Учет денежных средств организации

          Основной целью управления денежными потоками является обеспечение финансового равновесия организации в процессе ее деятельности и развитие путем балансирования объемов поступления и расходования денежных средств, а также их синхронизации во времени. Базой для этого является обеспечение полного и достоверного учета денежных потоков организации и формирование нужной отчетности.

3. Организация учета движения денежных средств в кассе предприятия

3.1 Организации кассовых операций на предприятии, их документальное оформление

            Движение наличных денежных средств совершается посредством кассовых операций.

Кассовые  операции весьма разнообразны, но среди  них можно выделить основные:

• выдача средств на оплату труда ;
• выдача средств на оплату административно-хозяйственных расходов;
• выдача средств подотчетным лицам и другие.

          Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма N КО-1), расходный кассовый ордер (форма N КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3), кассовая книга (форма N КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. Прием наличных денег в кассу бухгалтерии производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером. Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает подписку получателя. Если на выдачу денег нескольким лицам оформлена платежная ведомость, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность и расписываются в соответствующей графе платежной ведомости.

           В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для его составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге (она является аналитическим регистром учета). Записи в кассовой книге ведет кассир в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов являются отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру.

3.2 Понятие и определение лимита

            Лимит остатка кассы для «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации». Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации.

3.3 Синтетический учет кассовых операций

             Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом счете 50 "Касса". В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы. Данный активный бухгалтерский счет служит для учета денежных средств предприятий, организаций и операций с ними. При поступлении средств в кассу увеличиваются имеющиеся у предприятия средства, то есть счет 50 дебетуется, в случае расходования денег из кассы средства уменьшаются, то есть активный счет 50 кредитуется.

К счету 50 "Касса" могут быт открыты субсчета:

50-1 "Касса  организации";

50-2 "Операционная  касса";

50-3 "Денежные  документы" и др.

Все эти записи отражаются в журнале-ордере №1 и  ведомости №1, в котором отражаются записи по дебету счета 50 и кредит счета 50, итог журнала-ордера заносится в  главную книгу.

3.4 Организация сохранности денежных средств на предприятии

            Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день (суммарный приход кассы - оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход - оборот по кредиту), выводит, используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, остаток денег в кассе на конец рабочего дня (он же является остатком на начало следующего дня) и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира, второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Бухгалтер проверяет правильность проставленной корреспонденции, арифметических действий. Таким образом, сводный первичный учет оформляется в кассовой книге. Аналитический учет при журнально-ордерной форме учета обобщается в кассовой книге. Систематический учет по дебету счета 50 ведется в ведомости №1, по кредиту счета 50 в журнале-ордере №1, кредитовый оборот используется для заполнения главной книги.

           При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно формируется машинограмма "Отчет кассира". Вся денежная наличность пересчитывается покупюрно. Если во время ревизии в кассе находятся ведомости на заработную плату, выплата по которым не окончена, то ревизор подсчитывает фактически выплаченные суммы и указывает их в акте отдельно. В акте отдельной строкой указываются также почтовые марки и марки государственной пошлины по номинальной стоимости.

           В процессе инвентаризации комиссия в присутствии главного бухгалтера и кассира определяет сумму денежных средств, числящихся по данным бухгалтерского учета на момент инвентаризации, и указывает ее в акте. Здесь же указывается результат инвентаризации -- излишки или недостачи денежных средств. Инвентаризация денежной наличности в операционных кассах производится аналогично. Затем проверяются кассовые и банковские операции на основании первичной документации, учетных регистров и отчетности. Ревизия кассовых операций предусматривает установление действенного контроля сохранности денег в центральной и операционных кассах. Поэтому первоочередной контрольно-ревизионной процедурой является внезапная инвентаризация ревизором наличия денежных средств и ценных бумаг в центральной кассе организации.

