. За достоверность содержащихся в  документе сведений, а также правильность его составления и своевременность  представления отвечают лица, подписавшие  документ (начальники цеха, мастер, кладовщик  и др.)

 

4. Реквизиты документов

 

В каждом документе содержатся сведения о характере совершенного факта  хозяйственной жизни. Эти сведения называются реквизитами документа.

В зависимости от отражаемого факта  реквизиты документов будут различными. Однако имеются такие реквизиты, которые являются обязательными  для всех документов. В соответствии с Законом о бухгалтерском учете (ст.9) и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (№34 н) указано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащийся в альбомах унифицированных форм первичной учетной информации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование  документа (формы);

- код формы;

- дату составления  документа;

- наименование  организации, от имени которой  составлен документ;

- содержание  хозяйственной операции;

- измерители  хозяйственной операции в натуральном  и денежном выражении;

- наименование  должностных лиц, ответственных  за совершение хозяйственной  операции и правильность ее  оформления;

- личные  подписи указанных лиц, их расшифровки.

При отсутствии одного из этих реквизитов документ может  быть признан не действительным.

Помимо этих обязательных реквизитов, в первичных  учетных документах могут содержаться  и другие сведения, определяемые характером документируемых хозяйственных  операций.

Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным  бухгалтером. Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции с денежными  средствами, подписываются руководителем  организации и главным бухгалтером  или уполномоченными на то лицами.

 

5. Формы документов

 

Понятие формы. Под формой документа  следует понимать состав и расположение его реквизитов. Состав реквизитов (т.е. сведения) определяется характером хозяйственной операции. Размещения этих реквизитов определяется удобством дальнейшей обработки этих документов.

Формы документов. По размещению реквизитов документы могут быть анкетной, зональной, табличной и комбинированной формы.

Анкетная  форма документа, когда реквизиты  располагаются один над другим (вертикально) в правой части бланка, в левой - названия реквизитов.

Зональная форма  – логически или математически  зависимые группы реквизитов размещаются  на отдельных участках (зонах) –  выделяется одна графа - клетка для  записи реквизита, вторая – его показания.

Табличная форма  – для каждой группы реквизитов выделяется несколько строк.

Комбинированная форма – сочетание предыдущих форм.

Реквизиты на бланке документа размещают исходя из предварительного расчета площади  бумаги, нужной для постоянных и  переменных частей текста.

Типографским  способом воспроизводят такие постоянные реквизиты как наименование организации, ее адрес, наименование документа, строчки, колонки с необходимыми обозначениями  и т.п.

Переменные  части текста в бланк документа  вписывают от руки или машинным способом в специально отведенные для этого  места бланка, где в необходимых  случаях в типографии печатают мелким шрифтом под строками или в  заголовках колонок указания о том, какие реквизиты документа здесь  следует разместить.

Если  в документе  должны содержаться  распорядительные и исполнительные надписи, заключения, то в его бланке также следует предусмотреть  специальные места с обозначениями. Это облегчает использование  документа в оперативной и  учетной работе.

По  форме документы подразделяются на типовые и специализированные.

Типовые документы. Содержат такой состав и размещение реквизитов, которые предназначены для регистрации однородных, широко распространенных операций, имеющих место в большинстве организаций. Например, приходные и расходные кассовые ордера, доверенность, требования, платежные поручения и др.

Для некоторых организаций  применяют специализированные формы  документов, т.е. такие первичные  учетные документы, которые могут  быть использованы только для одной  группы организаций. Например, ведомость  учета выработки станков в  организациях текстильной промышленности.

Для снижения трудоемкости учета , его рациональности проводится унификация и стандартизация учетных первичных документов.

Унификация  документов – это разработка единых форм первичных учетных документов для учета однородных операций в различных организациях. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике и МФРФ от 18 июня 1998 года №27 н определяется порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации. С 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации как в целом, так и по отдельным разделам учета.