Первичный учет, функции и принципы первичного учета

Документы хранят в специальных  архивах, обеспечивающих их сохранность. Архивы бывают текущие и постоянные:

- текущий архив бухгалтерии до 1 года;

- текущий архив организации до 5 лет;

- постоянный областной архив.

В текущем архиве бухгалтерии  хранят документы за текущий год, которыми часто пользуются работники  бухгалтерии, он находится непосредственно  в помещении бухгалтерии организации. Документы хранятся в запирающихся шкафах.

В текущем архиве организации  хранят бухгалтерские документы, учетные  регистры, отчеты, балансы за прошедшие  годы. Сюда же сдают на хранение свои дела и другие отделы. Основные требования к организации архива сводятся к  обеспечению сохранности документации и возможности легко отыскать необходимые документы. За сохранность  архива учетных документов отвечает руководитель организации и главный  бухгалтер.

Сроки хранения различных  видов документов устанавливает  Федеральная архивная служба. В соответствии с правилами организации государственного архивного дела и внесенными изменениями 27 июня 1996 года в большинстве срок хранения бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет, для некоторых -  более 5 лет. Например, для документов по заработной плате срок хранения 75 лет. Документы с разными сроками  хранения не могут быть помещены в  одно дело.

Папки, в которых хранятся документы, называются делами. Каждое дело должно быть снабжено заголовком.

Оформленный в установленном  порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения называется номенклатурой дел.

Рекомендуется следующий порядок расположения дел в номенклатуре:

1. Организационно-распорядительная документация вышестоящих органов.
2. Организационно-распорядительная документация самой организации (положения, приказы, распоряжения и т.п.)
3. Плановая (сметная) и отчетная документация
4. Учетные регистры
5. Первичные документы
6. Переписка

Расположение дел закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Индекс дела включает в себя номер структурного подразделения  и порядковый номер заголовка  дела.

Изъятие первичных учетных  документов может производиться  только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой  полицией, на основании их постановлений  в соответствии с законодательством  Российской Федерации. На изъятые документы  должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

Для того чтобы работ  организации после изъятия документов не была затруднена, главный бухгалтер  или другое должностное лицо организации  вправе с разрешения и в присутствии  представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них  копии с указанием основания  и даты изъятия.

По истечении установленных  сроков хранения документы, имеющие  особо важное значение, сдают в государственные архивы, а остальные уничтожают (или используют как макулатуру) с составлением акта о выбытии документов из бухгалтерского архива по истечении сроков их хранения, делают отметку в архивной книге.

 

 

10. Инвентаризация  и ее значение

 

Важнейшее требование, предъявляемое  к бухгалтерскому учету – точность и достоверность информации о  состоянии и движении хозяйственных  средств  организации.

Все записи в бухгалтерском  учете производятся на основе первичных  учетных документов. Но могут быть и расхождения между данными  документов и фактическим наличием средств и расчетов по разным причинам. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и наличия средств осуществляется инвентаризация.

Инвентаризация – это способ бухгалтерского учета, обеспечивающий достоверность учетных данных путем сверки фактических остатков ценностей и расчетов с данными учета и осуществления контроля за сохранностью собственности организации.

Назначение  инвентаризации. В процессе проведения инвентаризации выявляются:

- фактическое наличие средств  (основных фондов, материально-производственных  запасов, денежных средств, ценных  бумаг и др.);

- наличие материально-производственных  запасов, частично потерявших  свое первоначальное качество, не  соответствующих стандартам качества (ГОСТам), техническим условиям (ТУ);

- наличие неходовых, залежавшихся  и неиспользуемых видов средств.

Кроме того, при проведении инвентаризации проверяется:

- соблюдение  правил и условий хранения  материально-производственных запасов,  денежных средств, правил содержания  и эксплуатации основных средств;

- реальная  стоимость учтенных средств на  балансе организации;

-  состояние  складского и весоизмерительного хозяйства;

- обоснованность  подбора материально-ответственных  лиц и заключения с ними  договора  о полной материальной  ответственности.

В ходе инвентаризации выявляются хозяйственные операции и факты, которые не могут быть выявлены, измерены и отражены в  процессе первичного учета.

В зависимости  от классификации признаков различают  различные виды инвентаризаций (Таблица 9).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 9

Классификация инвентаризации

 

