Ревизия дебиторской задолженности

Согласно ст. 167 НК РФ, если покупатель не исполнил свои обязательства  по договору, датой оплаты товаров  признается наиболее ранняя из следующих  дат:

- день истечения срока исковой давности;

- день списания дебиторской задолженности.

Таким образом, списанная  в убыток дебиторская задолженность  признается погашенной, и НДС у  организаций, начисляющих налоги «по  оплате», подлежит перечислению в бюджет.

Списать дебиторскую задолженность  на убыток можно только по приказу  или распоряжению руководителя организации  по результатам проведенной инвентаризации дебиторской задолженности и  резервов сомнительных долгов. Списанная  дебиторская задолженность учитывается  на забалансовом счете 007 «Списание  в убыток задолженности неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет  для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения  имущественного положения должника.

Согласно действующему порядку  сначала организация должна написать претензию дебитору. Претензия —  это письменное уведомление, которое  один участник договора направляет другому  в случае, если тот нарушил свои обязательства по договору.

Претензия, как правило, состоит  из двух частей. В первой — содержательной части — подробно излагается история  возникновения долга и перечисляются  первичные документы (акты, накладные  и пр.), которые служат основанием и подтверждением факта задолженности. Вторая — претензионная часть  — предъявляет конкретные требования к должнику: сроки погашения задолженности, предложе­ние выплатить штраф, пени или неустойку в соответствии с договором или на основании  ГК РФ.

Если не удается уладить  разногласия с помощью претензии, организация-кредитор предъявляет  иск в арбитражный суд не позднее  четырех месяцев с момента  отгрузки продукции (товаров, работ, услуг). Ответчику-дебитору направляется копия  искового заявления с приложением  необходимых документов.

Способы погашения дебиторской  задолженности. Наиболее часто встречающимся  способом погашения дебиторской  задолженности является проведение взаимозачета. Взаимозачеты проводятся тогда, когда между организациями  заключены два отдельных самостоятельных  договора на поставку продукции или  оказание услуг, а расчет денежными  средствами не производится.

Зачет взаимных требований может быть произведен либо по заявлению  одной из сторон, либо по соглашению сторон. Заявление необходимо составлять в безусловном порядке, не ожидающем  согла­сия другой стороны на проведение зачета. Сделка по проведению взаимозачета вступает в силу с момента получения  заявления другой стороной. Подтверждением получения может служить почтовая квитанция, уведомление о получении. Заявление может составляться лишь после акта сверки расчетов взаимной задолженности.

Акт сверки расчетов взаимной задолженности составляется сторонами  до проведения взаимозачета для выявления  ее точных размеров. Данный акт применяется  для проведения одностороннего или  двустороннего взаимозачета. В соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-97 акт должен содержать  справочные данные об организациях, проводящих сверку расчетов. Во вводной части  проводится основание его составления: ссылка на договора или на какие-либо действия сторон. В акте указываются  должности, фамилии и инициалы лиц, уполномоченных проводить сверку. Акт  сверки должен иметь гриф утверждения, подпись руководителя организации, быть заверен печатью. Текст акта может включать пункты, подпункты  или иметь табличную форму, далее  указываются отметки о приложении, сведения о количестве экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. Наличие акта сверки без указания в нем факта погашения встречных требований не погашает обязательств сторон.

Одним из самых распространенных способов продажи дебиторской задолженности  — продажа по договору уступки права требования (цессии). Он предполагает переоформление первоначального договора, где в качестве одной из сторон будет выступать другая организация, которое приобретает не только право требовать погашения долга, но и другие права и обязанности первоначального кредитора, вытекающие из договора, по которому возникла дебиторская задолженность. Для того чтобы переуступить право требования дебиторской задолженности, не требуется согласия должника. Его только следует известить о переводе долга новому кредитору.

Важным моментом является то, что по договору цессии права  передаются в полном объеме, т.е. новый  кредитор может требовать от должника не только выплаты основного долга, но и уплату штрафов, пеней, неустоек.

