Расчеты с подотчетными лицами

По возвращении из командировки работник на своем служебном задании (форма Т-10а) должен заполнить раздел 11 “Краткий отчет о выполнении задания”.

В каждом конкретном случае содержание отчета определяется теми целями и задачами, которые стояли перед командируемым. В зависимость от этого в отчет может быть включена информация, начиная от конкретного перечисления вопросов, решенных в ходе командировки, до изложения впечатлений о переговорах - как они прошли, в какой обстановке, какие доводы приводили стороны и т.п. В конкретной организации может быть принята своя форма отчета о командировке с учетом специфики деятельности.

Отчет о результатах командировки может быть коллективным или индивидуальным (если в командировке была группа работников).

Если попытаться сформулировать общие требования к отчету о результатах командировки, то в него можно включить графы под ответы на следующие вопросы:

1) цель командировки;

2) сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких  населенных пунктов или объектов  указывается срок пребывания  в (на) каждом из них);

3) конкретный перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки;

4) перечень должностных лиц, с  которыми командируемый вступал  в контакт при обсуждении тех  или иных вопросов;

5) реализация целей поездки (подробная  информация о вопросах, изученных (решенных) в ходе командировки  с приложением соответствующих  документов);

6) оценка состояния дел в той  или иной области деятельности  посещенной организации, сопоставление  форм и методов работы, принятых  в ней аналогами своей компании (по изученному перечню вопросов);

7) выводы, предложения, рекомендации  по путям использования изученного  в ходе командировки положительного  опыта.

8) Другие вопросы, которые работник  полагает необходимым отразить  в отчете по итогам поездки.

Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения, где работник работает, и утверждается руководителем организации. Затем документ поступает в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением ( форма Т-10), если оно выписывалось, и авансовым отчетом (форма № АО-1).

Таким образом, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу организации, либо возмещение работнику организации понесенных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).

Проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводит работник бухгалтерии.

Проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняет руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания применяется унифицированная форма Т-10а.

Оформление командировочного удостоверения (форма Т-10).

 

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направления в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытие и убытие в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица.

ОФОРМЛЕНИЕ ЗАГРАНКОМАНДИРОВОК.

В связи с постоянным расширением внешнеэкономических связей российских организаций с партнерами из дальнего и ближнего зарубежья учащаются заграничные командировки.

Командированному работнику перед отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплату командировочных расходов. Денежный аванс выдается в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, исходя из норм, установленных законодательно либо в организации (п. 17 Инструкции № 62).

Выдача аванса в иностранной валюте для командировочных расходов при командировании работника за границу предусмотрена действующим валютным законодательством.

Выезд представителя российской организации в загранкомандировку

Оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу:

- страна (либо страны) пребывания;

- сроки командировки (в том числе  в каждой отдельной стране  пребывания);

- каким транспортом осуществлялся  проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом);

А так же иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику.

Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте Российской Федерации - в рублях, и в иностранной валюте.

Оплата загранкомандировок производится на основе норм, утвержденных приложением к приказу Минфина РФ от 2 Август а 2004 г. № 64н “Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран.”

Нормы возмещения расходов по загранкомандировкам установлены в свободно конвертируемой валюте, которую организация может приобрести через уполномоченный банк. Обычно аванс на командировочные расходы выдается работнику в той валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если же нормы установлены в редко используемых неконвертируемых иностранных валютах, то организация может выдать работнику аванс на командировочные расходы в любой свободно конвертируемой валюте.

При этом смета командировочных расходов составляется также в свободно-конвертируемой иностранной валюте, а пересчет редко используемой иностранной валюты в свободно конвертируемую производится через рубли по курсу Банка России на дату выдачи. Если национальная валюта другой страны не конвертируется Банком России, то пересчет расходов, выраженных в этой неконвертируемой валюте, производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или с помощью кросс-курса. Информацию об этих курсах организация может запросить в валютном отделе уполномоченного банка.

В соответствии с действующими нормами валютного законодательства российская организация имеет право без ограничений осуществлять приобретение иностранной валюты у других резидентов, а так же осуществлять отчуждение таковой нерезидентами на законных основаниях, к которым, несомненно, относится и направление представителя организации в служебную командировку за границу (подо. 9 и 14 ст. 9 Федерального закона от 10 Декабря 2003 г. № 173-ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”):

а) операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой;

б) операций по оплате и (или) возмещению расходов, связанных со служебными поездками за пределы территории Российской Федерации работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

В том случае, если организация, отправляющая работника за границу, не имеет необходимого количества валютных средств на своем счете, то приобрести валюту она может через уполномоченные банки - такое правило установлено п. 1 ст. 11 Закона о валютном регулировании.

