Теоретические основы учета денежных средств

1. Теоретические основы  учета денежных средств

Денежные средства предприятий  представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и  депозитных счетах, в выставленных аккредитивах и особых счетах, чековых  книжках, переводах в пути и денежных документах. В широком смысле к  денежным активам относятся также  вложения в легкореализуемые ценные бумаги и требования на получение  денежных средств.

Денежные средства характеризуют  начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств, скоростью  оборота которых во многом определяется эффективность всей предпринимательской  деятельности. Денежные средства являются единственным видом оборотных средств, которые обладают абсолютной ликвидностью, т.е. немедленной способностью выступать  средством платежа по обязательствам предприятия. Поэтому объемом имеющихся  у предприятия денег определяется платежеспособность предприятия.

Цель управления денежными  потоками заключается не в том, чтобы  накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, в  стремлении к такому планированию движения средств, чтобы к каждому очередному платежу предприятия по своим  обязательствам обеспечивалось поступление  денег от покупателей и других дебиторов при сохранении необходимых  резервов. Такой подход позволяет  сохранить повседневную платежеспособность предприятия, извлечь дополнительную прибыль за счет вложений временно свободных денег.

Все это придает особое значение учету денежных средств, контролю сохранности, законности и эффективности  их использования, поддержания повседневной платежеспособности предприятия.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств и расчетов являются:

- точный, полный и своевременный учет денежных средств, расчетов и операций по их движению;

- контроль за наличием средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;

- контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;

- контроль за правильностью договорных расчетов с поставщиками и покупателями;

- контроль за своевременными  и правильными расчетами с  бюджетом, банками, работниками;

- контроль за расчетными операциями с целью предупреждения образования кредиторской и дебиторской задолженности;

- выявление возможностей  более рационального использования  денег.

Для учета денежных средств применяются счета: 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути».

 

1.1 Порядок организации  расчетов наличными деньгами  и безналичных расчетов

Хранение, расходование и  учет денежных средств в кассе осуществляется в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93г. №40.

Для расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь  кассу. Ее помещение должно быть специально оборудовано для обеспечения  необходимых условий сохранности  денежных средств. Ответственность  за создание таких условий несет  руководитель организации.

Наличные деньги, полученные организацией в банке, расходуются  на цели, которые указаны в чеке (например, на выдачу заработной платы, операционные или хозяйственные  нужды, командировочные расходы).

Суммы, которые можно держать  в кассе предприятия, ограничены лимитом, устанавливаемым банком по согласованию с организацией. Для  установления лимита остатка денежных средств в кассе организация представляет в обслуживающий ее банк специальный расчет по форме, утвержденной Положением ЦБ РФ от 05.01.98 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

Сверх установленного лимита организации имеют право хранить  в кассе наличные деньги не дольше 3 рабочих дней (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях -- не свыше 5 дней), включая день получения денег в банке. Средства должны быть предназначены для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий.

Организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с  обслуживающими их банками могут  расходовать ее на оплату труда и  выплату социально-трудовых льгот, на закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения, на командировочные расходы, покупку  канцелярских принадлежностей и  хозяйственного инвентаря, оплату срочных  ремонтных работ и горюче-смазочных  материалов. При этом они не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

Кассовые операции выполняет  кассир. После издания приказа  о назначении кассира на работу руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения  кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор  о полной материальной ответственности  за сохранность всех принятых им ценностей (денежных средств, денежных документов).

В кассу организации наличные деньги могут поступать с расчетного, валютного счетов в банке, от покупателей, а также в виде возвращенных авансов  и неиспользованных сумм и т.п. С  расчетного и валютного счетов деньги получает кассир организации по чеку, который представляет собой отрывной лист чековой книжки. На лицевой стороне чека указывается требуемая сумма, а на оборотной -- ее назначение (на оплату труда, хозяйственные расходы и т.п.). Отрывная часть чека остается в банке, корешок чека с указанием полученной суммы -- у организации в чековой книжке.

Для учета кассовых операций используются типовые формы первичных  документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету  результатов инвентаризации», где  представлены краткие указания по их заполнению.

Прием наличных денег кассами  организаций оформляется приходными кассовыми ордерами (форма КО-1) «Приложение А».

Выдача наличных денег  оформляется расходным кассовым ордером (форма КО-2) «Приложение Б», расчетно-платежной ведомостью (форма Т-49) «Приложение В» или платежной ведомостью (форма Т-53) «Приложение Г».

