Порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения  кассовых операций

 

Касса

Согласно Положению № 373-П, кассовые операции – прием и выдачу наличных денег производят из кассы. Место  для их проведения (то есть место  расположения кассы) теперь определяет руководитель юридического лица, индивидуальный предприниматель (далее – руководитель).

В соответствии с требованиями старого  порядка, оборудовать кассу (изолированное  помещение, предназначенное для  приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность  денег в ее помещении, а также  при доставке их из учреждения банка  и сдаче в банк было обязанностью руководителя предприятия. В Положении  № 373-П такая обязанность прямо  не прописана. В нем лишь указывается  на обеспечение юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем организации  ведения установленных кассовых операций.

Кассовые операции

Кассовые операции ведет кассир – кассовый или иной работник, определенный руководителем из числа имеющихся  тружеников. Со своими должностными правами  и обязанностями кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии нескольких кассиров выбирается старший кассир.

В отличие от старого порядка  в Положении № 373-П прописано, что руководитель также вправе проводить  кассовые операции.

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с  которыми работодатель может заключать  письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу  вверенного имущества, а так же типовые  формы договоров о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержден  постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. В этом перечне содержатся кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а так  же другие работники, выполняющие обязанности  кассиров (контролеров).

Кассовые документы

Приходный кассовый ордер (далее –  ПКО) предназначен для приема на личных денег организацией и индивидуальным предпринимателем. По ПКО так же принимаются:

• остаток наличных денег, полученных под отчет;
• наличные деньги, сдаваемые уполномоченным представителем обособленного подразделения в порядке, определенном юридическим лицом.

Расходный кассовый ордер (далее –  РКО) служит для выдачи наличных денег  под отчет на расходы, связанные  с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Выдача наличных денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат проводится по РКО, расчетно-платежным  ведомостям, платежным ведомостям.

Для учета поступающих в кассу  и выдаваемых из нее наличных денег  ведут кассовую книгу.

В отличие от ранее действующего порядка в Положении № 373-П  упоминается о ведении книги  учета принятых и выданных кассиром денежных средств (далее – книга  учета денежных средств). Так, в ней  отражаются операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня. Записи в эту книгу вносятся в момент передачи наличных денег.

Однако в Положении № 373-П  ничего не говорится о ведении  журнала регистрации ПКО и  РКО. Напомним, что, согласно старому  порядку, в этом журнале подле- жат регистрации бухгалтерией приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу.

 

Оформление кассовых документов

Оформлять кассовые документы, в соответствии с Положением № 373-П, могут следующие  лица:

• главный бухгалтер;
• бухгалтер или другой работник, определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при его наличии) путем издания распорядительного документа;
• – руководитель – в случае, если отсутствует главный бухгалтер и бухгалтер. Основанием для оформления кассовых документов служат:
• – расчетно-платежные ведомости;
• – платежные ведомости;
• – заявления;
• – счета;
• – другие документы.

Перечисленные бумаги должны быть приложены  к кассовым документам.

Как и раньше, внесение исправлений  в кассовые документы не допускается.

Кто вправе подписывать  кассовые документы

Согласно Положению № 373-П, кассовые документы подписывают:

• приходный кассовый ордер – главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, кассир;
• расходный кассовый ордер – руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, кассир.

Кассир должен иметь:

• образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы;
• печать (штамп), содержащую (содержащий) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции.

Если кассовые операции ведет и  кассовые документы оформляет руководитель, то он же и подписывает кассовые документы. При этом образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Способы оформления кассовых документов

Кассовые документы, кассовая книга, книга учета денежных средств  могут оформляться двумя способами:

• на бумажном носителе;
• с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

При этом кассовые документы распечатываются  на бумажном носителе.

 

Прием наличных денег

В Положении № 373-П порядок приема и выдачи наличных денег расписан более подробно. Как и раньше, приемом наличных денег в кассу  организации (индивидуального предпринимателя) занимается кассир. При получении  ПКО он проверяет:

• наличие в документе подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;
• соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;
• наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО.

Прием наличных денег ведется полистным, поштучным пересчетом и таким  образом, при котором вноситель наличных денег может наблюдать за действиями кассира.

Затем кассир сверяет сумму, указанную  в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег.

Если вносимая сумма денег соответствует  сумме, указанной в документе, кассир подписывает его, квитанцию к  ПКО и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение  приема наличных денег их вносителю выдается квитанция к ПКО.

Допустим, вносимая сумма наличных денег не соответствует сумме, указанной  в ПКО. В этом случае кассир:

• или предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных денег;
• или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег.

Если вноситель отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму. ПКО кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег.

 

Выдача наличных денег

Согласно Положению № 373-П, кассир выдает наличные деньги непосредственно  получателю, указанному в РКО (расчетно- платежной ведомости, платежной ведомости). Для этого последний должен предъявить:

• либо паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• либо доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Подготовка к  выдаче

Получив РКО, кассир проверяет:

• наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера – наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;
• соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
• наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО;
• соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя на личных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Выдача наличных по доверенности

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет:

• соответствие указанных в РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, которые указаны в доверенности;
• соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа.

В расчетно-платежной ведомости (платежной  ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по доверенности».

Доверенность прилагается к  расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной  ведомости, платежной ведомости).

Может быть и так, что доверенность оформлена на несколько выплат или  на получение наличных денег у  разных юридических лиц (индивидуальных предпринимателей). В этом случае делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем.

Заверенная копия доверенности прилагается к РКО (расчетно-платежной  ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и прилагается к  РКО (расчетно- платежной ведомости, платежной ведомости) при последней выдаче наличных денег.

Выдача денег  по РКО

При выдаче денег по РКО кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму  и передает этот документ получателю, который указывает получаемую сумму (рублей – прописью, копеек – цифрами) и подписывает РКО.

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег  таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает тому наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной  в РКО.

Получатель пересчитывает под  наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по РКО  кассир подписывает его.

Выдача денег  под отчет

Для выдачи денег на расходы, связанные  с ведением деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя), работнику под отчет РКО оформляется  согласно его письменному заявлению. Оно составляется в произвольной форме и должно содержать:

• собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;
• подпись руководителя;
• дату.

Подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Сделать  это оно должно в срок, не превышающий  трех рабочих дней после дня истечения  срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу.

Согласно действующему ранее порядку, подотчетные лица предъявить в бухгалтерию  предприятия отчет об израсходованных  суммах и произвести окончательный  расчет по ним обязаны также не позднее трех рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или  со дня возвращения этих лиц из командировки.

Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) устанавливает срок, в течение которого должен быть проверен и утвержден авансовый отчет, а также произведен окончательный  расчет.

Проверку авансового отчета осуществляют главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель; утверждение – руководитель.

Так же как и раньше, наличные деньги под отчет выдаются при условии  полного погашения подотчетным  лицом задолженности по ранее  полученной под отчет сумме наличных денег.

Выплата зарплаты

Предназначенная для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается  согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Срок выдачи наличных денег на эти  выплаты определяется руководителем  и указывается в расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости).

Продолжительность срок а вы дачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Согласно старому порядку, на выдачу наличных денег в виде оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий отводилось не более трех рабочих дней (дл я предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до пяти дней), включая день получения денег в банке.