Предложения по совершенствованию учета и контроля за денежными средствами

 

При проверке кассовых операций аудитор  использует все методы получения аудиторских доказательств, чтобы составить свое мнение о постановке бухгалтерского учета на данном предприятии, достоверности и объективности учетных данных, эффективности системы внутреннего аудита. Основными методами сбора аудиторских доказательств являются:

- участие в инвентаризации;

- наблюдение за выполнением  хозяйственных или бухгалтерских операций;

- устный опрос;

- получение письменных подтверждений;

- проверка документов;

- проверка арифметических расчетов.

Приступая к проверке кассовых операций, следует проверить правильность их документального оформления, при  этом обращают внимание на полноту  заполнения реквизитов приходных и  расходных документов; обязательную регистрацию приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и др.; наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и т.п. — для этого следует изучить отчеты кассира и все приложенные к ним первичные документы.

Контролируя соблюдение порядка осуществления  кассовых операций и их отражение  в учете целесообразно применить  метод взаимного контроля, при  котором сравнивают отражение одной  кассовой операции в различных учетных  регистрах (по корреспондирующим счетам). Например, поступление денежных средств, отраженное в ведомости №l по дебету счета 50, сопоставляют с данными журналов-ордеров № 2,7, учетными регистрами по счетам 62, 76, 90,91 и др. Эти суммы должны совпадать.

В ходе проверки выясняется также  соблюдение установленного лимита расчета наличными деньгами между юридическими лицами, а также соблюдение лимита остатка кассы, установленного на предприятии. Следует установить причины наличия превышения остатков над лимитом, так как оно допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия. В остальных случаях несоблюдение лимита остатка кассовой наличности расценивается как нарушение порядка ведения кассовых операций.

При проверке обязательно контролируют правильность указанной в учетных регистрах по счету 50 «Касса» корреспонденции счетов, подсчета оборотов и остатков по данному счету. Для этого сверяют данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц проверяемого периода по датам.

Как свидетельствует опыт аудиторских  проверок, наиболее распространенными  ошибками, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются следующие:

- отсутствие первичных кассовых  документов или оформление их с нарушением установленных требований;

- неоприходование и присвоение  поступивших денежных средств;

- излишнее списание денег по  кассе с повторным использованием одних и тех же документов или подложных документов;

- несоблюдение установленного  лимита расчетов наличными деньгами  между юридическими лицами;

- осуществление расчетов с населением  за готовую продукцию, товары, услуги без применения контрольно-кассовых  машин;

- некорректное отражение кассовых  операций в учетных регистрах;

- арифметические ошибки при  подсчете оборотов и остатков  в учетных регистрах при ручном  ведении учета;

- формальное проведение инвентаризаций  кассы.

2.3 Аудит операций по  движению денежных средств на  расчетном и специальных счетах  в банках

При аудиторской проверке банковских операций особое внимание обращается на соблюдение действующего законодательства при их осуществлении. В соответствии с которым организации обязаны хранить свои денежные средства (сверх наличного лимита) в обслуживающих учреждениях банков. Расчеты с учреждениями банка возникают в связи с хранением денежных средств на расчетном, текущем и других счетах, получение краткосрочных и долгосрочных ссуд, их погашением и переоформлением, претензиями к банку по ошибочным записям на счетах. Расчеты через учреждения банков между организациями осуществляются по безналичным формам расчета.

Порядок открытия и режим банковских счетов, а также осуществления операций, связанных с безналичными расчетами, регулируются специальными инструктивными указаниями Центрального банка России.

Самостоятельное регулирование банковских операций не допускается, и поэтому большого внимания требует проверка этих операций последовательно, согласно соответствующему разделу аудиторской программы. Данный раздел аудиторской программы должен включать:

- установление наличия расчетных,  текущих, валютных и прочих  счетов организации в банках (в  каких учреждениях банка открыты эти счета);

- проверку законности совершаемых  по банковским счетам хозяйственных  операций, правильности их документального  оформления;

- проверку полноты и своевременности  оприходования поступивших на счета денежных средств;

- проверку полноты и своевременности  оплаченных средств по предъявленным  счетам;

- проверку своевременности перечисления  налогов в бюджет и обязательных  платежей во внебюджетные фонды;

- проверку полученных в банке  средств и оприходованных в  кассу, а также целевого использования  этих средств;

- определение платежеспособности  организации и причин просрочек расчетов с разными кредиторами, в том числе с банками по ссудам и бюджетом по налогам;

- проверку соответствия по каждому  безналичному расчету с организациями  их договорным взаимоотношениям;

- контроль достоверности и экономической  целесообразности проведения отдельных  банковских операций;

- проверку соответствия данных  о наличии и движении денежных средств, отраженных в документах и записях;

- проверку правильности корреспонденции  счетов по банковским операциям.