В процессе ревизии также устанавливается:

• каковы результаты прошлых инвентаризаций кассы и порядок их оформления;
• правильность хранения дубликатов ключей от сейфов кассы;
• наличие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
• наличие и правильность ведения кассовой книги и журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• правильность документального оформления кассовых операций и сохранность использованных кассовых документов в архиве;
• соблюдение лимита наличных денег в кассе;
• соблюдение лимита расчетов наличными средствами;
• использование наличных денег по целевому назначению;
• применение контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением;
• соблюдение условий, необходимых для сохранности денежных средств при их транспортировке и хранении, а также единых требований по оборудованию помещения кассы.

                       Проверяя расходование наличных денежных средств из кассы, ревизоры должны обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег , доверенностей от сторонних организаций, исполнительных листов и др. Проверяется также правильность арифметических подсчетов оборотов и остатков по счету, для чего сверяются данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц проверяемого периода по датам.

4. Организация учета движения денежных средств на расчетных и прочих счетах

4.1 Порядок открытия расчетного, валютного и прочих счетов в банке

           Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Текущие счета открывают организациям, не обладающим признаками, дающими возможность открыть расчетный счет: производственным (структурным) единицам производственных и научно - производственных объединений; другим хозрасчетным подразделениям организаций, расположенным вне их местонахождения; кооперативам по месту нахождения их филиалов и др. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Большая часть расчетов по взаимным обязательствам проводятся через учреждения банков, то есть путем безналичных расчетов.

           Предприятие получает от банка выписку с расчетного счета, то есть перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы выписанные предприятием. Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность) поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списание, выдача наличными) - по дебету.

4.2 Синтетический учет движения денежных средств на расчетном счете    

          По срокам установленным по соглашению с организацией, банк выдает ей выписки из его расчетного счета с приложением оправдательных документов. В выписке указывают начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отраженных на расчетном счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки. Денежные средства предприятия, хранящиеся на расчетных счетах, учитывают на синтетическом счете 51 "Расчетные счета". В дебет этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный счет, а в кредит - уменьшение денежных средств на расчетном счете. Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами.

          Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия предприятия ведет на счете 51 «Расчетный счет». Это активный счет, по дебету которого записываются остаток свободных денежных средств предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства, перечисленные в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу. Для отражения оборотов по кредиту счета 51 служит журнал - ордер №2 . Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №2.Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета.

4.3 Особенности учета средств на валютном счете

              Организации имеют право открывать валютные счета на территории Российской Федерации в любом банке, уполномоченном Центральным банком на проведение операций с иностранными валютами.

             Для обобщения информации о наличии и движении средств в иностранной валюте используют счет 52 "Валютные счета". По дебету этого счета отражают поступление денежных средств на валютные счета организации, а по кредиту - списание денежных средств с валютных счетов.

К счету 52 "Валютные счета" открывают следующие субсчета:

52-1 "Транзитные  валютные счета";

52-2 "Текущие  валютные счета";

52-3 "Валютные  счета за рубежом".

5. Формы отчетности по движению денежных средств предприятия

           Организации составляют отчет о движении денежных средств (форма N 4 годовой бухгалтерской отчетности). Отчет состоит из разделов, где содержатся данные об остатке денежных средств на начало года, поступлении денежных средств (всего и в том числе по видам поступлений), направлении денежных средств (всего и в том числе по направлениям расходов) и остатке денежных средств на конец отчетного периода.

          В разделе "Движение средств по текущей деятельности" отражают данные о поступлении и расходовании наличных и безналичных средств по текущей деятельности. Текущей считают основную деятельность, направленную на достижение уставных целей и задач фирмы. К таким видам относят выпуск готовой продукции, продажу товаров, выполнение работ или оказание услуг.

          В разделе "Движение средств по инвестиционной деятельности"отражают данные о поступлении и расходовании наличных и безналичных средств по инвестиционной деятельности. Инвестиционная деятельность связана с вложениями фирмы долгосрочного характера. Например, это покупка или продажа недвижимости, оборудования, нематериальных активов. Помимо этого к инвестиционной деятельности относят долгосрочные финансовые вложения фирмы.