№	Признаки классификации	Виды инвентаризаций	Цель и содержание инвентаризации
1	Способ проведения	Плановые (обязательные)   Заранее объявленные (назначенные) Внеплановые	В соответствии с положением о ведении  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности и положении по инвентаризации имущества и расчетов. Материально-ответственные  лица знают о времени проведения инвентаризации и обязаны подготовиться  по мере необходимости, в основном внезапно. Материально-ответственные лица не знают о времени проведения инвентаризации и не могут заранее подготовиться  к ней.
2	Полнота охвата (объем проверки)	Полные Частичные   Выборочные	Охватывают все виды средств и  расчетов. Охватывают один или несколько  видов средств, незавершенное производство. Для контроля работы материально-ответственных  лиц, например,  залежалых, дорогостоящих  товаров.
3	Периодич-ность проведения	Текущие       Перманентные (постоянные, непрерывные)	Для выявления фактического расхода  товарно-материальных ценностей в  производстве, на соответствие действующих  норм расхода материалов их фактическому расходу. Подвергаются проверке в  натуре отдельные виды товарно-материальных ценностей, когда их остаток является минимальным.
4	Перечень вопросов	Комплексные Тематические	Инвентаризация всех средств и  расчетов. Инвентаризация отдельных  участков (основных средств, кассы и  т.д.)
5	Принадлеж-ность	Имущество в организации вне ее	При этом рассматриваются две задачи – инвентаризация средств, находящихся  во владении организации или в  ее собственности.
6	Цель	Вступительные   Последующие (текущие)	Необходимы в начале любой хозяйственной  жизни. Для убедительности точности учетных данных. Проводятся при следующих  обстоятельствах: Согласно плановому графику; 2. По сигналам, когда администрации  сообщают о неблагополучии в  деле хранения и продажи ценностей.
7	Последовательность	От объекта к регистру   От регистра к объекту	Наиболее эффективна, т.к. материально-ответственное  лицо, не зная сколько каких ценностей  за ним числится представит объективную картину дел
8	Субъект проверок	Ординарные   Экстраординарные	Проводимые по инициативе собственников  или администрации. Предпринимаемые по настоянию сторонних органов (арбитража, судов, банков)
9	Использование данных	Информативные         Доказательные	Необходимы только для подтверждения  какого-либо факта, например, насколько  обоснованы испрашиваемые организацией кредиты. Здесь преследуются экономические  цели. Применяются в случае необходимости  обосновать возможность судебного  иска или для опровержения его. Они  преследуют юридические цели.
10	Форма описи	Устная Письменная На машинных носителях	Деление по видам носителей

 

 

 

Проведение  инвентаризации обязательно:

- при передачи средств в аренду, выкупе, продаже;

- при смене форм собственности  (преобразование государственного  или муниципального унитарного  предприятия);

- перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности;

- при смене материально-ответственных  лиц;

- при выявлении фактов хищения,  злоупотребления или порче ценностей;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

- при реорганизации или ликвидации  организации;

- в других случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации.

 

Инвентаризация средств производится  по каждому их местонахождению и материально-ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Инвентаризации  подлежат также ценности, не принадлежащие  организации и учитываемые за балансом.

 

 

11. Порядок  проведения инвентаризации

Нормативное регулирование. Для проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации применяются:

1. Приказ     (распоряжение)      о     проведении    инвентаризации            (ф № ИНВ-22). Является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ подписывается руководителем  организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии.
2. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (распоряжений) о проведении инвентаризации (ф №ИНВ-23).
3. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются Актом (ф №ИНВ-24).
4. Акты регистрируются в Журнале учета контрольных проверок  правильности проведения инвентаризации (ф№ИНВ-25).
5. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией    (ф №ИНВ-26).

Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на рабочую или постоянно  действующую комиссию, которая создается  и утверждается руководителем организации  из представителей администрации, специалистов. При малом объеме работ и наличии  в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается  возлагать на нее.

Перед проведением инвентаризации проводится подготовительная работа:

- производится  инструктаж с членами комиссии  с вручением приказа, в котором  отражены сроки начала и окончании  инвентаризации;

- должны  быть сделаны все записи в  документах (закончена обработка  всех документов по оприходованию  и расходу товарно-материальных  ценностей, проведены соответствующие  записи в карточках, (книгах) аналитического  учета и выведены остатки на  день инвентаризации;

- все первичные  документы должны быть сданы  в бухгалтерию, о чем материально-ответственные  лица дают расписку;

- материально-ответственные  лица приводят в порядок места  хранения ценностей.

Перед началом инвентаризации комиссия обязана:

- опломбировать  подсобные помещения, подвалы  и другие места хранения ценностей,  имеющие отдельные входы и  выходы;

- проверить  исправности всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;

- получить  последние на момент инвентаризации  реестры приходных и расходных  документов или отчеты о движении  материальных ценностей и денежных  средств.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

1. Производят обмер, взвешивание, пересчет ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;
2. В случае расхождений с материально-ответственных лиц берут объяснительную, разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, недостач в пределах норм естественной убыли;
3. Вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материально-производственных запасов, улучшению их учета и контроля за их сохранностью, продажей излишних и неиспользуемых материалов.

Члены комиссии несут ответственность:

- за полноту  и точность внесения в описи  данных о фактических остатках  проверяемых средств;

- за правильность  указания в описи отличительных  признаков товарно-материальных  ценностей (сорт, марка, размер, тип  и др.);

- за правильность  и своевременность оформления  материалов инвентаризации в  установленном порядке.

 

 

12.Оформление и выявление результатов  инвентаризации

 

Фактические остатки по каждому наименованию ценностей инвентаризационная комиссия вносит в инвентаризационные описи (ведомости), по номенклатуре и в  единицах измерения, принятых в учете. Формы описей даны в альбоме унифицированных  форм первичной учетной документации.