Счета и двойная запись в бухгалтерском учёте

Бухгалтерские записи (проводки) могут быть выполнены тремя вариантами.

1. Простые проводки (Л. Пачоли, 1494 г.) – один счёт дебетуется, другой счёт кредитуется в одинаковой сумме (этот вариант исходный, основной). Например, списаны материалы в основное производство: Дебет счёта «Основное производство», Кредит счёта «Материалы».
2. Сложные проводки (Ди Пиетро, 1586 г.) – один счёт дебетуется, несколько счетов кредитуется или несколько счетов дебетуется, один счёт кредитуется. Например, а) списаны материалы в основное и вспомогательное производства: Дебет счёта «Основное производство», Дебет счёта «Вспомогательное производство», Кредит счёта «Материалы»; б) начислена заработная плата и страхование работникам основного производства: Дебет счёта «Основное производство», Кредит счёта «Расчёты с персоналом по оплате труда», Кредит счёта «Расчёты по социальному страхованию и обеспечению».
3. Сборные проводки (Ф. Гельвиг, 1774г.) – несколько счетов дебетуются и несколько кредитуются. Например, начислена заработная плата и страхование работников основного и вспомогательного производств: Дебет счёта «Основное производство», Дебет счёта «Вспомогательное производство», Кредит счёта «Расчёты с персоналом по оплате труда», Кредит счёта «Расчёты по социальному страхованию и обеспечению».

Важно отметить, что сложные  проводки всегда сводимы к простым (разложимы на простые), а сборные  – нет, и именно поэтому в отечественной  теории и практике сборные проводки запрещены. Однако за рубежом, в частности в Германии и США, их применяют достаточно часто.

На практике часто  встречаются хозяйственные операции, при отражении в учёте которых  бывает достаточно сложно определить корреспондирующие счета. Неверно  составленная проводка приведёт к искажению  состояния бухгалтерских счетов предприятия, а также может существенно повлиять на показатели деятельности предприятия и налогооблагаемую базу. Поэтому при составлении проводки необходимо прежде всего убедиться в правильности подбора корреспондирующих бухгалтерских счетов.

 

3. Связь бухгалтерских счетов с балансом предприятия

 

Каждый счёт – это  органическая часть системы счетов. Один счёт сам по себе существовать не может, он бессмыслен, как рука, оторванная от тела. Хорошо писал В.И. Ленин: «Отдельное не существует иначе, как в той связи, которая ведёт к общему. Общее существует лишь в отдельном, через отдельное». И отсюда следует вывод чрезвычайной важности: каждый счёт – это определённая совокупность объектов, представляющая нечто целое по отношению к другим счетам и одновременно каждый счёт является фрагментом по отношению к целому – балансу. [3, стр.295]

Выступая как часть  баланса, счёт становится в случае детального анализа хозяйственной деятельности центром, посредством которого познаётся  целое, т.е. баланс. Таким образом, каждый счёт это как бы окно, сквозь которое администратор наблюдает целое – баланс под своим, только ему свойственным, и заданным углом.

Поскольку в любом  плане счетов число счетов всегда ограничено, то конечным выступает  счёт баланса, который представляет собой перечень сальдо всех не закрывшихся счетов, предшествующих счёту баланса. Таким образом, бухгалтерский баланс не имеет самостоятельного содержания, он только элемент, последний счёт плана счетов.

Согласно взглядам сторонников  балансовой теории (направление, представители которого выводили двойную запись из балансового уравнения) в основе всех бухгалтерских процедур лежит равенство

 

А=П,

 

где А – множество, именуемое  актив,

П – множество, именуемое пассив.

Эти множества могут меняться в  сторону увеличения и в сторону уменьшения, но, как не было раньше отмечено, может меняться и структура каждого множества. Изменение объёма обоих множеств получило название модификаций, изменение структуры одного из названных множеств – пермутаций.

Каждое действие и/или событие модифицируют множества, то

 

А+а=П+а

А-в=П-в,

 

где а – факт хозяйственной жизни, увеличивающий оба множества,

в – факт хозяйственной  жизни, уменьшающий оба множества.

Если действие или событие меняют только структуру одного из множеств, то возможны две пермутации:

 

А-с+с=П;

А=П+к-к.

