Понятие форм бухгалтерского учета

1. Широкое применение накопительных  журналов-ордеров и вспомогательных  ведомостей с целью своевременного  получения необходимых показателей; 

2. Сокращение количества учетных  регистров и устранение дублирующих  записей;

3. Совмещение в одном регистре  хронологической и систематической  записи, а по отдельным журналам  синтетического и аналитического  учета; 

4. Максимальное использование шахматной  формы и линейно-позиционного  способа записей. Рассмотри основную  схему ведения записей в регистрах при журнально-ордерной форме учета. Условные обозначения: ____________ записи ------------------ сверка записей  Схема журнально-ордерной формы учета Упрощенно можно сказать, что данные из первичных бухгалтерских документов записывают в соответствующие журналы-ордера в разрезе корреспондирующих счетов. Итоговые суммы записей за месяц из журналов-ордеров переносят в Главную книгу счетов. На основе главной книги заполняется отчетный баланс. В действительности последовательность и порядок ведения записей в этих регистрах, сверка полученных показателей между собой в основных и вспомогательных регистрах являются более сложными. Поступающие первичные документы группируют и регистрируют в накопительных или группировочных ведомостях. Группировка осуществляется в разрезе объектов учета и бухгалтерских проводок по каждому первичному документу. Этот процесс упрощается благодаря организации труда в бухгалтерии в разрезе отдельных учитываемых объектов. Создаются отдельные сектора учета материалов, заработной платы, производства, реализации, денежных средств и др., в которые и поступают соответствующие первичные документы. По отдельным объектам регистрация и накопление данных из первичных документов осуществляется предварительно во вспомогательных ведомостях (ведомости № 7, 8, 16 и др.), а в некоторых случаях — непосредственно в журналах-ордерах (ж/о № 6, 7, 13 и др.). Если к журналу-ордеру предусмотрены накопительные, разработочные и вспомогательные ведомости, то журнал-ордер заполняется итоговыми данными этих ведомостей за месяц. Если ведомости к журналу-ордеру не предусмотрены, то данные за месяц в разрезе корреспондирующих счетов получают путем регистрации документов и подсчета итогов непосредственно в журнале-ордере. Журналы-ордера построены по кредитовому принципу. Это значит, что кредитовые обороты любого счета в разрезе корреспондирующих счетов получают отражение только в одном конкретном журнале. В других журналах-ордерах кредитовые обороты этого счета не отражаются. Но дебетовые обороты этого счета, наоборот, будут разбросаны по нескольким журналам-ордерам и впервые эти обороты будут сведены вместе в Главной книге счетов. Для примера приведем упрощенную форму журнала-ордера № 1, в котором отражаются все кредитовые обороты по счету 50 "Касса" за месяц в разрезе корреспондирующих счетов (по дебету), Упрощенная форма журнала-ордера № 1 ЖУРНАЛ-ОРДЕР № 1 рдера № 8 с кредита счета 76 — 50 000 р. Такое запаздывание в обобщении дебетовых оборотов по счетам в течении месяца является существенным недостатком журнально-ордерной формы, который устраняется путем ведения вспомогательных типовых ведомостей, аналогичных журналам-ордерам. Эти ведомости служат не только для обобщения и накопления дебетовых оборотов в течение месяца в разрезе корреспондирующих счетов, но и во многих случаях для ведения аналитического учета и накопления итоговых данных для сверки с синтетическим учетом. Для примера приведем форму ведомости № 1 по дебету счета 50 "Касса". В отдельных журналах-ордерах вспомогательные ведомости играют роль и накопительных регистров, итоги которых затем служат для заполнения самих журналов-ордеров. Так, например, ведомость № 16 «Движение готовых изделий, их отгрузка и реализация» предназначена для регистрации всех счетов по отгрузке готовой продукции со складов (раздел 2) и расчета фактической себестоимости этой отгруженной продукции (раздел 1). На основе этой расчетной суммы и составляется затем проводка в журнале-ордере № 11: Д-т сч. 45 «Товары отгруженные» К-т сч. 43 «Готовая продукция».