Источниками информации для аудирования  данных вопросов являются: договоры с  юридическими и физическими лицами, исполнительные листы и претензионные  иски; выписки банка с приложенными к ним денежно-расчетными документами; Главная книга; листки расшифровки, журналы-ордера №1, 2, 3, ведомость №1, 2 журнально-ордерной формы учета или машинограммы оборотов по соответствующим счетам 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет» и 55 «Специальные счета в банках» и др.

Наиболее полно выявляется соблюдение действующего законодательства при совершении банковских операций в ходе документальной проверки. Однако до начала документальной проверки целесообразно еще раз оценить состояние внутреннего контроля и системы учета банковских операций, а уже потом решить, каким способом их проверять — сплошным или выборочным. Это можно сделать путем устного или письменного тестирования (табл. 1.2).

Таблица 1.2 – Вопросник  тестов контроля банковских операций

№	Направления и вопросы  контроля	Ответы
		Нет ответа	Да	Нет
1 2 3   4	Условия: Открыты ли в других банках незарегистрированные счета? Заключен ли с банком договор  о банковском счете? Лишены ли доступа к бланкам  чеков, платежных поручений, не отвечающие за них лица? Запрещено ли подписывать чистые чеки?		х   х   х	х
Продолжение таблицы 1.2
5 6   7	Подтверждение: Проверяет ли главный бухгалтер  выписки банка, счета-фактуры, накладные? Проверяют ли внутренние аудиторы соответствие проведенных операций договорным взаимоотношениям? Осуществляется ли ежемесячная  сверка с банком и подтверждение  сальдо средств на счетах?		х       х	х
8 9 10 11	Полнота: Нумеруются ли выписанные банковские документы? Регистрируются ли платежные документы  в специальном журнале? Отражается ли поступление выручки  от реализации продукции на расчетный  счет согласно учетной политике? Обрабатываются ли и отражаются ежедневно выписки банка в  учете?		х   х   х	х
12 13	Реальность: Осуществляет ли банк контроль за соблюдением платежно-расчетной  дисциплины? Проверяют ли внутренние аудиторы подлинность  банковских документов?		х	х
14	Разрешение: Подписываются ли банковские документы  руководителем и главным бухгалтером?		х
15	Точность: Проверяют ли внутренние аудиторы точность отражения операций по оприходованию  и списанию денег на банковских счетах?			х
16	Проверяет ли главный бухгалтер  соответствие данных о наличии и  движении денежных средств, отраженных в документах и записях?		х
17	Классификация: Разработан ли примерный проект отражения банковских операций на счетах бухгалтерского учета?			х
18   19	Учет: Проверяет ли главный бухгалтер  своевременность и правильность отражения данных выписок банка  в регистрах бухгалтерского учета? Верно ли отражаются в учете аккредитивы  и расчеты по чекам из (не) лимитированных чековых книжек?		х   х
20	Периодизация: Датируются ли платежные  документы в журнале регистрации  по дате указанной в документе?		х

Из данных вопросника аудитор делает вывод о состоянии системы  бухгалтерского учета и внутреннего  аудита банковских операций и определяет основные направления и методы проверки.  

Проверка проводится по всем счетам, открытым предприятием в банках, и прежде всего по расчетному счету. В первую очередь аудитору необходимо ознакомиться с корреспонденцией счетов, указанной в Главной книге. Это позволит выявить наиболее часто встречающиеся операции и проверить правильность бухгалтерских проводок. Особое внимание следует обратить на корреспонденцию счетов по записям, не типичным для проверяемой организации.