К договору цессии прилагаются  документы, подтверждающие сам факт задолженности, а также ее размер. Таким документом, в частности, может  быть акт сверки взаимной задолженности  кредитора и должника.

Формой погашения дебиторской  задолженности является проведение одностороннего зачета. В хозяйственной  практике часто встречаются ситуации, когда организация приобретает  товары (работы, услуги) другой организации, поставляя ей собственную продукцию. Таким образом, если момент расчетов еще не наступил, в бухгалтерском  учете появляются одновременно дебиторская  и кредиторская задолженности одного и того же контрагента, возникшие  в результате исполнения не связанных  между собой договоров. Возможность  проведения зачета в одностороннем  порядке, представленная ст. 410 ГК РФ, является правом, а не обязанностью.

Необходимо ежемесячно проводить  сверку взаиморасчетов с покупателями, одновременно являющимися поставщиками. Основанием для осуществления операции по счетам бухгалтерского учета может быть справка, составленная бухгалтерией организации.

Товарообменная сделка —  это сделка, предусматривающая обмен  исключительно товарами. Если одна из сторон сделки представляет другой не товары, а работы или услуги, то такая сделка не считается товарообменной.

Отношения сторон при осуществлении  товарообменных операций регулируются главой 31 «Мена» ГК РФ. В соответствии со ст. 567 ГК РФ по договору мены каждая из сторон обязуется передать в собственность другой стороны один товар в обмен на другой, т.е. объектом договора мены может быть только имущество, принадлежащее субъекту сделки на праве собственности. Иными словами, не могут стать объектом договора мены услуги, работы, обязательства.

Возможны три варианта договоров мены:

- стоимость товаров договором не установлена и товары признаются равноценными;

- товары признаны неравноценными и предусмотрено, что сторона, передающая товар меньшей стоимости, обязана уплатить другой стороне разницу в стоимости ее товара;

- товары признаны неравноценными, но порядок уплаты разности в ценах не установлен.

Согласно ПБУ 9/99, если невозможно установить стоимость получаемого  имущества, выручка отражается исходя из стоимости того имущества, которое  было передано по договору мены. Эта  стоимость определяется по ценам, по которым организация обычно реализует  такое же или аналогичное имущество  сторонним покупателям.

Согласно ПБУ 10/99, если неизвестна стоимость передаваемого имущества, величину оплаты по договору мены определяют исходя из стоимости получаемого  имущества. Эта стоимость рассчитывается по ценам, по которым обычно организация приобретает такое или аналогичное имущество.

Понятие «бартер» в ГК РФ не определено. Определение бартера  дано в Указе Президента РФ от 18 августа 1996 г. № 1209 «О государственном регулировании  внешнеторговых бартерных сделок». Внешнеторговыми бартерными сделками признаются сделки, предусматривающие  обмен эквивалентными по стоимости  товарами, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности.

Бартер предусматривает  более широкий спектр объектов, в  отношении которых осуществляется обмен. По договору бартера обмениваются как товары, так и работы, а  по договору мены объектом обмена являются только товары, принадлежащие сторонам сделки на праве собственности.

Для погашения дебиторской  задолженности используются векселя  двух видов: простые и переводные.

Передача задолженности, оформленной простым векселем, довольно проста. Задолженность можно легко  переуступить, сделав на векселе только передаточную надпись (индоссамент), которая  подтверждает, что новый кредитор имеет право получить указанную  сумму по векселю.

Процедура истребования задолженности  по векселю не вызывает затруднений, так как обязательство должника является безусловным. При этом его  согласия на передачу векселя по индоссаменту также не требуется.

Итак, плательщиком по простому векселю является лицо, его выписавшее. В переводном же векселе содержится поручение векселедателя плательщику  уплатить указанную сумму предъявителю документа. Таким образом, кредитор может выписать вексель, в котором  должник является плательщиком, и  продать его заинтересованному  покупателю.