 Достоинства и недостатки журнально-ордерной формы учета  
Журнально-ордерная форма благодаря множественности журналов позволяет организовать работу в бухгалтерии по отдельным секторам, в которых учет ведется по определенным объектам или процессам и заканчивается составлением типовых разработочных таблиц, ведомостей и журналов-ордеров. Сектор сводного учета или балансовая группа ведет в этом случае Главную книгу, осуществляет анализ, контроль, подготовку и заполнение баланса и других форм отчетности. Параллельная и независимая работа многочисленных секторов в бухгалтерии позволяет организовать работу любого числа работников с нормальной равномерной их загрузкой как по секторам, так и в течение отчетного периода. В этом одно из основных достоинств журнально-ордерной формы учета, позволяющей использовать ее на крупных предприятиях. Применение журналов-ордеров позволяет не составлять мемориальные ордера и не вести регистрационный журнал, ускоряет составление необходимой отчетности без каких-либо дополнительных выборок, обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей, сокращает и удешевляет учетный труд, создает предпосылки для применения вычислительной техники и улучшения организации бухгалтерского учета. Однако эта форма имеет и некоторые недостатки. Они заключаются в том, что каждый журнал-ордер имеет свои оригинальные и сложные по построению таблицы, вспомогательные ведомости и разработочные таблицы. Различна техника и методика их ведения, что требует дополнительно значительного времени для ее изучения и освоения. Изначально форма была рассчитана на ручное ведение, что впоследствии затруднило механизацию и автоматизацию учета на ее основе. В настоящее время эта форма учета чаще всего используется как комбинированная, когда отдельные, наиболее трудоемкие участки учета ведутся на основе современной вычислительной техники с автоматизированным способом получения регистров, а менее трудоемкие и сводные участки ведутся без ее применения. Сокращенная журнально-ордерная форма более обозрима и компактна по сравнению с полной и обладает всеми ее достоинствами: однозначной определенностью методики, полной взаимной увязкой таблиц аналитического и синтетического учета, возможностью раздельного ведения учета в регистрах, системной подготовкой данных для заполнения отчетности и другими. Вместе с тем, она также сложна по построению, что вызывает трудности не только в ее изучении, но и при автоматизации. В основе алгоритмов, по которым составляются программы для автоматизации обработки учетной информации, лежит, как правило, одна из ручных форм учета. В вопросе: подлежит ли автоматизации журнально-ордерная форма учета, мнения различных авторов расходятся. Ю.А. Бабаев определяет неполную приспособленность журнально-ордерной формы к машинной обработке как один из главных ее недостатков

 

2.2 Автоматизированная  форма учета.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета организуется на базе компьютерной техники. С помощью специальных  программ данные первичных документов группируются и обобщаются сразу  на компьютере, в результате чего пользователь получает информацию, эквивалентную по содержанию данным регистров синтетического и аналитического учета, форм бухгалтерской отчетности.                                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ввод  данных (первичных документов)

 

Формирование бухгалтерских записей (проводок)

Реализация внутримашинных алгоритмов решения учетных записей

Формирование регистров бухгалтерского учета и отчетности

 

Рис 1.3 Технологический процесс обработки учетной информации на ПК¹²

В настоящее время разработано  достаточно много компьютерных программ, настраиваемых на конкретные потребности  пользователей и обеспечивающих ведение бухгалтерского учета в  организациях. Бухгалтерские программы  содержат план счетов, экранные формы первичных документов, журналы, отчеты, а также средства, позволяющие изменить конфигурацию программы для нужд конкретного пользователя, независимо от масштабов его деятельности.

При автоматизированной форме бухгалтерский  учет осуществляется путем внесения корреспонденций счетов непосредственно в журнал хозяйственных операций либо заполнением первичных учетных документов. При проведении заполненных первичных учетных документов происходит автоматическое формирование корреспонденции счетов. Также реализована возможность получения печатной формы созданного документа. Существует возможность формирования проводок путем введения так называемых «типовых операций», в основу которых положена типовая корреспонденция счетов. Квалифицированный пользователь может значительно расширить список типовых операций путем добавления в него новых типовых операций, созданных им самим.

Бухгалтерские программы, как правило, содержат большой объем нормативно-справочной информации, которая включает в себя документы по организации бухгалтерского учета, схемы и календари уплаты налогов и другие данные, позволяют организовать многоуровневый аналитический и синтетический учет, работать с несколькими планами счетов и несколькими базами данных.

Автоматизированная форма учета  позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.

