Учет дебиторской и кредиторской задолженности на примере ООО «Информационный Центр»

Возврат неизрасходованных  подотчетными лицами сумм отражается по дебету счетов учета денежных средств в корреспонденции с кредитом счета 71.

Содержание  операций	Дебет	Кредит	Сумма,  руб.	Первичный      документ
Выданы наличные денежные   средства под отчет	71	50-1	148 000	Расходный     кассовый ордер
Выданы авиабилеты командированным работникам	71	50-3	26 000	Журнал учет приема и выдачи денежных документов
Расходы на командировки работников включены в стоимость строящегося производственного здания (130 000 - 18 000)	08-3	71	112 000	Авансовый отчет
Отражен НДС  по командировочным расходам	19-4	71	18 000	Счет-фактура, Авансовый отчет
Принят к  учету приобретенный подотчетным лицом бензин    (23 600 - 3600)	10-3	71	20 000	Приходный ордер, Авансовый отчет
Отражен НДС  по приобретенному бензину	19-3	71	3 600	Счет-фактура,   Авансовый отчет
Подотчетными  лицами внесены в кассу суммы неизрасходованных авансов	50-1	71	17 400	Приходный кассовый ордер

 

Дебиторская и  кредиторская задолженность организации, возникшая в связи с осуществлением расчетов с подотчетными лицами по выданным им суммам и отраженная в бухгалтерском учете на счете 71, отражается в следующих формах бухгалтерской отчетности:

- в Бухгалтерском  балансе (форма N 1);

- в Приложении  к бухгалтерскому балансу (форма N 5).¹³

Далее по тексту коды показателей, данные по которым подлежат обработке в  органах государственной статистики, приведены в соответствии с Приказом Госкомстата России N 475, Минфина  России N 102н от 14.11.2003. Остальные строки могут кодироваться организациями самостоятельно при разработке и принятии форм бухгалтерской отчетности).¹⁴

В общем случае данные представляемой бухгалтерской  отчетности приводятся в тысячах рублей без десятичных знаков.

В Бухгалтерском балансе активы и обязательства подразделяются на краткосрочные и долгосрочные в зависимости от срока обращения (погашения). Дебиторская и кредиторская задолженность, возникшая в связи с расчетами по подотчетным суммам, является краткосрочной, так как срок ее погашения не превышает 12 месяцев после отчетной даты.

В общем случае в бухгалтерской отчетности не допускается  зачет между статьями активов и пассивов.

В связи с  этим в Бухгалтерском балансе  дебиторская задолженность работников отражается в составе активов по строке 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» в разд. II «Оборотные активы», а кредиторская задолженность перед подотчетными лицами по возмещению им сумм перерасхода в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами - в составе пассивов по строке 622 «Задолженность перед персоналом организации», формируя показатель строки 620 «Кредиторская задолженность» в разд. V «Краткосрочные обязательства». Для заполнения строки 240 на начало и конец года используются данные о дебиторской задолженности подотчетных лиц по выданным им суммам; а для заполнения строки 622 - данные о кредиторской задолженности перед подотчетными лицами.

Таким образом, в соответствии с изложенным фрагмент Бухгалтерского баланса в рассматриваемой ситуации будет выглядеть следующим образом.

 

Актив	Код    показателя	На начало отчетного года	На конец  отчетного  периода
1	2	3	4
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)	240	9	14

 

Пассив	Код    показателя	На начало  отчетного года	На конец  отчетного периода
Кредиторская  задолженность	620	-	2
Задолженность перед персоналом организации	622	-	2

 

Кроме того, в  рассматриваемой ситуации организации  следует заполнить раздел «Дебиторская и кредиторская задолженность» Приложения к бухгалтерскому балансу (форма N 5) на основе данных о дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами на начало и конец года. Дебиторская задолженность работников формирует показатели строки «Дебиторская задолженность: краткосрочная - всего», строки «прочая» и строки «Итого», а кредиторская задолженность перед работниками - показатели строки «Кредиторская задолженность: краткосрочная - всего», строки «прочая» и строки «Итого».

В соответствии с вышеизложенным фрагмент формы N 5 в рассматриваемой ситуации будет  выглядеть следующим образом.

Показатель		Остаток на начало отчетного года	Остаток на конец отчетного периода
наименование	код
1	2	3	4
Дебиторская задолженность:  краткосрочная - всего	610	9	14
прочая	613	9	14
Кредиторская  задолженность  краткосрочная - всего	650	-	2
Прочая	656	-	2

 

 

2.3. Дебиторская  и кредиторская задолженность  по расчетам с работниками  по оплате труда

 

Рассмотрим, как отражается в бухгалтерском учете и отчетности организации за 2007 г. дебиторская и кредиторская задолженность по расчетам с работниками по оплате труда

На начало и  конец отчетного года в учете  организации отражены следующие  показатели.

