Учет бланков строгой отчетности

Учет  бланков строгой отчетности

 

Документы, регламентирующие порядок работы с бланками строгой отчетности

К основным документам, регулирующим порядок учета, хранения и использования бланков строгой отчетности, можно отнести:

1) Положение о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденное постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21 (далее – Положение № 21);

2) Правила использования  и бухгалтерского учета бланков  строгой отчетности банками Республики Беларусь, утвержденные постановлением Совета директоров Нацбанка РБ от 31.07.2002 № 264 (далее – Правила № 264);

3) Правила ведения бухгалтерского  учета в банках, расположенных  на территории Республики Беларусь, утвержденные постановлением Совета директоров Нацбанка РБ от 22.11.2000 № 29.4г;

4) Правила организации кассовой работы в банках Республики Беларусь, утвержденные постановлением Правления Нацбанка РБ от 27.12.2001 № 345;

5) постановление Совета Министров  РБ от 22.12.2001 № 1846 "О некоторых  вопросах изготовления и использования  бланков строгой отчетности";

6) Инструкцию о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации  и уничтожения бланков первичных  учетных документов, регистрируемых  в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденную постановлением Минфина, МНС и Минсвязи РБ от 16.04.2002 № 61/47/7 (далее – Инструкция № 61/47/7);

7) Инструкцию о порядке изготовления  бланков строгой отчетности и  специальных материалов, утвержденную постановлением Минфина РБ от 01.03.2002 № 30;

8) Положение об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки, утвержденное постановлением Минфина РБ от 01.03.2002 № 29;

9) приказ Минфина РБ  от 24.04.2002 № 501 "О регистрации бланков строгой отчетности в Государственном реестре бланков строгой отчетности";

10) постановление МНС РБ от 05.04.2002 № 43 "О бланках первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках" (далее – Постановление № 43).

 

Понятие бланков строгой отчетности, порядок их приобретения

К бланкам строгой отчетности (далее  – БСО) относятся бланки ценных бумаг  и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Минфином по согласованию с МВД и Минюстом.

Банками используются БСО типовых или специализированных форм, утвержденных Нацбанком, Минфином или иными республиканскими органами государственного управления.

БСО подлежат обязательной регистрации в Государственном реестре бланков строгой отчетности, а также учету при их изготовлении и использовании.

Кроме того, Постановлением № 43 утвержден перечень бланков первичных учетных документов, подлежащих внесению в электронный банк данных при их изготовлении и реализации.

От редакции:

Перечень бланков первичных  учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках, определяет МНС по согласованию с Минфином.

В настоящее время постановлением МНС РБ от 05.04.2002 № 43 "О бланках первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках" установлено, что в электронный банк данных подлежит внесению информация об изготовлении и реализации следующих бланков первичных учетных документов:

товарно-транспортная накладная  типовой формы ТТН-1;

товарная накладная  на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей типовой формы ТН-2;

приходный кассовый ордер формы  КО-1;

талон формы 20-ФС;

счет-фактура по налогу на добавленную  стоимость формы СФ-1;

приходный кассовый ордер формы  КО-1в;

квитанция формы КВ-1;

международная товарно-транспортная накладная "CMR";

квитанционная книжка (код 0402370004) (квитанция, ордер, уведомление) открытого акционерного общества "Сберегательный банк "Беларусбанк";

накладная – приходный ордер на отпуск ценностей за наличный расчет. Специализированная форма РП-4;

туристский ваучер;

квитанция-накладная на отпуск лесопродукции  за наличный расчет. Форма КН-1 (лес).

При приобретении БСО, внесенных в  данный перечень, необходимо руководствоваться  Инструкцией № 61/47/7, которая устанавливает ряд особенностей при приобретении бланков таких документов. Суть этих особенностей состоит в следующем.

1. В инспекцию МНС по месту  регистрации банка представляется в двух экземплярах перечень лиц, наделенных полномочиями подавать заявки для приобретения указанных бланков первичных учетных документов, с указанием их паспортных данных. Первый экземпляр перечня остается в учетном деле налогоплательщика, второй – с отметкой инспекции МНС о согласовании передается в подразделение реализующей бланки организации.

