Понятие и сущность инвентаризации

-   выявление фактического наличия имущества;

-   сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

-   проверка полноты отражения в учете обязательств.

Поэтому всю процедуру  проведения бухгалтерской инвентаризации имущества и обязательств организации  можно условно разделить на три  этапа:

-   подготовительный;

-   этап проведения натуральной и документальной проверки, путем пересчета, взвешивания, обмеров, составления описи имущества организации;

-   заключительный этап - этап сопоставления данных бухгалтерского учета и результатов проверки, а также оформления полученных результатов в виде сличительных ведомостей.

Подготовительный этап включает в себя составления приказа о  порядке и сроках проведения инвентаризации, подготовке перечня имущества и  обязательств, проверяемых в ходе проведения инвентаризации, разработку внутренних инструкций, получение расписок о материально ответственных лиц и определение остатков имущества и обязательств по данным бухгалтерского учета.

При большом объеме работ  для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии. Но, как правило, в случае если объем работ невелик, допускается  наличие только ревизионной комиссии, тогда проведение инвентаризаций возлагается  только на нее. Состав данной комиссии, также как и рабочей инвентаризационной комиссии, утверждается приказом руководителя.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены представители  администрации организации, работники  бухгалтерской службы, такие специалисты  как, инженеры, экономисты, техники  и т.д. Главная задача создаваемой  инвентаризационной комиссии - обеспечение  полноты и точности внесения в  описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и  финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Прежде чем приступить к началу второго этапа проведения инвентаризации членам назначенной  комиссии, необходимо получить последние, к началу проведения инвентаризации, приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей  и денежных средств, опломбировать  места хранения товарно-материальных ценностей, имеющие отдельные входы  и выходы. Также необходимо осуществить  проверку исправности всех весоизмерительных  приборов, которые будут использованы в ходе проведения проверки.

Материально ответственные  лица предоставляют членам комиссии расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Материально ответственные  лица в состав постоянно действующей  инвентаризационной комиссии входить  не могут, однако второй этап проведения инвентаризации (этап проведения пересчета, взвешивания, обмеров, составления  описи имущества организации) должен проводиться под их непосредственным наблюдением.

Второй этап заключается  в проведении проверки фактического наличия имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Все  полученные в ходе проведения проверки результаты, записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые  составляются не менее чем в двух экземплярах.

Если объем номенклатуры товарно-материальных ценностей, подлежащих инвентаризации на предприятии значителен, допускается видоизменение унифицированной  формы описи.

Если инвентаризация имущества  проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время  перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться  в ящике в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Следует помнить, что операции по приему и отпуску товарно-материальных ценностей на момент проведения инвентаризации необходимо приостановить, однако, если из-за различного рода технологических  и производственных причин это сделать  невозможно, отпуск будет произведен материально-ответственным лицом  в присутствии членов комиссии с  занесением отпускаемых ценностей  в отдельную инвентаризационную опись. В таком же порядке будет произведено и оприходование поступивших товарно-материальных ценностей.

На заключительном этапе  проводиться анализ полученных в  входе проведения инвентаризации данных.

Инвентаризационные описи, заполняемые в ходе проведения проверки, передаются в бухгалтерию предприятия, которая сравнивает фактические  остатки имущества с данными  бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость. Все выявленные суммы  излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с  их оценкой в бухгалтерском учете.

В соответствии с инструкцией  для оформления результатов полученных в ходе проведения инвентаризации могут  использоваться единые регистры, объединяющие в себе показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности находящиеся на ответственном  хранении, арендованные, т.е. не принадлежащие  организации, но числящиеся по данным бухгалтерского учета составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости  могут быть составлены либо в ручную, либо с использованием средств вычислительной и другой организационной техники.

Все результаты, полученные по итогам проведенной инвентаризации следует отражать в бухгалтерском  учете и отчетности организации  непосредственно того месяца, в котором  она была проведена.

2.3. Инвентаризация  основных средств, материально-производственных

запасов, наличных денежных средств и расчетов

В ходе осуществления проверки фактического наличия объектов основных средств, членам комиссии, во главе  с председателем, необходимо произвести осмотр всех объектов, в инвентаризационную опись заносится их полное наименование, назначение, инвентарный номер и основные технические или эксплуатационные показатели.

Если проверке подвергаются такие объекты основных средств, как земельные участки, водоемы  и иные объекты природных ресурсов, в этом случае также необходимо произвести проверку документов, подтверждающих наличие указанных объектов в  собственности организации, установить их качественное состояние, выявить  неиспользуемые или используемые не по целевому назначению объекты природных  ресурсов, установить причины.