Наименование  показателя	На начало года,  руб.	На конец  года,  руб.
Кредитовое  сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	1 100 000	1 400 000
Кредитовое сальдо по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4        «Расчеты по депонированным суммам»	8 000	12 000
Дебетовое сальдо по счету 70	12 300	28 200

 

В течение года организация начислила работникам оплату труда в размере 17 400 000 руб., пособий (за счет средств ФСС РФ) - в размере 196 000 руб.; сумма выплаченных  из кассы и перечисленных на банковские карточки работников в течение года заработной платы (включая депонированные суммы - 30 000 руб.) и пособий составила 13 660 000 руб.; депонирована заработная плата на сумму 34 000 руб.

В течение года произведены следующие удержания из заработной платы работников:

- НДФЛ в сумме  2 236 000 руб.;

- удержания  по исполнительным листам в  сумме 1 250 000 руб.;

- удержания  в связи с перерасчетом отпускных,  допущенной счетной ошибкой в  сумме 146 000 руб.

Для обобщения  информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям и другим выплатам) предназначен счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».¹⁵

Начисленные суммы  оплаты труда, причитающиеся работникам, а также суммы пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС РФ, отражаются по кредиту счета 70 в корреспонденции с соответствующими счетами (например, 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 97 «Расходы будущих периодов», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и т.д.).

По дебету счета 70 отражаются выплаченные суммы  оплаты труда, премий, пособий и т.п., а также суммы удержанного НДФЛ, платежей по исполнительным документам и других удержаний, уменьшающие задолженность организации по выплате заработной платы. Основания удержаний из заработной платы работников установлены ст. 137 Трудового кодекса РФ. Размер таких удержаний ограничен пределами, определенными в ст. 138 ТК РФ.¹⁶ В связи с этим дебетовое сальдо по счету 70 может возникнуть только в случае, если подлежащие удержанию суммы (в связи с пересчетом отпускных, счетными ошибками, неотработанными авансами и т.п.) у конкретных работников превышают установленные пределы удержаний.

Начисленные, но не выплаченные в установленный  срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

Дебиторская и  кредиторская задолженность организации, возникшая в связи с осуществлением расчетов с работниками по оплате труда, в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными, отражается в следующих формах бухгалтерской отчетности.

В Бухгалтерском балансе активы и обязательства подразделяются на краткосрочные и долгосрочные в зависимости от срока обращения (погашения). Активы и обязательства представляются как краткосрочные, если срок обращения (погашения) по ним не более 12 месяцев после отчетной даты или продолжительности операционного цикла, если он превышает 12 месяцев. Дебиторская и кредиторская задолженность, возникшая в связи с расчетами с работниками по оплате труда, является краткосрочной.

В общем случае в бухгалтерской отчетности не допускается  зачет между статьями активов и пассивов.

В связи с  этим в Бухгалтерском балансе величина кредиторской задолженности перед работниками отражается в составе пассивов по строке 622 «Задолженность перед персоналом организации», формируя показатель строки 620 «Кредиторская задолженность» в разд. V «Краткосрочные обязательства», а дебиторская задолженность работников - в составе активов по строке 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» в разд. II  «Оборотные активы». Для заполнения строки 622 на начало и конец года используются данные о кредитовом сальдо по счетам 70 и 76, субсчет 76-4; а для заполнения строки 240 - данные о дебетовом сальдо по счету 70.

Таким образом, в соответствии с изложенным фрагменты  разд. II «Оборотные активы» и разд. V «Краткосрочные обязательства» Бухгалтерского баланса в рассматриваемой ситуации будут выглядеть следующим образом.

Актив	Код      показателя	На начало    отчетного года	На конец отчет. периода
1	2	3	4
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)	240	12	28

 

Пассив	Код   показателя	На начало отчетного года	На конец отчет. периода
1	2	3	4
Кредиторская  задолженность	620	1108	1412
Задолженность перед персоналом организации	622	1108	1412

 

Кроме того, в  рассматриваемой ситуации организации  следует заполнить раздел «Дебиторская и кредиторская задолженность» Приложения к бухгалтерскому балансу (форма N 5) на основе данных о сальдо по счетам 70, 76 (субсчет 76-4) на начало и конец года. Дебиторская задолженность работников формирует показатели строк «Дебиторская задолженность: краткосрочная - всего», «прочая» и «Итого», а кредиторская задолженность перед работниками - показатели строк «Кредиторская задолженность: краткосрочная - всего», «прочая» и «Итого».

В соответствии с вышеизложенным фрагмент формы N 5 в рассматриваемой ситуации будет  выглядеть следующим образом.

Показатель		Остаток на начало отчетного года	Остаток на конец  отчетного периода
наименование	код
1	2	3	4
Дебиторская задолженность: краткосрочная - всего	610	12	28
прочая	613	12	28
Кредиторская  задолженность: краткосрочная - всего	650	1108	1412
Прочая	656	1108	1412