Расчеты с подотчетными лицами

В Положении о командировках не оказалось нормы, имевшей место в Инструкции № 62 (п.8): на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Можно предположить, что режим работы командированный согласует со своим работодателем.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ [6]. Работать в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, кроме исключительных случаев [2, с.60]. Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится в случае необходимости выполнения заранее не предвиденных работ с письменного согласия работников и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Особые условия предусмотрены для инвалидов и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя. Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни без согласия работников допускается только в строго оговоренных ТК РФ случаях: аварии, катастрофы, бедствия и т.д.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере [2, с.77]. Конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. При этом по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

В Инструкции № 62 было положение о том, что, если день отъезда совпадает с выходным, работнику предоставляется отгул. В новом документе такого положения нет.

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

В случае временной нетрудоспособности работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства. При этом законодатель ограничивает продолжительность времени, в течение которому нетрудоспособному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные: это срок не может превышать двух месяцев.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачиваются на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

2.6 Не состоявшиеся  командировки

Организации иногда сталкиваются с ситуациями, когда командировки по каким-то причинам срываются. Между тем, деньги могут быть к этому моменту потрачены: куплены билеты, оплачена бронь на гостиницу, получены визы и т.д. И если, сдав билеты, хотя бы часть денег можно вернуть, то пошлину за получение визы обратно получить нельзя.

Не исключена ситуация, когда сотрудник приобрел авиабилет для поездки в командировку, но в связи с непредвиденными обстоятельствами по решению руководителя организации командировка была отменена. Сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета, или не получил вообще.

В этом случае при сдаче наличных денег, полученных под отчет, сотрудник прикладывает к авансовому отчету документ о возврате билета с суммой удержанного сбора.

Включать ли сумму удержанного сбора в налоговую базу для исчисления налога на доходы физических лиц?

При возврате в кассу организации командированным физическим лицом полученных под отчет наличных денег в связи с отменой командировки с приложением к авансовому отчету документа о сдаче билета и уплате сбора за эту операцию сумма сбора не включается в совокупный доход [3, с296].

В бухгалтерском учете затраты, понесенные в связи с отменой командировки, включают в состав прочих расходов. Чтобы учесть расходы на несостоявшуюся командировку в налоговом учете, необходимо, чтобы они были экономически оправданными и подтверждены документами. То есть фирме придется позаботиться о том, чтобы доказать, что командировка сама по себе была оправданной и что отмена командировки также обоснованна, в том числе получением прибыли.

Скажем, штраф, который обычно удерживают при возврате билетов, можно считать неустойкой за нарушение договора перевозки. А такие штрафы включаются в состав внереализационных расходов [3, с.390]. Подтверждает указанные расходы билет, который выписывают на сумму штрафа. Организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету при наличии экономически обоснованных и документально подтвержденных причин неиспользования билета.

А вот включить в расходы стоимость виз при отмене загранкомандировки не удастся. По мнению Минфина России, высказанному в письме от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134, хотя статья 264 Налогового кодекса РФ позволяет списать на расходы стоимость виз по командировкам, любой расход должен быть обоснован.

2.7 Гарантии и  компенсации при командировках

За время нахождения в командировке нужно начислять заработную плату исходя не из заработка за текущий месяц, а из среднего заработка, начисленного за предыдущие периоды [2, с.81]. Также следует отметить, что за работником сохраняется и место работы. Средний заработок сохраняется за сотрудником за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Средний заработок определяется в соответствии с порядком, определенным "Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы", утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. № 922

Заработная плата пересылается командированному работнику, по его просьбе, за счет объединения, предприятия, учреждения, организации, которыми он командирован.

Расчет производится исходя из фактически начисленных работнику выплат и фактически отработанного времени им за 12 месяцев, предшествующих моменту выезда в командировку. Впрочем, период для расчета среднего заработка может быть иным. Нужно, чтобы он был закреплен в коллективном договоре. При определении количества дней нахождения работника в командировке нужно учитывать: день отъезда в командировку: либо текущие сутки, либо последующие сутки. Если пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до них [5]. По аналогии определяется и день приезда.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется на том объедении, предприятии, учреждении, организации, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работу средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними [8].

3.3 Особенности исчисления  налога на доходы физических  лиц при оплате командировочных  расходов

Главой 23 Налогового кодекса РФ не предусмотрено каких-либо различий в обложении налогом на доходы физических лиц между командировками внутри страны и за рубежом. Единственным различием является то, что при командировках за границу перечень расходов, не включаемых в налогооблагаемый доход, шире, по сравнению с командировками внутри страны.

В частности, при оплате организацией командированному лицу расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:

– суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством;

– фактически произведенные и документально подтвержденные целевые (обратите внимание - целевые, то есть обоснованные) расходы на:

а) проезд к месту назначения и обратно;

б) сборы за услуги аэропортов;

в) комиссионные сборы;

г) расходы на проезд в аэропорт или на вокзал, в местах отправлении, назначения или пересадок;

д) провоз багажа;

е) расходы по найму жилого помещения;

ж) оплату услуг связи;

з) получение и регистрацию служебного заграничного паспорта;

и) получение виз и консульские сборы;

к) расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В случае непредставления командированным лицом документов, подтверждающих осуществление расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных законодательством РФ.

Организация может самостоятельно установить нормы компенсации расходов по найму жилья во время командировок на территории России и за границей для целей бухгалтерского учета, превышающие установленные нормы.

При налогообложении доходов физических лиц с 1 января 2008 года следует учесть следующие особенности:

– Для командировок по России не надо будет удерживать НДФЛ с суточных, величина которых не превышает 700 руб. в день, для командировок за рубеж лимит составляет не более 2500 руб. Соответствующие поправки внесены в пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ и действуют они с 1 января 2008 года.

– В случае направления работников в командировки при получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода. Таким образом, дата фактического получения работником подлежащего налогообложению дохода в виде суммы денежных средств, превышающих нормы суточных определяется как дата выплаты суточных. Соответственно, при расчете подлежащей налогообложению суммы фактически полученных суточных над их нормативным размером, необходимо применять курс иностранной валюты к рублю, действующий на дату выплаты суточных [3, с.296].

– Услуги за пользование VIP-залом подлежат включению в совокупный доход, облагаемый НДФЛ. Налоговый кодекс РФ позволяет принимать к учету только производственные и экономически обоснованные расходы.

То есть, исходя из этого, можно сделать вывод, что если дополнительная услуга является обязательной, но выделена отдельно в счете гостиницы, к примеру, плата за телевизор, холодильник, то она не облагается налогом на доходы физических лиц. Но если такие услуги являются добровольными и призваны удовлетворять личные потребности командированных работников (например, плата за мини-бар, бассейн, кабельные каналы телевидения и т.д.), то они должны облагаться налогом на доходы физических лиц.

Подобная же ситуация и с завтраками. Если завтраки предоставляются гостиницей, но в счете отдельной строкой не выделяются, то их в целях начисления НДФЛ не определяют. В случае если их сумма выделена отдельной строкой, тогда эти расходы должны покрываться за счет суточных. Суммы расходов на завтраки в гостинице, оплаченные отдельно, сверх суточных, должны облагаться НДФЛ.