Понятие форм бухгалтерского учета

Упрощенная форма бухгалтерского учета, предусматривающая две формы  учета:

 Простая форма, без использования  учетных регистров имущества  малого предприятия, применяемая  в том случае, когда на малом  предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственной деятельности не является сфера материального производства;

 Упрощенная форма, предусматривающая  использование ведомостей для  учета имущества предприятия.  Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов.

 При упрощенной (простой) форме  бухгалтерского учета, используемой  на небольших предприятиях, применяется  Книга учета хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности), в которой каждая операция в хронологическом порядке с указанием номера, суммы и содержания сразу отражается на счетах бухгалтерского учета.

Книга (журнал) учета хозяйственных  операций

Книга по форме К-1 является:

регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у предприятия на определенную дату, и составить бухгалтерскую отчетность;

комбинированным регистром, который  содержит все применяемые бухгалтерские  счета и позволяет вести учет операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Книга (журнал) учета хозяйственных  операций открывается записями сумм остатков на начало года (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым они имеются.

Форма с использованием регистров  малого предприятия применяется  организациями, у которых есть собственные  основные средства и другие товарно-материальные ценности, а также ведущими расчеты с последующей или предварительной оплатой.

Сумма по любой операции записывается в двух ведомостях одновременно: в  одной - по дебету счета с указанием  номера кредитуемого счета (в графе "Корреспондирующий счет"), в другой - по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях в графе "Содержание операции" делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции.

Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной  деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для составления бухгалтерского баланса предприятия.

Таблично - перфокарточная форма бухгалтерского учета.  Данная форма бухгалтерского учета разработана применительно к использованию вычислительной техники – перфораторов и табуляторов⁷. Она использовалась на первом этапе перехода процесса обработки информации на автоматизированный (компьютерный) учет. Схема прохождения обработки информации   при этой форме бухгалтерского учета такова:

первичный документ – перенесение на машинный носитель информации – создание массивов перфокарт – сортировка перфокарт по определенным признакам – получение табуляграмм – ведомостей⁸.

Дальнейшим  развитием таблично - перфокарточной формы бухгалтерского учета стала автоматизированная форма, ориентированная на широкое использование ЭВМ и другой вычислительной техники.

Выбор формы бухгалтерского учета  зависит от различных условий, в том числе от масштабов деятельности предприятия и от степени автоматизации учетного процесса, и должен быть закреплен в приказе по учетной политике предприятия.

 

 

Глава 2. Основные формы ведения  бухгалтерского учета

2.1 Мемориально-ордерная  форма учета

Мемориально-ордерная форма счетоводства получила своё название от мемориального  ордера, которым завершается обработка  первичных элементов. При этой форме  учета на каждую хозяйственную операцию (или группу операций, объединенных в сводном документе) составляется мемориальный ордер. Характерная особенность этой формы учета - поступающие в бухгалтерию документы на протяжении определенного периода накапливаются и регистрируются в группировочных и накопительных ведомостях по группам однородных хозяйственных операции. На основании сгруппированных документов каждая бухгалтерская проводка оформляется отдельным мемориальным ордером, к которому прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы, как первичные, так и сводные. В мемориальном ордере указываются его номер краткое содержание операций, дебет и кредит счетов, сумма операций.

Таблица 1.1

Мемориальный ордер за май 20__ г.

Основание (ссылка на документы или  содержание)	По дебету счета (номер)	По кредиту счета (номер)	Сумма
			частная	общая
1	2	3	4	5

Синтетический учет при мемориально-ордерной форме ведут в двух регистрах  – в Регистрационном журнале  и Главной книге.

Регистрационный журнал применяется для регистрации бухгалтерских проводок (мемориальных ордеров), которые записываются в хронологическом порядке с указанием номера, даты и суммы. В этом журнале каждому мемориальному ордеру присваивается постоянный порядковый номер. Нумерация производится отдельно за каждый месяц.⁹

 

 

Таблица 1.2

 

Регистрационный журнал за сентябрь 200_ г.

