Расчет с подотчетными лицами по загранкоммандировкам

3.2 Системы расчетов с подотчетными лицами в ООО "Рисм".

              Выдача наличных денежных средств в подотчет на командировку работнику ООО "Рисм" оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером ( после расчета бухгалтерией причитающихся сумм аванса. Расчет производится после получения бухгалтером копии приказа о направлении в командировку конкретного сотрудника.
Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Письмом Минфина Российской Федерации от 27 мая 1996 года №48 с 1 июня 1996 года установлены следующие нормы возмещения расходов, связанных с командировкой работников в организации, расположенные на территории Российской Федерации:

- оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (например, квитанцией гостиницы), но не более 145 рублей в сутки, а при отсутствии подтверждающих расходы документов - в размере 4,5 руб. в сутки;
- оплата суточных - 22 рубля за каждый день нахождения в командировке.
       Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом ограничений на использование видов транспорта).
       Сумму аванса разрешается расходовать строго на цели, на которые они были выданы; передача подотчетных сумм одним работником другому запрещена. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию ООО "Рисм" авансовые отчеты о произведенных фактических расходах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах на командировки должны быть предоставлены в течение 3 дней по возвращению из командировки (этот срок зафиксирован в учетной политике предприятия). Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица обязаны возвратить в кассу. Новый аванс им выдается только после полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Затем отчет утверждает руководитель ООО "Рисм".

        В бухгалтерском учете подотчетные суммы учитывают на активно-пассивном синтетическом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выдачу денежных авансов отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса".
       Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счета 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и в дебет других счетов в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 "Касса". Взнос наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется отдельно по каждой хозяйственной выдаче.

     Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере предоставления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям производятся по той же строке. В то же время, журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально- ордерной формы счетоводства, в части расшифровок оборота по кредиту счета 71.

     Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на отчете и в документах корреспондирующие счета, отвечающие целевому направлению расхода.

4. Этапы проведения аудиторской проверки расчетов с  подотчетными лицами

4.1. Подготовительная деятельность до начала проверки

Для принятия обоснованного решения необходимо целенаправленно и, по возможности, оперативно ознакомиться с вероятным клиентом. Прежде всего необходимо ознакомиться с учредительными документами, в которых оговорены виды деятельности предприятия, причем очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородных видов хозяйственной и коммерческой деятельности. Можно предположить, что в этом случае персонал бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленным в области учета разнородной деятельности, допустит значительное количество ошибок и нарушений. Вероятно, в результате этого обстоятельства осложнится проверка, увеличатся время на ее проведение и оплата.

При знакомстве с потенциальным клиентом аудитор получает, в частности, материалы заседаний акционеров и отчетность по хозяйственной деятельности, уясняет направления и масштабы работы, проводит беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получает необходимую информацию от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее. Например, едва ли аудитору имеет смысл осуществлять проверку сомнительных хозяйствующих субъектов (фирм, товариществ), возглавляемых лицами криминогенных наклонностей, ставящих целью получение максимальных доходов любым путем.

4.2. Сбор аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов

              При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения аудиторских доказательств:

      наблюдение или участие в инвентаризации;

      наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

      устный опрос;

      получение письменных подтверждений;

      проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

      проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

      проверка арифметических расчетов;

      анализ.

Указанные методы применяются к различным объектам контроля и служат для выявления одного или нескольких возможных нарушений. В Приложении 1 дано обобщение методов контроля для выявления приведенных в разделе 3.3. типичных нарушений.

4.3. Оформление результатов аудиторской проверки

              Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

              В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

              Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.

Аудиторское заключение — официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны четыре вида аудиторских заключений:

      заключение без замечаний (безоговорочное заключение);

      заключение с замечаниями (заключение с оговорками);

      отрицательное заключение;

      заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

Первый вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно.

Заключение с замечаниями делается при выявлении аудиторами отдельных легко устранимых недостатков, в целом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

Отрицательное заключение дается в случае выявления серьезных нарушений и запущенности бухгалтерского учета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

       Четвертый вариант завершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию.

Заключение

В процессе жизнедеятельности любого предприятия расчеты занимают одно из главных мест в системе бухгалтерского учета. Во время аудиторской проверки расчётов с подотчётными лицами, аудитору приходится учитывать наряду с общими моментами специфические аспекты, касающиеся непосредственно аудита кассовых операций. На больших предприятиях объем работы по проверке расчётов с подотчётными лицами может быть очень большим. Поэтому необходимо стремится по возможности сокращать время проведения проверки , но при этом качество проверки не должно быть хуже. Идут постоянные изменения по нормативной бухгалтерской и сопредельная налоговой нормативной базе, касающаяся расчетных операций что заставляет постоянно пополнять методологический багаж. Для удобства в настоящее время практикуется выработка четких методик проверок каждого из расчетных счетов или указанного выше раздела. Задача состоит в том, чтобы на стадии планирования проверки определить состав контрольных процедур (сами процедуры должны быть разработаны заранее). Кроме того, при проведении проверки рекомендуется запросить у клиента определенный набор документов и учетных регистров (например, авансовые отчёты за проверяемый период) и, следуя заранее описанной процедуре, осуществлять проверку.

Финансово-хозяйственная деятельность предприятий постоянно находится в центре внимания контролирующих органов. Вследствие этого, аудиторам необходимо стараться уменьшать риски в своих проверках, поэтому необходимо разрабатывать новые методики проверок.