Сдаются наличные деньги в  банк по объявлению на взнос наличными  «Приложение Д». Суммы операций в первичных кассовых документах записывают не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или уполномоченное им лицо, а расходные -- руководитель организации и главный бухгалтер (или уполномоченные ими лица). Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, на расходных кассовых ордерах она не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные  кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены четко и  ясно чернилами и шариковыми ручками  или на пишущей машинке (компьютере). Подчистки, помарки и исправления, даже оговоренные, в этих документах не допускаются.

К приходному кассовому ордеру выдается квитанция о приеме денег  с подписями главного бухгалтера (или уполномоченного им лица) и  кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового  аппарата.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует от него документ (паспорт  или другой документ), удостоверяющий личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда  он выдан и берет расписку получателя.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения  или выдачи по ним денег подписываются  кассиром, а приложенные к ним  документы погашаются штампом или  надписью «Оплачено» с указанием  даты (числа, месяца, года).

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы  не по кассовым ордерам, а по платежным  или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации  и главным бухгалтером. При получении  денег рабочие и служащие расписываются  в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени  и отчества получателя указываются  фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение средств. Когда  деньги выдают по ведомости, перед распиской  в получении кассир указывает: «По  доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется  к расходному кассовому ордеру или  платежной ведомости.

Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) на выплату заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет книгу учета  принятых и выданных кассиром денег (форма КО-5) «Приложение Е». Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.

По истечении установленных  сроков оплаты труда, выплаты пособий  по социальному страхованию и  стипендий кассир должен:

- в платежной (расчетно-платежной)  ведомости против фамилий лиц,  которым не выданы деньги, поставить  штамп или сделать отметку  от руки «Депонировано»;

- составить реестр депонированных  сумм;

- в конце платежной  (расчетно-платежной) ведомости сделать  надпись о фактически выплаченных  и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом  по платежной ведомости и скрепить  надпись своей подписью. Если  деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости  дополнительно делается надпись  «Деньги по ведомости выдавал  (подпись)». Выдача денег кассиром  и раздатчиком по одной ведомости  запрещается.

В бухгалтерии проверяются  отметки, сделанные кассирами в  платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчитываются выданные и депонированные по ним суммы. Депонированные суммы  сдают в банк и на сданные суммы  составляют один общий расходный  кассовый ордер.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма КО-3) «Приложение Ж».

Все операции по поступлению  и расходованию денежных средств  кассир записывает в кассовую книгу (форма КО-4) «Приложение И», которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

Кассовую книгу можно  вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются  в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе эти машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Таким образом, кассовые операции осуществляются в следующем порядке:

1) оформляются первичные  документы по приходу и расходу;

2) первичные документы  регистрируются в журнале регистрации  приходных и расходных документов;

3) на основании первичных  документов кассир производит  записи в кассовую книгу (под  копирку в двух экземплярах). В  ней ежедневно кассир подсчитывает  итоги операций за день, выводит  остаток денег в кассе на  следующее число;

4) кассир передает в  бухгалтерию в качестве отчета  второй отрывной лист (копию записей  в кассовой книге за день) с  приходными и расходными документами  под расписку бухгалтера в  кассовой книге.

Учет денежных средств в кассе ведется на активном счете 50 «Касса», к которому могут быт открыты субсчета:

1. «Касса организации»;

2. «Операционная касса»;

3. «Денежные документы»  и др.

На счете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если проводятся кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной в иностранной валюты.

По дебету счета 50 отражается поступление денежных средств в кассу, а по кредиту - выбытие денежных средств из кассы.

На счете 50-2 «Операционная  касса» учитываются наличие и  движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п.

На счете 50-3 «Денежные  документы» отражаются находящиеся  в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты и путевки, марки государственной  пошлины и др. в сумме фактических  затрат на их приобретение.

Учет поступления и  выбытия денежных документов оформляют  приходными и расходными кассовыми  ордерами. Данные этих ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов, который  ведется по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет о поступивших  и выбывших документах.

Инвентаризация кассы  производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным приказом ЦБ РФ от 22.09.93 № 40, и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.

В сроки, установленные руководителем  предприятия, а также при смене  кассиров должна быть организована внезапная  ревизия кассы с полным полистным  пересчетом денег и проверкой  других ценностей, находящихся в  кассе. Остаток денег в кассе  сверяется с данными учета  по кассовой книге. Для проведения ревизии  приказом руководителя назначается  комиссия, которая по результатам  проверки составляет акт, где указываются  излишки или недостачи, а также  виновные в нарушении Порядка  ведения кассовых операций.