Порядковые номера мемориальных ордеров	Дата ордера	Сумма
1	2	3

Затем мемориальные ордера записываются в Главную книгу, которая имеет  развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета  отводится отдельный разворот двух страниц. В этой книге записи мемориальных ордеров производят по каждому счету с указанием корреспондирующих счетов, что позволяет обобщать показатели за тот или иной период времени. По окончании каждого месяца в Главной книге подсчитывают итоги оборотов по дебету и кредиту, выводят сальдо по каждому счету и составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам.¹⁰

Счет 51 «Расчетные счета»                                                                                       Таблица 1.3

 

Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведется преимущественно  на карточках или одновременно на карточках и в книгах. Записи в регистры аналитического учета производят непосредственно с первичных или сводных документов, прилагаемых к мемориальным ордерам. По истечении месяца на счетах аналитического учета подсчитывают итоги сумм оборотов и составляют оборотные ведомости.

Оборотные ведомости по синтетическим  и аналитическим счетам взаимно  сверяются. Обороты по дебету и кредиту  синтетических счетов сопоставляют с суммой оборота в журнале  регистрации мемориальных ордеров. После сверки и контроля составляют бухгалтерский баланс и другие отчетные таблицы.

В этой форме удачно сочетается использование  книг и карточек, возможны ежемесячная  проверка правильности записей в  учетных регистрах и обнаружение  допущенной ошибки, широкое применение разделения труда счетных работников. Недостаток мемориально-ордерной системы учета – большой объем учетной работы приходится на конец отчетного периода. По окончании месяца, перед тем, как сделать отчет, необходимо составить оборотные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам, проверить правильность записей во всех регистрах и исправить выявленные ошибки. Это обстоятельство приводит не только к неравномерной нагрузке счетного персонала в течение месяца, но и к задержке представления бухгалтерской отчетности. Кроме того, данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и почти не приспособлена к автоматизации.

Порядок записей при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета представлен  на рис.1.1

 

Рис. 1.1 Порядок заполнения форм бухгалтерского учета при мемориально-ордерной форме¹¹

2.2.Журнально-ордерная  форма

Журнально-ордерная форма учета  явилась следствием дальнейшего  совершенствования мемориально-ордерной формы. Впервые эта форма была применена на предприятиях электропромышленности  и электростанциях в 1939 г., а массовое распространение получила с 1949 г. В настоящее время применяется на большинстве средних и крупных предприятий РБ. Свое название она также получила по названию основного регистра. Журналы-ордера построены по кредитовому принципу. Это значит, что кредитовые обороты любого счета в разрезе корреспондирующих счетов получают отражение только в одном конкретном журнале. В других журналах кредитовые обороты этого счета не отражаются. Но дебетовые обороты этого счета, наоборот, будут разбросаны по нескольким журналам-ордерам и впервые эти обороты будут сведены вместе в Главной книге счетов. Журнально-ордерная форма учета применяется в двух вариантах: 1) полная форма, включающая 16 типовых журналов ордеров, 18 вспомогательных ведомостей и 15 разработочных таблиц и предназначенная для использования на больших предприятиях; 2) сокращенная, состоящая из 8 типовых журналов-ордеров, 6 ведомостей и 3 разработочных таблиц и предназначенная для средних и малых предприятий. Обобщающим регистром в журнально-ордерной форме, как и в других формах, является Главная книга счетов.

