Ревизия как форма экономического контроля

На этапе завершения проверки аналитические процедуры  играют роль окончательной проверки наличия в отчетности существенных искажений или других финансовых проблем. В результате они могут выявить области проверки, требующие дополнительных контрольных процедур.

 

3. Инвентаризация

В процессе осуществления  финансово-экономического контроля может  возникнуть необходимость в проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств проверяемой организации.

Инвентаризации в ходе осуществления финансово-экономического контроля может быть подвергнуто  любое имущество организации, независимо от его местонахождения, и все виды финансовых обязательств, а также производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким - либо причинам.

Инвентаризация имущества  производится по его местонахождению  и материально ответственному лицу. Выделяют 5 основных этапов проведения инвентаризации.

Этапы проведения инвентаризации

Этап	Оформляемые документы	Функции бухгалтерской службы
Подготовительный	Приказы руководителя о  проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии, внутренне инструкции, расписки материально - ответственных лиц	Участие в разработке первичных  и нормативных документов, определение остатков имущества и обязательств по учетным данным
Натуральная и документальная проверка	Акты инвентаризации, инвентаризационные описи	Участие в работе инвентаризационной комиссии
Таксировочный	Акты инвентаризации, инвентаризационные описи	Предоставление комиссиям данных о существующих оценках имущества и обязательств
Сравнительно -аналитический	Акты инвентаризации, сличительные ведомости	Проверка данных, содержащихся в актах и описях; выяснение причин отклонений учетных оценок от текущих, подготовка предложений по отражению в учете результатов инвентаризации
Заключительный	Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией. Приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации	Внесение бухгалтерских  записей в учетные регистры, хранение документов по учету результатов инвентаризации

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия  имущества, сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения в учете обязательств.

Для проведения инвентаризации в ходе проверки (ревизии) финансово - хозяйственной деятельности должна быть создана инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут быть созданы несколько инвентаризационных комиссий.

Материально ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом  наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или  акты инвентаризации (в дальнейшем - описи), которые составляются не менее  чем в двух экземплярах по утвержденным формам.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических  остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества  и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие  имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

 

3.1 Инвентаризация основных средств и нематериальных активов

 

До начала инвентаризации основных средств рекомендуется проверить:

а)наличие и состояние  инвентарных карточек, инвентарных  книг, описей и других регистров  аналитического учета;

б)наличие и состояние  технических паспортов или другой технической документации;

в)наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений  и неточностей в регистрах  бухгалтерского учета или технической  документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи  полное их наименование, назначение, инвентарные  номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации, а также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны  неправильные данные, характеризующие  их, комиссия должна включить в опись  правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

 

3.2 Инвентаризация товарно –материальных ценностей

 

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться  в порядке расположения ценностей  в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии  заведующего складом (кладовой) и  других материально ответственных  лиц проверяет фактическое наличие  товарно-материальных ценностей путем  обязательного их пересчета, перевешивания  или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

 

3.4 Недостача

Убыль ценностей в  пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм; недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы  может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно -материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

 

4. Документирование ревизии (проверки)

Проведение проверки должно сопровождаться обязательным документированием, т.е. отражением полученной информации в рабочей документации проверяющих. В качестве рабочих документов могут быть использованы:

• планы и программы проверки;
• описания контрольных процедур использованных в ходе проверки и их результатов;
• объяснения,  пояснения и  заявления должностных лиц проверяемой организации;
• копии, в том числе  фотокопии, документов проверяемой организации;
• описания системы внутреннего контроля и организации бухгалтерского учета проверяемой организации;
• аналитические расчеты и документы;
• другие документы.

Все существенные моменты, отмеченные в ходе проверки, вместе с выводами по ним, подлежат отражению  в рабочих документах. Рабочие  документы должны быть оформлены  аккуратно, содержать полную и подробную информацию с тем, чтобы после ознакомления с ними можно получить общее представление о проведенной проверке, а сведения, включенные в рабочие документы, должны быть изложены ясно и выражены однозначно.

Результаты ревизии  оформляются актом, который подписывается  руководителем ревизионной группы, а при необходимости и членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) ревизуемой организации. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых вручается руководителю ревизуемой организации или лицу, им уполномоченному, под роспись в получении с указанием даты получения.

Акт ревизии состоит  из вводной и описательной части.

Вводная часть акта должна содержать следующую информацию:

- наименование темы  ревизии;

- дату и место составления  акта ревизии;

- кем и на каком  основании проведена ревизия;

- проверяемый период  и сроки проведения ревизии;

- полное наименование  и реквизиты организации, идентификационный  номер налогоплательщика (ИНН);

- ведомственная принадлежность  и наименование вышестоящей организации;

- сведения об учредителях;

- основные цели и  виды деятельности организации;

- имеющиеся у организации  лицензии на осуществление отдельных  видов деятельности;

- перечень и реквизиты  всех счетов в кредитных учреждениях,  включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства;

- кто в проверяемый  период имел право первой подписи  в организации, и кто являлся главным бухгалтером (бухгалтером);

- кем и когда проводилась  предыдущая ревизия, что сделано  в организации за прошедший период по устранению выявленных ею недостатков и нарушений.

Вводная часть акта ревизии  может содержать и иную необходимую  информацию, относящуюся к предмету ревизии.

Описательная часть  акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии.

В акте ревизии ревизующие должны соблюдать объективность  и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения.

 

5. Итоги ревизии

Материальная ответственность  работников организации подразделяется следующим образом: ограниченная; полная; коллективная.

Материальная ответственность - это основанная на нормах трудового  права обязанность работника  возместить ущерб, причиненный организации, в пределах и в порядке, установленных  законодательством. Материальная ответственность может существовать одновременно уголовной, административной и дисциплинарной. За одно и то же нарушение на работника может быть возложена материальная, а также уголовная и административная ответственность.

Вопросы материальной ответственности регулируются Трудовым кодексом РФ.

Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче  имущества, исчисляется по рыночной цене данного имущества, которая  действовала в данной местности  на день причинения ущерба.

Для установления размера причиненного ущерба и выявления причин его возникновения должна быть создана комиссия с привлечением соответствующих специалистов. С работника должно быть взято письменное объяснение, отказ работника не может освободить его от материальной ответственности.