Порядок ведения кассовых операций

Старший кассир выдает необходимую  сумму согласно расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) кассирам под роспись в книге учета  денежных средств и ли по РКО на срок, установленный в ведомости.

Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и  передает расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику  для подписания. Затем кассир пересчитывает  подготовленную к выдаче сумму денег  таким образом, чтобы работник мог  наблюдать за его действиями. Выдача наличных производится полистным, поштучным  пересчетом в сумме, указанной в  расчетно-платежной ведомости (платежной  ведомости).

Работник пересчитывает под  наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньг и. Кассир не принимает от работника претензии  по сумме наличных денег, если тот  не пересчитал под наблюдением кассира  полученные им наличные деньги.

В последний день выдачи денег в  виде заработной платы, стипендий и  других выплат в расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) кассир:

• проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег;
• подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк;
• сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);
• оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм

Реестр депонированных сумм содержит:

• наименование (фирменное наименование) юридического лица (фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
• дату оформления реестра депонированных сумм;
• период возникновения депонированных сумм наличных денег;
• номер расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);
• фамилию, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги, его табельный номер (при наличии);
• сумму невыплаченных наличных денег;
• итоговую сумму по реестру депонированных сумм;
• подпись кассира и ее расшифровку;
• дополнительные реквизиты.

Реестры депонированных сумм нумеруются в хронологической последовательности с начала календарного года.

После оформления реестра депонированных су мм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость (платежную  ведомость), реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) и  подписания главному бухгалтеру и ли бухгалтеру, а при их отсутствии –руководителю.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется  РКО. Его номер и дату кассир проставляет  на последней странице расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости).

Если реестр депонированных сумм оформляет  руководитель, соответствие записей  в реестре депонированных сумм с  данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) заверяет он сам.

 

Кассовая книга

Как и раньше, кассовую книгу юридическое  лицо (индивидуальный предприниматель) ведет для учета поступающих  в кассу и выдаваемых из нее  наличных денег.

Платежный агент (банковский платежный  агент (субагент)) помимо этого ведет  еще одну кассовую книгу для учета  принятых им наличных денег.

Кассир в кассовой книге:

• производит записи по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги;
• сверяет содержащиеся в ней данные с данными кассовых документов;
• выводит сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.

Лимит остатка  наличных денег

Лимит остатка наличных денег –  это максимально допустимая сумма  денежных средств, которую можно  хранить в кассе для проведения кассовых операций после выведения  в кассовой книге суммы остатка  денег на конец рабочего дня.

Юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) устанавливает такой лимит самостоятельно путем издания соответствующего распорядительного документа, который  должен храниться в определенном руководителем порядке. При этом лимит остатка кассы в 2012 году в банке утверждать больше не нужно. Отметим, что раньше лимит остатка  наличных денег устанавливался банком, а с руководителями предприятий  он только согласовывался.

Правила расчета лимита остатка  наличных денег изложены в приложении к Положению № 373-П. Согласно им, при  установлении данного ограничения  можно исходить или из объема поступлений, или из объема выдач наличных денег. Последний показатель используется при отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные  работы, оказанные услуги.

Итак, вариант первый. Сумму поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период сначала делят на рабочие дни указанного периода, а потом умножают на рабочие дни, приходящиеся на период времени между днями сдачи в банк поступивших наличных денег.

Вариант второй. Сумму выдач наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам) за расчетный период делят на рабочие дни этого периода. Затем полученный результат умножают на рабочие дни промежутка времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам).

Следует иметь в виду, что в  обоих случаях расчетный период не должен превышать 92 рабочих дня  юридического лица, индивидуального  предпринимателя. А период времени  между днями сдачи в банк (получения  из банка) наличных денег не должен быть более семи рабочих дней (при  расположении юридического лица, индивидуального  предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – 14 рабочих дней).

Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, определяет лимит с учетом наличных денег, хранящихся в этих структурных единицах. Однако если организация открыла обособленному  подразделению для совершения им операций счет в банке, то лимит остатка  наличных денег устанавливает данный обособленец в порядке, предусмотренном для юридического лица.

Наличные сверх  лимита

Хранить наличные деньги сверх лимита, то есть свободные денежные средства, на счетах в банках – обязанность  организации (индивидуального предпринимателя).

Накопление в кассе наличных денег сверх установленного ограничения  не допускается, за исключением дней выплат заработной платы, стипендий, вознаграждений, включенных в фонд заработной платы, и выплат социального характера. В указанные дни входит день получения  наличных денег с банковского  счета на указанные выплаты, а  также в выходные, нерабочие праздничные  дни в случае ведения юридическим  лицом, индивидуальным предпринимателем в это время кассовых операций.

Свободные денежные средства уполномоченный представитель организации (индивидуальный предприниматель или его уполномоченный представитель) могут внести напрямую в банк. Так же деньги могут быть сданы для зачисления, перечисления или перевода их на банковский счет юридического лица, индивидуального  предпринимателя:

• в организацию, входящую в систему Банка России, уставом которой ей предоставлено право осуществления перевозки и инкассации наличных денег, а также кассовых операций в части приема и обработки денежных средств;
• или в организацию федеральной почто- вой связи.

Что касается обособленного подразделения, то его уполномоченный представитель  помимо перечисленных выше организаций  может внести на личные деньги своему юридическому лицу.

Отметим, что, согласно старому порядку, предприятия были обязаны сдавать  в банк всю денежную наличность сверх  установленных лимитов остатка  наличных денег в кассе в порядке  и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Административная  ответственность

Пунктом 1 статьи 15.1 Кодекса об административных правонарушениях установлена ответственность  за нарушение порядка работы с  денежной наличностью и порядка  ведения кассовых операций, выразившееся в:

• осуществлении расчетов наличными деньгами с друг ими организациями сверх установленных размеров;
• неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
• несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Это штраф в размере:

• от 4000 до 5000 рублей в отношении должностных лиц;
• от 40 000 до 50 000 рублей в отношении юридических лиц.

Отметим, что в Положении № 373-П  не содержится указаний на то, что банки  систематически проверяют соблюдение предприятиями требований порядка  ведения кассовых операций. Вместе с тем в статье 15.2 Кодекса об административных правонарушениях  предусмотрена ответственность  за невыполнение должностным лицом  учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций. Это штраф в размере от 2000 до 3000 рублей.

Таким образом, сотрудники банков не освобождены от обязанности проведения контроля за соблюдением кассовой дисциплины своих клиентов.