Если в ходе проведения инвентаризации комиссией будут  выявлены объекты основных средств, не принятые к бухгалтерскому учету, а также объекты, по которым в  регистрах бухгалтерского учета  будут отсутствовать данные, либо указанные сведения, характеризующие  основные средства будут неверными  комиссии необходимо включить в опись  верные сведения и технические показатели по этим объектам. Оценка таких неучтенных объектов должна быть произведена с  учетом рыночных цен, а износ определен  по действительному техническому состоянию  объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в  соответствии с прямым назначением  объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в  опись под наименованием, соответствующим  новому назначению.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись  с указанием времени ввода  в эксплуатацию и причин, приведших  эти объекты к непригодности.

Одновременно с инвентаризацией  собственных основных средств проверяются  основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

В ходе подведения итогов проведения инвентаризации основных средств при  сопоставлении данных бухгалтерского учета и фактических, полученных в ходе проверки, может быть выявлен  как излишек основных средств, так  и их недостача, причем, если по результатам  проведенной проверки выявлена недостача, необходимо установить виновные лица.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей. К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы, используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг), предназначенные для продажи или же используемые для управленческих нужд организации. Неотъемлемой частью материально-производственных запасов является готовая продукция и товары.

В целях обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и отчетности, а также проведения проверки наличия, состояния и оценки товарно-материальных ценностей организации обязаны  проводить их инвентаризацию. Количество и порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей утверждается руководителем организации, за исключением  тех случаев, когда проведении инвентаризации обязательно, в соответствии с действующим  законодательством.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей, все ценности, такие как  производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы заносятся в  описи по каждому отдельному наименованию, с указанием их вида, группы, количества и других необходимых данных, например, таких как сорт, артикул и т.д.

В том случае, если проведение инвентаризации занимает достаточно большой  период времени, допускается, в исключительных случаях, и только с письменного  разрешения председателя инвентаризационной комиссии осуществлять материально  ответственным лицам операции по отпуску товарно-материальных ценностей. Данные по такого рода ценностям заносятся в отдельную опись, под названием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации", а в каждом расходном документе делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии, или по его поручению одним из членов комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателем, в ходе проведения выездной налоговой  проверки заключается в проведении проверки обоснованности соответствующих  сумм на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризация денежных средств. Денежные средства организации могут быть представлены наличными деньгами в кассе организации, денежными средствами на расчетных счетах предприятия, аккредитивами, чековыми книжками и т.д.

В ходе проведения инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности сотрудниками инспекции производиться  подсчет фактического наличия денежных знаков и других ценностей, находящихся  в кассе. Проверка фактического наличия  бланков ценных бумаг, а также  прочих бланков документов строгой  отчетности производится по видам бланков, а также по каждому месту хранения и ответственным лицам. Если имеет  место наличие денежных средств  в пути, их инвентаризация сотрудниками налоговой инспекции будет осуществляться путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными  квитанциями учреждений банка, копий  сопроводительных ведомостей на сдачу  выручки инкассаторам банка и  т.д. При проведении проверки денежных средств предприятия, находящихся  на расчетных счетах в банках, в  независимости от того является ли они текущими, специальными или же валютными проводится сверка остатков сумм, числящихся на соответствующих  счетах бухгалтерского учета и данных выписок банков на конкретную дату.

Инвентаризация расчетов. Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами в первую очередь заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Как правило, инвентаризация расчетов проводиться по окончании  календарного года, перед составлением годовой отчетности.

В ходе проведения инвентаризации необходимо установить общий размер дебиторской и кредиторской задолженности. При этом необходимо выявить задолженность  подтвержденную дебиторами, не подтвержденную (выявить причины расхождений), а  также с истекшим сроком исковой  давности. По отношению к кредиторской задолженности необходимо также  выявить основание задолженности, дату возникновения обязательства, а также сроки погашения задолженности, установленные договорами или иными  соглашениями.

При проведении инвентаризации расчетов с банками, различного рода кредитными учреждениями, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами в первую очередь заключается  в проверки обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

При проведении инвентаризации необходимо, во-первых, установить правильность осуществления расчетов с банками, налоговыми органами, во-вторых, проверить  правильность и обоснованность числящейся по данным бухгалтерского учета суммы  задолженности по выявленным недостачам и хищениям, и в-третьих необходимо произвести проверку правильности и  обоснованности сумм дебиторской и  кредиторской задолженностей.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Чтобы реально представлять финансовое положение дел организации, независимо от формы собственности, необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся  в распоряжении данной организации: сколько его, в каком оно находится  состоянии, правильно ли было оценено. Затем фактические остатки имущества  сверяются с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация - это прием  бухгалтерского учета, при котором  проверяется фактическое наличие  имущества организации на определенную дату. В соответствии с указанной  статьей для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации обязаны  проводить инвентаризацию имущества  и обязательств. В ходе инвентаризации проверяются и документально  подтверждаются наличие имущества  и обязательств, их состояние и  правильность оценки.

Можно сказать, что инвентаризация представляет собой контрольную  функцию учета, позволяющую выявить  случаи необоснованного уменьшения капитала хозяйствующего субъекта, вложенного в различные виды имущества (активов).