Учет дебиторской задолженности  ведется в ведомости отгрузки и реализации готовой продукции  № 16, которая является регистром  аналитического учета одновременно по двум счетам — 90 «Продажи» (в части отгрузки — графы 2—5 ведомости) и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Ведомость отгрузки и реализации готовой продукции позволяет:

- определить объем выручки от реализации;

- определить дебиторскую задолженность за каждым покупателем и время ее образования;

- отразить бухгалтерские проводки по счетам синтетического учета, в том числе по списанию дебиторской задолженности (графы 14, 15 ведомости № 16). ,

Суммы в ведомости отгрузки и реализации готовой продукции  должны регулярно сверяться с  сальдо счета 62.

Двусторонним документом для оформления зачета взаимных требований может быть акт зачета взаимных требований. В нем должны быть указаны сведения об основаниях возникновения задолженности (реквизиты договоров), дата проведения взаимозачета и сумма взаимных требований. Иногда акт зачета взаимных требований называют соглашением. Требования к форме акта зачета взаимных требований такие же, как и к акту сверки задолженности.

Для проведения взаимозачета необходимыми документами являются:

- акты выполненных работ с окончательной суммой платежа по каждому из договоров и обязательным выделением сумм НДС;

- накладные на отгрузку и оприходование продукции (товаров) с выделением НДС;

- акты сверок сумм начисленных кредиторских и дебиторских задолженностей в балансах организаций с обязательным выделением сумм НДС.

На дату проведения зачета взаимных требований делаются следующие записи:

Д 60 — К 62 — закрыты  задолженности в сумме зачета;

Д 68 — К 19 — отражен  НДС в зачет бюджета;

Д 76 — К 68 — начислен оплаченный НДС с выручки.

Проверка внутренней системы  контроля дебиторской задолженности. Необходимо проверить: соблюдается  ли в организации порядок отгрузки продукции покупателям на условиях последующей оплаты только при наличии  необходимых санкций; обсуждаются  ли кандидатуры покупателей до выдачи им разрешения на отгрузку продукции  на условиях последующей оплаты; учитываются  ли мнение-банка, гарантии третьей стороны; своевременно ли направляется дебиторам, нарушающим сроки оплаты, извещение  о возникновении задолженности; установлен ли на предприятии лимит  дебиторской задолженности; есть ли у персонала, который отвечает за отгрузку, оперативная информация о  текущей дебиторской задолженности; ставится ли на пакете документов на реализацию продукции отметка о проверке дебиторской задолженности покупателя.

Ревизор проверяет, погашаются ли сразу после подписания платежного поручения сопроводительные оправдательные документы. Погашение означает, что  документ имеет штамп «Оплачено», соответствующую дату и номер  платежного поручения. Кроме того, необходимо проверить, проводится ли анализ финансового  состояния заказчика, которому продукция  отпускается на условиях последующей  оплаты. Практика показывает, что наиболее эффективно проводить анализ финансового  состояния заказчика по его отчетности за три года.

Необходимо также изучить  действующий в организации порядок  разделения обязанностей согласно следующим  функциям: отгрузка по заказам, выписка  счетов, предоставление разрешения на отгрузку на условиях последующей оплаты, ведение синтетического учета, ведение  аналитического учета дебиторской  задолженности.

Ревизор проверяет порядок  сверки расчетов в организации. Начальнику финансового отдела рекомендуется  ежемесячно производить выверку  дебиторской задолженности, направляя  покупателям но установленному в  организации порядку акты сверки, подписанные начальником финансового  отдела и заверенные печатью. Акт сверки составляется в двух экземплярах: второй экземпляр хранится в картотеке, первый — отправляется покупателю почтой или факсом с регистрацией точного времени и даты отправления. Покупатель в течение 10 дней со дня получения указанного акта сверки должен подтвердить числящуюся за ним задолженность и порядок ее погашения либо представить мотивированные возражения по поводу акта. Полученный ответ также регистрируется с указанием даты и точного времени его получения.