 

Эти четыре ситуации, названные А.М. Галаганом четырьмя типами, оказали  серьёзное влияние на всю теорию бухгалтерского учёта.

Самым интересным в балансовой теории было то, что она позволяла наполнить её концептуальный каркас практически любым содержанием, её можно было интерпретировать как в юридическом, так и в экономическом смыслах.

Балансовая теория подвергалась серьёзной критике: а) за формализм, ибо вместо чёткого определения дебета и кредита эти теоретики говорили о левой и правой сторонах счёта, значение которых меняется в зависимости от того, к какому множеству относится счёт; б)за невозможность объяснить многочисленный класс счетов, связанных с учётом расчётов, так называемых личных счетов. Поскольку эти счета могут иметь в одни моменты дебетовое (активное), а в другие – кредитовое (пассивное) сальдо, их назвали активно-пассивными счетами.

Существенным признаком  группировки бухгалтерских счетов по отношению к балансу является их дебетовая или кредитовая сторона, где отражаются остатки, формирующие актив или пассив баланса. Актив отвечает на вопросы:

1. как размещены средства;
2. как используется каждый вид средств.

Тем самым Актив характеризует экономическое содержание всей совокупности средств предприятия в их группировке по размещению и использованию.

Пассив отвечает на вопросы:

1. за счёт каких источников образовались средства;
2. какое они имеют целевое назначение по каждому источнику.

Тем самым Пассив характеризует  экономическое содержание всей совокупности средств предприятия в их группировке  по источникам и назначению.

К счетам, формирующим  актив или пассив баланса относятся  все основные и соответствующие  калькуляционные, бюджетно-распределительные и финансово-результатные счета, на которых объектами учёта выступают активы, собственный капитал и обязательства перед кредиторами.

Эти счета имеют полную структуру, состоящую из показателей  в виде оборотов и остатков. При  составлении бухгалтерского баланса как отчёта об имущественном состоянии предприятия используется только часть содержащейся в них информации в виде сальдо. Вот почему бухгалтерский баланс именуют «сальдовым». Отчёт о прибылях и убытках составляется в форме баланса доходов и расходов, результат сопоставления которых представляет собой прибыль или убыток от деятельности предприятия. Доходы на счетах, участвующих в формировании отчёта о прибылях и убытках, отражаются в виде показателей кредитового оборота, а расходы – в виде показателей дебетового оборота.

Не связаны непосредственно  с бухгалтерским балансом, как  не имеющие сальдо, собирательно-распределительные  счета раздела III плана счетов «Затраты на производство»: 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и 28 «Брак в производстве».

Информация собирательно-распределительного счёта 84 «Недостачи и потери от порчи  ценностей» при составлении отчёта о прибылях и убытках не используется, а из-за отсутствия на нём остатка  он не связан и с бухгалтерским  балансом.

Взаимосвязь счетов с  балансом и формирование его с  помощью остатков на счетах представлены на схеме 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

Схема 1 - Взаимосвязь  счетов с балансом

 

4. Понятие двойной записи и её контрольное значение

 

Существующая ныне система бухгалтерского учёта основывается на принципах двойной записи. Двойная бухгалтерия, возникшая несколько веков назад, не утратила своего значения и сейчас. Вопрос о возникновении двойной бухгалтерии – один из сложнейших и интереснейших в истории развития бухгалтерского учёта. Неоднозначность понятия двойной бухгалтерии, невозможность отыскать документальный первоисточник и её единственного автора привели к тому, что были выдвинуты и выдвигаются до сих пор различные версии о месте и причине возникновения двойной бухгалтерии, о сущности двойной записи как бухгалтерской процедуры.

Сам термин «двойная бухгалтерия» был введён Д.А. Тальенте в 1525 г. в  отношении учёта, основанного на использовании двух книг: Журнала  хронологической записи и Главной  книги. Всеобщее распространение это словосочетание получило благодаря трудам Пиетро Паоло Сколи (1756) [1, стр.55].

Суть двойной бухгалтерии  состоит в том, что в номенклатуру счетов простой бухгалтерии (имущественных  и личных) вводятся счета собственных  средств, а это позволяет хозяйственные операции отражать на двух счетах с использованием двойной записи.

Когда возникла двойная  бухгалтерия, сказать трудно. Мнения учёных расходятся.