Регистры бухгалтерского учета, такие  как оборотные и шахматные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, формы бухгалтерской и налоговой отчетности могут быть сформированы за любой отрезок времени. Существует возможность получать выходные формы, содержащие необходимую информацию по аналитическому и синтетическому учету.

С применением средств вычислительной техники методология бухгалтерского учета не меняется, меняется лишь технология обработки информации.

Основными достоинствами данной формы  учета является однократное введение первичной информации, быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией¹³.

Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:

однократный ввод учетных данных; автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета; автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм¹⁴.

При автоматизированной форме бухгалтерского учета широко используются компьютеры, что позволяет создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. Это исключает ручной труд, повышает оперативность, достоверность и качество обработки учетной информации. АРМ бухгалтера организуется по функциональному признаку и охватывает все участки учета, а также ведение сводного учета и составление бухгалтерской отчетности.

В основе работы АРМ бухгалтера лежит создание пакетов прикладных программ. Обычно разработки по автоматизации бухгалтерского учета ведутся по следующим направлениям:

автоматизация бухгалтерского учета  малых предприятий (обеспечивает ведение  Книги учета хозяйственных операций, Главной книги, составление бухгалтерского баланса, формирование различных выходных документов, заполнение первичных учетных документов);

автоматизация бухгалтерского учета  средних и крупных организаций (включает программное обеспечение  АРМа по бухгалтерскому учету с многоуровневым аналитическим учетом). В крупных организациях возникает необходимость в сетевых версиях программных комплексов по автоматизации бухгалтерского учета;

автоматизация отдельных участков учета (позволяет совершенствовать учет складских, расчетных и других операций).

«1с бухгалтерия  8 для Кыргызстана»

Конфигурация «Бухгалтерия для  Кыргызстана» является универсальным  программным продуктом. Данное программное обеспечение предназначено для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной отчетности, в организациях осуществляющих любые виды коммерческой деятельности.

       «1С Бухгалтерия  для Кыргызстана» обеспечивает  решение всех задач стоящих  перед бухгалтерской службой  предприятия, если бухгалтерская  служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов учет продаж и т.д.

     С помощью «1С: Бухгалтерия 8 для Кыргызстана» можно вести бухгалтерский и налоговый учет хозяйственной деятельности от имени нескольких организаций. Учет по каждой организации можно вести в отдельной информационной базе. В тоже время «1С: Бухгалтерия 8 для Кыргызстана» предоставляет возможность ведения бухгалтерского и налогового учета нескольких организаций в общей информационной базе.

      Существует два режима входа в программу:

1С: Предприятие (рабочий, он  же основной режим).

Конфигуратор.

От того, какой режим программы  мы выберем , зависит наша дальнейшая работа . Для пользователя , который  собирается работать с программой, основным режимом работы является режим  «1С: Предприятие». Режим «Конфигуратор» используется в основном, для сервиса и предназначен для специалистов уже хорошо знакомых с возможностями программы. 

Основные объекты, из которых состоит конфигурация:

Справочники это списки однотипных объектов, предназначенные для хранения информации. Например, в справочнике «Физические лица» будет храниться список физических лиц.

Регистры  это различные виды таблиц, в которых записываются данные из первичных документов.

Документы предназначены для ввода информации о совершаемых хозяйственных операциях. Проведенные документы обычно изменяют состояние регистров.

Каждый  документ обязательно имеет  номер и дату.

Списки документов, журналы документов. Все введенные документы  отображаются в списках документов и журналах документов. В списках документов отображаются  документы  одного вида, а в журналах документов могут отображаться документы различных видов.

        Начальное заполнение информационной  базы.

На первом этапе работы  с  конфигурацией необходимо ввести  сведения о предприятии, заполнить классификаторы и справочники, осуществить ввод списка  пользователей и настроить параметры текущего пользователя, ввести остатки на счетах и операции, если к моменту установки программы предприятие уже вело финансово-хозяйственную деятельность.

После запуска конфигурации в режиме «1С: Предприятие» необходимо заполнить ряд констант , справочников и регистров.

Основные сведения об организации

После заполнения классификаторов  необходимо заполнить ряд справочников и регистров, в которых хранятся основные сведения об организации.

Справочник « Организации» предназначен для  ведения списка собственных  организаций, входящих в состав предприятия (группы), и хранения постоянных сведений о них.