2. Составляется  заявка на приобретение бланков первичных учетных документов с указанием необходимого их количества, которая подписывается руководителем и главным бухгалтером банка.

3. Заявка подается в инспекцию  МНС по месту регистрации банка  лицом, указанным в перечне,  при предъявлении им паспорта.

4. Заявка рассматривается инспекцией  МНС в течение двух рабочих  дней и утверж-дается. Далее сведения  об утвержденных заявках передаются  в электронный банк данных, а  от него информация поступает реализующей организации, которая в свою очередь оформляет счет-фактуру для оплаты бланков на полный или частичный объем заявки, утвержденной инспекцией МНС.

5. Для получения бланков банк  представляет платежный документ, подтверждающий оплату счета-фактуры, и доверенность на их получение, оформленную в установленном порядке.

 

От редакции:

Порядок приобретения бланков первичных учетных документов, подлежащих внесению в электронный банк данных при их изготовлении и реализации, можно представить в виде следующей схемы:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Условные обозначения:

1 – заявка на приобретение бланков;

2 – сведения  об утвержденных заявках (передаются  в течение 5 рабочих дней со  дня подачи заявки банком);

3 – заявки банков;

4 – платежный  документ, подтверждающий оплату  счета-фактуры, и доверенность  на получение бланков.

 

 

 

Банки могут самостоятельно заключать договоры на изготовление БСО, в частности таких как, векселя, облигации, сертификаты и т.д. Для этого им необходимо получить письменное разрешение Минфина на размещение заказа на изготовление БСО, а затем обратиться в выбранную из перечня, предложенного Минфином, организацию для оформления заказа на изготовление БСО.

В соответствии с требованиями Положения № 21 для обеспечения надлежащего учета и сохранности БСО приказом руководителя банка должно быть определено следующее:

1) перечень документов, относящихся к БСО;

2) перечень лиц, на которых  возложены учет и хранение  БСО;

3) место, порядок хранения и  использования БСО;

4) состав действующей комиссии  для проведения инвентаризации  БСО, проверки их наличия и контроля за списанием и уничтожением.

 

Принятие к учету приобретенных  бланков, их хранение

Полученные БСО передаются в  кладовую операционной кассы банка  для их дальнейшего хранения. Пачки с БСО, полученные от фабрик-изготовителей, могут храниться в кладовой не более 10 рабочих дней, после чего должны быть вскрыты, а бланки пересчитаны. При этом необходимо проверить количество книжек в каждой пачке, количество листов в каждой книжке и последовательность их номеров, а также проставить на всех чеках и квитанциях, подлежащих использованию, штамп с наименованием банка и кодом по межбанковским расчетам. В случае обнаружения расхождения фактического наличия БСО с данными сопроводительных документов, а также при выявлении дефектных БСО составляется акт проверки наличия БСО с отражением количества не оказавшихся в наличии БСО и указанием состояния упаковки, наименования номеров и серий недостающих, излишних или дефектных бланков. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается лицами, участвовавшими в приеме БСО, подписи скрепляются печатью банка. Первый экземпляр акта направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, а второй остается в банке.

В случае выявления производственного  брака БСО, указанных в перечне  бланков, информация о которых подлежит внесению в электронный банк данных при их изготовлении и реализации, необходимо представить в ИМНС по месту регистрации в качестве налогоплательщика бракованные бланки и акт их приемки, составленный не менее чем в пяти экземплярах. При этом под производственным браком понимается:

– неправильная подборка номеров, например ТТН-1: первый экземпляр – серия АА № 0000001, второй экземпляр – серия АА № 0000002, третий экземпляр – серия АА № 0000001 и т.п.;

– непропечатка изображения текста, пятна типографской краски, повреждение поверхности бланка (дыры, стертость и прочее), препятствующие заполнению бланка первичного учетного документа;

– недостача номеров бланков  первичных учетных документов в пачке (книжке) при не нарушенной до получения упаковке;

– несоответствие содержания упаковки информации, указанной на ярлыке (этикетке) данной упаковки.