Первые известные нам  сегодня учётные книги, содержащие элементы двойной бухгалтерии, относятся к XIII – началу XIV в. Наибольший интерес представляют книги из Генуи, датируемые 1340 г. некоторые учёные первым памятником двойной бухгалтерии считают учётную книгу Ренери Фини – служащего флорентийской компании – относящуюся к 1296-1300 гг. и имеющую по всем записям ссылки на дебет и кредит. В связи с тем, что двойная бухгалтерия предусматривает замкнутую систему учёта, а общая система учёта Ренери Фини не сохранилась, неизвестно, завершалась ли эта система составлением заключительных регистров. Поэтому учётная книга Ренери Фини Не может считаться первоначалом в двойной бухгалтерии.

По вопросу о месте возникновения  двойной системы учёта существуют различные мнения: одни предполагали, что двойная бухгалтерия была изобретена немцами, другие – итальянцами. Последние основателем двойной бухгалтерии считали Луку Пачоли. Однако и те, и другие в некоторой степени заблуждались. Исследования показали, что система двойной бухгалтерии была впервые применена в Генуэзском городском управлении. В Венеции пользовались известностью счётные книги братьев Соранцо (1406-1434), книги Бадоера (1436-1439) и Варбариго (1430-1440). Все они велись с использованием двойной записи.

С точки зрения исторического  развития интересен вопрос, почему возникла двойная бухгалтерия, что заставило итальянских, а потом и мыслящих бухгалтеров всего мира принять идеи двойной бухгалтерии. Ответить на этот сложнейший вопрос однозначно трудно. Вероятнее всего, на определённом этапе развития общества, связанном с возникновением капиталистических отношений, развитием кредита, возникновением компаний, эволюцией двусторонней формы ведения счетов Главной книги, простая запись перестала отвечать требованиям ведения хозяйства, не обеспечивала проверку достоверности записей. Эти технические недостатки простой записи постепенно стали сдерживать обработку всё возрастающего объёма данных. В результате и возник технический приём двойной регистрации фактов хозяйственной деятельности.

Двойная запись как технический  приём оказалась удобной и  для контроля за разноской данных по счетам. Группировка чисел в двух графах – приход и расход – позволила бухгалтеру оперативно сравнивать информацию и выводить остатки по счетам. При помощи инвентаризации остатки по счетам сопоставляли с фактическими остатками, контролируя деятельность лиц, которые были связаны между собой в ходе ведения хозяйства.

Исследователи, придерживающиеся методологического направления  в возникновении двойной записи, исходят из того, что двойная запись появилась в результате осмысления двойственного характера фактов хозяйственной жизни. Предполагается, что первоначально все факты хозяйственной жизни по своему влиянию на состояние имущества были условно разделены на положительные и отрицательные. Например, возникновение кредиторской задолженности, в будущем отрицательно скажется на результатах деятельности, а продажа с рассрочкой платежа (дебиторская задолженность) позволит в дальнейшем получить доход. Выделенные положительные и отрицательные факты хозяйственной жизни стали отражать на противоположных сторонах счетов.

Сопоставление положительных  и отрицательных записей на счетах привело к двукратной регистрации  наиболее массовых фактов хозяйственной  жизни. Таким образом стала формироваться  двойная запись.

В целом окончательное  формирование системы двойной бухгалтерии, её творческое обоснование можно считать заслугой итальянской школы и, в частности, францисканского монаха-математика Л.Пачоли (1445-1515).

Существует несколько  определений двойной записи.

1. Двойная запись – это способ одновременного отражения хозяйственной операции или группы однородных операций по дебету одного и кредиту другого счёта в равновеликих суммах. [7, стр.12]
2. Двойная запись есть квалификация факта хозяйственной жизни в системе учётных координат, выполняемая согласно принятым постулатам. [3, стр.241]

Ключевыми словами в  этом определении выступают: 1) двойная  запись; 2) квалификация факта хозяйственной  жизни; 3) система учётных координат  и 4) постулаты.

В литературе существует много интерпретаций словосочетания «двойная запись»:

а) каждый факт хозяйственной жизни должен отражаться дважды – по дебету одного и кредиту другого счёта;

б) каждый факт хозяйственной  жизни должен фиксироваться дважды – в порядке возникновения (хронологическая  регистрация) и согласно его содержанию (систематическая регистрация);