“ Купля-продажа иностранной валюты и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в Российской Федерации производится только через уполномоченные банки. ”

При получении иностранной валюты на загранкомандировку, организация должна обратить внимание на следующие моменты:

- снять валюту с валютного  счета можно не ранее чем  за 10 рабочих дней до убытия  работника в командировку за  рубеж;

- основанием для выдачи уполномоченным  банком наличной иностранной  валюты является заявление организации, в котором в обязательном порядке  указываются номера и даты  приказов о командировании работника  за границу.

Заявление, предоставляемое в банк, оформляется организацией, командирующей работника за рубеж, на основании:

-приказа о направлении работника  в служебную командировку за  пределы Российской Федерации;

- приказа (распоряжения) руководителя  организации о норме суточных  командируемому лицу.

После предоставления заявки, но не ранее чем за 10 дней до даты убытия в командировку командируемого лица банк выдает требуемую сумму наличной валютой или дорожными чеками с одновременной выдачей справки (форма 0406007) на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц. Справка является основанием для вывоза из Российской Федерации наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами. В организации обязательно ведется журнал учета справок (форма 0404007).

После получения наличной валюты в обслуживающем банке ее необходимо принять к учету в кассу организации. Поступление валюты в кассе оформляется приходным кассовым ордером унифицированной формы. Аналогично с рублевым приходом движение наличных валютных денежных средств следует отражать в кассовой книге, книге приходных кассовых ордеров или книге расходных кассовых ордеров соответственно. В кассовой книге указывается не только сумма в валюте, но и сумма по валютному кассовому ордеру, переведенная в рубли по курсу Банка России на данный день, а при подведении итогов за день - по каждой валюте отдельно, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумма всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).

Аванс может быть выдан путем:

1) выдачи наличных денежных средств  в рублях;

2) выдачи наличной иностранной  валюты, снятой с валютного счета  организации. Это может быть валюта  страны убывания либо другая  валюта, отличная от нее;

3) выдачи дорожного или банковского  чека в иностранной валюте;

4) выдачей корпоративной кредитной  карты.

Если работник не успел получить перед командировкой аванс, то по договоренности с руководителем он может тратить личные денежные средства. В этом случае возмещение расходов работника по командировке произойдет после его возвращения.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному любому авансу ( на командировочные, хозяйственные и другие расходы). Это требование п. 11 Порядка ведения кассовых операций. Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

Выдача аванса работнику отражается в учете бухгалтерской проводкой:

 

Корреспонденция счетов.	Содержание операции
Дебет	Кредит
71 “Расчеты с подотчетными лицами”	50, 51 “Касса” “Расчетные счета”	Выдан аванс на командировочные расходы.

В бухгалтерском учете затраты организации по покупке иностранной валюты в соответствии с п. 11 ПБУ 10/99 признаются операционными расходами.

При получении иностранной валюты бухгалтер организации сделает в учете такую запись:

 

Корреспонденция счетов	Содержание операции
дебет	кредит
50 “Касса”	52 “Валютные счета”	Поступила в кассу организации наличная иностранная валюта

При необходимости организация может обратиться в банк с просьбой перевести приобретенную валюту в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Такая операция в бухгалтерском учете организации отражается следующим образом:

Дебет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

Кредит 52 “Валютные счета”.

Суммы подотчетных средств, не использованные во время служебной командировки, подлежат сдаче в уполномоченный банк в течении 10 рабочих дней с момента их возвращения работником с целью обратной продажи на внутреннем валютном рынке.

Если по каким-либо причинам служебная командировка работника, выезжающего за рубеж, откладывается, данное требование должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней с даты предполагающегося отъезда работника.

Отрицательная или положительная курсовая разница для целей налогового учета по налогу на прибыль отражается в составе внереализационных расходов или внереализационных доходов организации.

Выданная работнику валюта, пересчитанная в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, будет в дальнейшем, пересчитываться на отчетную дату в рубли в соответствии с п. 7 ПБУ 3/2000. последний пересчет будет произведен на дату утверждения авансового отчета.

По возвращении из зарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течении трех дней. Именно такое правило установлено п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. Если ранее такой порядок распространялся только на командировки по России, то с 18 июня 2004 г. Подотчетное лицо обязано отчитаться за три дня по любым командировкам.