Все БСО хранятся в кладовой упакованными по их видам в пачки, а бланки ценных бумаг – в пачки и корешки по наименованиям, а также по выпускам и достоинствам. На верхних накладках пачек с БСО проставляются: наименование банка, код банка по межбанковским расчетам, наименование БСО, их количество, сумма, дата формирования, код (именной штамп и подпись) кассира, формировавшего пачку. БСО в упаковке банка могут храниться без полистного пересчета не более двух лет со дня их формирования.

 

Отражение операций с бланками строгой  отчетности на счетах и в регистрах  бухгалтерского учета

Для организации бухгалтерского учета БСО банком используются следующие внебалансовые счета:

1) счета по учету БСО:

99840 "Бланки строгой  отчетности" – используется для учета всех БСО (кроме бланков ценных бумаг), имеющих типографские номера;

99851 "Бланки  акций";

99852 "Бланки  облигаций";

99853 "Бланки депозитных сертификатов";

99854 "Бланки  векселей";

99855 "Бланки  сберегательных сертификатов";

99859 "Бланки  прочих ценных бумаг";

2) счета по учету БСО, выданных  под отчет:

99841 "Бланки  строгой отчетности, отосланные и выданные под отчет";

99857 "Бланки  ценных бумаг, выданные под отчет";

3) счета  по учету БСО для уничтожения:

99842 "Бланки  строгой отчетности для уничтожения";

99858 "Бланки  ценных бумаг для уничтожения".

Аналитический учет ведется по видам бланков  и местам их хранения. БСО учитываются на данных счетах в условной оценке 1 рубль за каждую книжку, комплект или отдельный бланк.

Следует обратить внимание, что с 1 января 2006 г. вступит в силу новый план счетов для банков, в соответствии с которым изменятся номера внебалансовых счетов, используемых для учета БСО. Ниже приведена информация из нового плана счетов:

 

 

 

9984 Бланки строгой отчетности 99840 Бланки акций 99841 Бланки облигаций 99842 Бланки депозитных сертификатов 99843 Бланки сберегательных сертификатов 99844 Бланки векселей 99845 Бланки прочих ценных бумаг 99846 Прочие бланки строгой отчетности 99847 Бланки строгой отчетности, отосланные и выданные под  отчет 99848 Бланки строгой отчетности для уничтожения

 

Счета 99840–99846 предназначены для  учета бланков строгой отчетности, находящихся в хранилище банка.

Заполненные документы на бланках строгой отчетности на данных счетах не учитываются.

По приходу счетов отражаются полученные бланки строгой отчетности.

По расходу счетов отражаются бланки строгой отчетности, отосланные и  выданные под отчет ответственным исполнителям, а также испорченные, дефектные и/или аннулированные бланки строгой отчетности.

Счет 99847 предназначен для учета  бланков строгой отчетности, выданных под отчет ответственным исполнителям.

По приходу счета  отражаются бланки строгой отчетности, выданные под отчет ответственным  исполнителям, одновременно с их списанием в расход по счетам 99840–99846.

По расходу счета  списываются бланки строгой отчетности на основании представленных ответственными исполнителями документов, подтверждающих их использование.

Счет 99848 предназначен для  учета бланков строгой отчетности для уничтожения.

По приходу счета  отражаются испорченные, дефектные, аннулированные бланки строгой отчетности, предназначенные для уничтожения.

По расходу счета отражаются уничтоженные бланки строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности учитываются на счетах 9984Х в условной оценке 1 белорусский рубль за каждую книжку или отдельный бланк.

Аналитический учет ведется по видам  бланков и местам хранения".

 

 

Для отражения движения БСО используются следующие книги:

1) книга  учета БСО ф. 0402380107 (отражается движение БСО по соответствующим внебалансовым счетам по учету БСО);

2) книга учета БСО, выданных  под отчет, ф. 0402380108 (учитываются БСО, выданные под отчет ответственным исполнителям). На каждого исполнителя в книге заводится отдельная страница (лист);

3) книга учета БСО,  подлежащих уничтожению, ф. 0402380167 (учитываются БСО, не подлежащие использованию по каким-либо причинам).

Указанные книги могут вестись  на машинных носителях информации, но при этом должны быть обеспечены:

– защита информации;

– сохранение архива по данной информации в течение установленных сроков;

– возможность получения бумажных копий документов.

При ведении этих книг требуется  соблюдение следующих условий: