Расчеты с подотчетными лицами

Содержание:

1. Теоретическая часть…………………………………………………..………………3

    1.1 Введение…………………………………………………………………………….3

    1.2 Расчеты с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям……….5

    1.3 Заключение………………………………………………………………………...13

2. Практическая часть…………………………………………………………………....14

3. Список использованной  литературы……………………………………………….24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретическая часть

1.1 Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации. При этом в бухгалтерском  учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Тем не менее, практика аудиторских  проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля учета  расчетов с работниками предприятия. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Основным нормативным  документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы собственности, является Закон «О бухгалтерском учете и отчетности». Он определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливающие требования, предъявляемые к составлению и предоставлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации.

В соответствии с  законом  о бухгалтерском учете и отчетности российские предприятия должны обеспечивать:

• единообразие ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций всеми организациями;
• сопоставимость учетной информации различных организаций;
• достоверность учетной информации каждой организации.

Кроме того, руководитель организации  обязан организовать бухгалтерский  учет и создать необходимые условия  для правильного его ведения. Он должен обеспечить неукоснительное  выполнение всеми подразделениями  и работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета документов и сведений.

Правильное ведение учетной  политики позволит предприятию не допустить  негативных моментов и ошибок при  ведении своей хозяйственной  деятельности. Правильное оформление учета расчетов с подотчетными лицами позволит избежать конфликтные ситуации, которые могут возникнуть между руководителем предприятия и его работниками.

Подотчетные лица - работники  предприятия, которые получили в  кассе деньги авансом и обязаны  за них отчитаться. Выдача наличности под отчет проводится из кассы  предприятия при условии полного  отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам, т.е. в случае предоставления в бухгалтерию  авансового отчета об израсходованных  денежных средствах и одновременного возврата в кассу предприятия  остатка наличности, выданной под  отчет. Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот участок бухгалтерского учета является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

 

 

 

1.2 Расчеты с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

 

Ведение бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них  обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы  целесообразно представить в  виде следующей системы:

• 1-ый уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.
• 2-ой уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.
• 3-ий уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.
• 4-ий уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

В силу того, что расчеты  с подотчетными лицами затрагивают  несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете  регламентированы в Федеральном  Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень) (13).

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила  оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций» (14).

В связи с тем, что расчеты  с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными  должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ (15), в соответствие с  которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним  юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение  предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную  стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального  налога, т.е. они находят свое отражение  в следующих главах Налогового Кодекса  РФ (16). Глава 21 «Налог на добавленную  стоимость», регламентирует правила  списания НДС при осуществлении  расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения  НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль  организаций» оговаривает порядок  учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при  расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

Кроме того, расчеты с  подотчетными лицами находят свое отражение  в Положении по бухгалтерскому учету  №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень).

При оформлении командировочных  расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ , который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается  Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

• Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.
• Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:
• приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
• расходный кассовый ордер (форма КО-2) – выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
• командировочное удостоверение (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
• авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).
• Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

 

Выдача и  учет подотчетных сумм.

Определенные виды хозяйственных  и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях  допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право  получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем  организации в учетной политике (приложение). Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные  и операционные расходы.

Денежные средства могут  выдаваться под отчет на командировочные  расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в  других организациях и физических лиц  товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем  организации списка подотчетных  лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее  выданным суммам.

Выдача денежных средств  под отчет оформляется расходным  кассовым ордером (форма №КО-2). Бухгалтер  выписывает расходный кассовый ордер  на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении  работник указывает необходимую  сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная  сумма. Передача подотчетных сумм одним  лицом другому запрещается.

Наличные деньги под отчет  выдаются конкретному работнику  только при условии, что он полностью  отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская  задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.

Согласно Порядку ведения  кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются  руководителем организации. Эти  сроки могут быть установлены  единым приказом по организации. При  этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных  лиц, так и разные сроки для  разных подотчетных лиц.

Порядок выдачи подотчетных  сумм и определения сроков, на которые  они выдаются, необходимо предусмотреть  в приказе по учетной политике организации.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных  кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные, согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению руководителя организации  для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок  за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Предприятия, как правило, ведут специальные журналы –  «Журнал учета работников, прибывших  из командировки» и «Журнал учета  работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в  командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные  за ведение этих журналов, назначаются  приказом руководителя предприятия.

Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном  удостоверении (форма №Т-10), которое  выписывается отделом кадров на основании  приказа руководителя. В нем указывается  фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также  должны проставляться отметки о  выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию  организации командировочное удостоверение  и составляет авансовый отчет (форма  №АО-1), который подтверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им расходы.

Командированному работнику  возмещаются следующие расходы  по командировке, при наличии приложенных  оправдательных документов:

• расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;
• суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;
• различные страховые и комиссионные сборы;
• сборы за услуги аэропортов, вокзалов;
• расходы на провоз багажа.