Порядок хранения и уничтожения документов бухгалтерского учета

 

Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).

 

Первичные и сводные учётные документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.

 

По способу использования применяются разовые и накопительные документы. Их различие - в степени охвата хозяйственных операций.

 

Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.

 

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).

 

Их преимущество проявляется в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.

 

Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один-два раза в месяц.

 

При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно - заборные карты.

 

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

 

Внутренние документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.

 

Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.

 

По количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.

 

Однопозиционные документы носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).

 

Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно-заборные карты и др.

 

Многопозиционные документы находят в последнее время широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их - в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.

 

По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и специализированные документы.

 

Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РБ.

 

Автоматизация бухгалтерского учёта расширяет возможности разработки и применения унифицированных первичных документов и электронных версий.

 

Унификация документов ведёт к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

 

Специализированные документы применяются в отдельных отраслях экономики республики (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве - карточка учета надоя молока и др.)

 

По способу заполнения различают документы, заполняемые: вручную; на пишущей машинке; полностью составляемые автоматизированным путём.

 

К документам, заполняемым вручную, относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.

 

Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не столько о заполнении документов указанным путём, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины.

 

По воспроизведению информации документы подразделяются на: подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

 

Подлинник (оригинал) - это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции (первый экземпляр товарно-транспортной накладной).

 

Копия - это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника (второй и последующие экземпляры товарно-транспортной накладной).

 

Выписка - копия части документа (выписка из приказа, решения протокола).

 

По срокам хранения различают документы текущего срока хранения - от 1 до 5 лет (кассовые ордера, доверенности) и постоянного хранения (баланс).

 

Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:

 

организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно - эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;

 

финансово- расчетные - документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;

 

документы по снабжению и сбыту - материальные документы.

 

3. Унификация и стандартизация документов

 

Бухгалтерская информация, отражаемая в учетных документах, должна быть не только качественной, т. е. соответствовать фактически произведенным хозяйственным операциям по их характеру, количественному и денежному выражению, но и эффективной, т. е. формироваться с наименьшими затратами труда и времени.

 

Многообразие и большой объем данных первичного учета, различные условия их получения и регистрации, значительная сложность процесса заполнения их носителей и другие особенности создают определенные трудности в организации работы на первой стадии учетного процесса.

 

Исходные данные, полученные в результате наблюдения и отражения происходящих хозяйственных операций в их носителях, являются основой для организации бухгалтерского учета. Поэтому от их достоверности, срока получения, обработки и выдачи заинтересованным потребителям зависят правильность и обоснованность принимаемых управленческих решений.

 

Практика показывает, что на достоверность исходной информации во многом влияет способ регистрации данных и применяемых средств для записи на информационные носители. Точность исходной информации значительно повышается при использовании более передовых и прогрессивных технических средств для подсчета, измерения и регистрации необходимых показателей.

 

Однако уровень автоматизации первичного учета на наших предприятиях остается очень низким. Большая часть работы по подсчету, измерению и регистрации исходных данных осуществляется вручную.

 

В условиях перехода на международные стандарты учета и отчетности, ориентированные на высокий уровень автоматизации, необходимо шире применять всевозможные средства вычислительной техники по всем стадиям учетного процесса.

 

Имеются различные пути совершенствования организации первичного учета с использованием ЭВМ. Однако для каждого отдельного предприятия необходимо искать свое решение, учитывающее его особенности, объем учетной информации и организацию учета.

 

В этих условиях можно выделить следующие общие направления совершенствования первичного учета:

 

сокращение и изъятие из первичных документов постоянных реквизитов и запись их в память ЭВМ;

 

сокращение общего объема первичной информации за счет исключения из нее условно-постоянной информации;

 

использование унифицированных и стандартных первичных документов;

 

обеспечение мест возникновения информации на предприятиях необходимыми средствами сбора, измерения, регистрации, накопления и ввода данных в вычислительную машину:

 

повышение материальной и моральной ответственности работников предприятия за поддержание в рабочем состоянии технических средств первичного учета, разработку и внедрение новых технических и программных средств.

 

Улучшению организации учета в значительной степени способствуют

унификация и стандартизация документов.

 

Унификацией документов называется разработка и применение единых их форм для регистрации однородных хозяйственных операций в различных отраслях экономики. Унификация приводит к экономии средств на изготовление документов, упрощает их оформление и способствует автоматизации учетной информации. Примером унифицированных документов являются доверенности, кассовые ордера и др.

 

Стандартизацией называется установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Это сокращает расход бумаги на изготовление, упрощает обработку и хранение документов.

 

4. Порядок  хранения и уничтожения документов  бухгалтерского учета

 

документация бухгалтерский учет

 

В течение определенного времени, как правило, 1--3 месяцев, первичные документы находятся на обработке у работников бухгалтерии.

 

Обработанные документы до сдачи месячной (квартальной) отчетности находятся в бухгалтерии для отражения их информации в регистрах бухгалтерского учета. После окончания учетного процесса за месяц документы комплектуются в дела и хранятся в текущем архиве бухгалтерии. Для текущего архива бухгалтерии выделяется отдельная комната, оборудованная полками, шкафами, закрываемая на ключ. Ключ хранится у лица, на которого возлагаются обязанности по ведению и организации текущего архива бухгалтерии. Это лицо отвечает за сохранность документов, сданных в текущий архив бухгалтерии, и готовит в дальнейшем документы для передачи их в архив предприятия.

 

Порядок хранения документов установлен Законом Республики Беларусь о Национальном архивном фонде и архивах. Оправдательные первичные документы хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета (журналов-ордеров, ведомостей и т. п.). Первичные документы, относящиеся к определенному журналу-ордеру или ведомости, группируются в один том. При этом внутри тома документы подшиваются в той последовательности, в какой сделаны записи в журнале-ордере или ведомости. В том случае, если количество первичных документов велико и их невозможно сброшюровать в один том (каждое дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 30--40 мм толщины), допускается создавать несколько томов. В конце дела помещается заверительный лист с записью: "В дело подшито ... листов. _________ ________________

 

 Должность  Подпись Ф. И. О. ответственного лица

 

Дата_________

 

Выдача первичных документов, учетных регистров и бухгалтерских отчетов из архива бухгалтерии и предприятия разрешается только по распоряжению главного бухгалтера.

 

Выемка из дел первичных документов, как правило, не допускается. Однако с разрешения руководителя предприятия в отдельных случаях выемка документов может быть осуществлена. В этом случае составляется акт о выдаче документов во временное пользование. Этот акт вкладывается на место вынутых документов и хранится до возвращения последних.

 

Изъятие первичных документов и учетных регистров из архива предприятия может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов и в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом.

 

При пропаже или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает комиссию по расследованию причин гибели или пропажи. В необходимых случаях в комиссию приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного надзора. По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем предприятия. Один экземпляр акта направляется вышестоящей организации.

 

По истечении года документы передаются в архив предприятия под ответственность архивариуса, обязанности которого определяются положением о заводском архиве.

 

При сдаче документов в архив предприятия их подразделяют на:

 

документы, используемые в практических целях со сроком хранения 3--5лет и подлежащие после этого уничтожению без разрешения архивного учреждения:

 

документы, подлежащие хранению длительный срок.

 

Для отбора документов по срокам их хранения приказом по предприятию создается постоянно действующая экспертная комиссия.