                                                          Главная книга

Счет  №____

Период	Обороты по дебету		Итого по дебету	Обороты по кредиту	Сальдо
	с кредита счета №, по журналу-ордеру №	И т.д.			дебет	кредит

В этой форме учета все регистры — журналы-ордера, ведомости и разработочные таблицы имеют свое оригинальное, отличное от других аналогичных регистров, построение и предназначены для учета только строго определенных операций или процессов. В связи с этим за каждым регистром закреплен свой постоянный номер и счета, а сама форма регистра печатается типографским способом, имеет строго определенные не повторяющиеся таблицы и показатели граф, строк и поясняющие тексты только для отражения операций данного вида. Так, например, журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 предназначены только для учета кассовых операций, журнал-ордер № 2 и ведомость № 2 – для учета операций по расчетному счету, журнал-ордер № 6 и ведомость № 5 и № 6 — для учета расчетов с поставщиками и т.д. Аналогично специализированы и разработочные таблицы — для распределения заработной платы, материалов; для составления сводки по начисленной заработной плате, расчета износа основных средств, МБП и другие (от РТ-1 до РТ-15). Записи в журналы-ордера производятся на основе отдельных первичных документов, предварительно обработанных. При большом количестве однородных документов их сначала группируют во вспомогательных ведомостях, итоги которых переносятся в конце месяца в соответствующий журнал-ордер. Например, на основании ведомости №16 составляется журнал-ордер №11. Чтобы избежать повторных записей, журналы-ордера ведутся только по кредитовому признаку, т.е. экономическое событие регистрируется в данном учетном регистре по кредиту одного счета по вертикали с дебетом другого по горизонтали. Все кредитовые обороты собираются в одном журнале-ордере в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов: журнал-ордер №1 — по кредиту счета 50 «Касса», журнал-ордер №2 — по кредиту счета 51 «Расчетный счет», журнал-ордер № 7 — по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и т.д. Кроме того, для более тщательного контроля за расходованием денежных средств, дебетовые обороты, например, по счетам 50, 51 отражаются дополнительно в ведомостях №1 и №2 соответственно. Записи как в журнале-ордере, так и в ведомости производятся по шахматному принципу, т.е. в один рабочий прием сумма операции записывается по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Итоги за месяц по каждому журналу-ордеру переносятся в Главную книгу, о чем в них делается соответствующая отметка. Главная книга содержит суммы дебетовых и кредитовых оборотов по каждому синтетическому счету, а также сальдо на начало и конец месяца. Для каждого счета в Главной книге предназначен один развернутый лист. Данные по счету в Главной книге заполняют на основе итогов Журналов-ордеров за месяц. Но если в соответствующем журнале-ордере развернуто записываются кредитовые обороты счета, то в Главной книге — дебетовые обороты. Поэтому кредитовые обороты в Главной книге за месяц записывают только одной итоговой суммой, а при необходимости, слагаемые этого итога в разрезе корреспондирующих счетов находят в соответствующем журнале-ордере. Обороты за месяц по дебету всех счетов, занесенных в главную книгу, исходя из сущности двойной записи, должны быть равны итогу оборота по кредиту этих счетов. Очевидно, что такое строение Главной книги позволяет отказаться от ежемесячного составления оборотной ведомости по синтетическим счетам, характерной для мемориально-ордерной формы учета. Главная книга открывается на год, поэтому на каждом её листе предусматривается двенадцать строк для записей итогов по месяцам, несколько строк для подведения итогов за год в целом, а также для исправительных записей по бухгалтерским справкам. После подсчета всех дебетовых оборотов по счетам в главной книге выводится конечный остаток и составляется сальдовый баланс. Таким образом, основными принципами журнально-ордерной формы учета являются: 1. Широкое применение накопительных журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей с целью своевременного получения необходимых показателей; 2. Сокращение количества учетных регистров и устранение дублирующих записей; 3. Совмещение в одном регистре хронологической и систематической записи, а по отдельным журналам синтетического и аналитического учета; 4. Максимальное использование шахматной формы и линейно-позиционного способа записей. Рассмотри основную схему ведения записей в регистрах при журнально-ордерной форме учета. 

Рис. 1.2 Схема ведения записей в регистрах при журнально-ордерной форме учета. 