При аудите операций по расчетному счету  аудитор также проверяет:

- порядок ведения учетных регистров;

- ведутся ли регистры синтетического  учета по каждому расчетному счету, открытому в банке, составляется ли сводный регистр;

- своевременность отражения в  регистрах синтетического учета  операций по движению денежных  средств на расчетном счете;

- производятся ли записи в  учетные регистры по каждой  выписке банка.

В начале проверки обязательно сверяют  остатки на счетах по выпискам банка и по учетным регистрам, а также обороты и остатки по счетам 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути» в учетных регистрах и в Главной книге.

Аудит операций, совершенных в отчетном периоде, осуществляется путем тщательного изучения выписок банка с приложенными к ним платежными документами. При этом банковские документы изучаются по существу, т.е. аудиторам следует установить: обоснованность всех перечислений с расчетного счета (договора, расчеты платежей и т.п.). Также аудиторам следует изучить полноту и своевременность оприходования оплаченных товарно-материальных ценностей; достоверность документов на получение ссуд или предоставление займов; правильность и законность операций с аккредитивами, векселями и др. Особое внимание следует уделить выявлению случаев совершения незаконных банковских операций, т.е. операций, осуществленных без договоров между предприятиями или по бестоварным счетам.

При проверке поступивших на счета  денежных средств устанавливается правильность их учета и полнота зачисления. Перечисленную покупателями выручку сверяют с записями в учетных регистрах по счетам учета реализации (90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы») и по счетам учета расчетов с покупателями и заказчиками (62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»). Поступление денежных средств от прочих дебиторов (по договорам аренды, простого товарищества, штрафных санкций и др.) проверяют по данным выписок и приложенным к ним документам. Аудиторы должны проверить наличие договоров, подтвердить обоснованность и полноту зачисления денежных средств.

В ходе проверки выясняют также правильность указания корреспонденции счетов по зачислению денежных средств на счета в банках, своевременность выделения НДС по поступившим суммам выручки, авансов и др.

Аналогично осуществляется контроль операций по списанию денежных средств  с расчетного и других банковских счетов. Особое внимание обращают на своевременность и полноту оприходования в кассу полученных из банка наличных денег, законность перечисления средств по счетам поставщиков и прочих кредиторов. Такие операции должны быть подтверждены документально (договорами, актами сдачи-приемки выполненных работ, накладными на материальные ценности и др.).

Правильность корреспонденции  счетов по списанию денежных средств  с расчетного и других счетов проверяют  по данным учетных регистров по счетам 51 и 55. При этом уточняют правомерность отнесения на издержки отдельных видов расходов. Средства, списанные с расчетного и других счетов в банках, не могут относиться непосредственно на счета учета издержек (20, 26, 44 и др.), предварительно они должны быть отражены на счетах учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, разными дебиторами и кредиторами — 60 и 76. Исключения составляют отдельные расходы по операционным, внереализационным и чрезвычайным операциям, которые сразу списываются на счет 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы», 99 «Прибыли и убытки» по мере их оплаты. Поэтому следует сначала убедиться, что под видом текущих затрат предприятием не списаны расходы на капитальные вложения, на научно-исследовательские работы, на оплату социально-бытовых и других услуг, которые должны финансироваться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения. Для этого проводится сплошная проверка документов и взаимная сверка регистров учета по указанным счетам. Тем самым обеспечивается необходимая аналитичность учета и возможность контроля отдельных видов затрат.

Особое внимание аудитор должен уделить операциям по бесспорному (безакцептному) списанию банком денежных средств. Это возможно лишь на основании решения суда, прямого указания закона, договора клиента с банком.

В ходе проверки устанавливают, предусмотрена  ли договором банковского счета  выплата банком процентов за пользование  денежными средствами и как они отражаются в учете организации (ежемесячно или по факту зачисления процентов на расчетный счет). Неправильное отражение причитающихся процентов может привести не только к искажению финансового результата за отчетный период, но и к налоговым санкциям.

Кроме расчетных счетов организации  могут иметь и прочие счета  в банках, на которых учитываются  денежные средства, подлежащие обособленному хранению. Открытие специальных счетов в банках вызвано также спецификой ведения отдельных форм расчетов между организациями. Аудиторская проверка проводится по каждому специальному счету в банке.