 

Упрощенно можно сказать, что данные из первичных бухгалтерских документов записывают в соответствующие журналы-ордера в разрезе корреспондирующих  счетов. Итоговые суммы записей за месяц из журналов-ордеров переносят  в Главную книгу счетов. На основе главной книги заполняется отчетный баланс. В действительности последовательность и порядок ведения записей в этих регистрах, сверка полученных показателей между собой в основных и вспомогательных регистрах являются более сложными. Поступающие первичные документы группируют и регистрируют в накопительных или группировочных ведомостях. Группировка осуществляется в разрезе объектов учета и бухгалтерских проводок по каждому первичному документу. Этот процесс упрощается благодаря организации труда в бухгалтерии в разрезе отдельных учитываемых объектов. Создаются отдельные сектора учета материалов, заработной платы, производства, реализации, денежных средств и др., в которые и поступают соответствующие первичные документы. По отдельным объектам регистрация и накопление данных из первичных документов осуществляется предварительно во вспомогательных ведомостях (ведомости № 7, 8, 16 и др.), а в некоторых случаях — непосредственно в журналах-ордерах (ж/о № 6, 7, 13 и др.). Если к журналу-ордеру предусмотрены накопительные, разработочные и вспомогательные ведомости, то журнал-ордер заполняется итоговыми данными этих ведомостей за месяц. Если ведомости к журналу-ордеру не предусмотрены, то данные за месяц в разрезе корреспондирующих счетов получают путем регистрации документов и подсчета итогов непосредственно в журнале-ордере. Журналы-ордера построены по кредитовому принципу. Главная книга содержит суммы дебетовых и кредитовых оборотов по каждому синтетическому счету, а также сальдо на начало и конец месяца. Для каждого счета в Главной книге предназначен один развернутый лист. Данные по счету в Главной книге заполняют на основе итогов Журналов-ордеров за месяц. Главная книга открывается на год, поэтому на каждом ее листе предусматривается двенадцать строк для записей итогов по месяцам, несколько строк для подведения итогов за год в целом, а также для исправительных записей по бухгалтерским справкам. Особенностью построения журнально-ордерной формы учета является то, что и дебетовые и кредитовые обороты каждого счета вписываются в регистрах развернуто — в разрезе корреспондирующих счетов. Но кредитовые обороты счета записывают развернуто только в соответствующем журнале-ордере, а дебетовые обороты —только в Главной книге. Поэтому кредитовые обороты в Главной книге за месяц записывают только одной итоговой суммой, а при необходимости, слагаемые этого итога в разрезе корреспондирующих счетов находят в журнале-ордере. Главная книга содержит суммы дебетовых и кредитовых оборотов по каждому синтетическому счету, а также сальдо на начало и конец месяца. Для каждого счета в Главной книге предназначен один развернутый лист. Данные по счету в Главной книге заполняют на основе итогов Журналов-ордеров за месяц. Но если в соответствующем журнале-ордере развернуто записываются кредитовые обороты счета, то в Главной книге — дебетовые обороты. Поэтому кредитовые обороты в Главной книге за месяц записывают только одной итоговой суммой, а при необходимости, слагаемые этого итога в разрезе корреспондирующих счетов находят в соответствующем журнале-ордере. Обороты за месяц по дебету всех счетов, занесенных в главную книгу, исходя из сущности двойной записи, должны быть равны итогу оборота по кредиту этих счетов. Очевидно, что такое строение Главной книги позволяет отказаться от ежемесячного составления оборотной ведомости по синтетическим счетам, характерной для мемориально-ордерной формы учета. Главная книга открывается на год, поэтому на каждом её листе предусматривается двенадцать строк для записей итогов по месяцам, несколько строк для подведения итогов за год в целом, а также для исправительных записей по бухгалтерским справкам. После подсчета всех дебетовых оборотов по счетам в главной книге выводится конечный остаток и составляется сальдовый баланс. Таким образом, основными принципами журнально-ордерной формы учета являются: