Учет денежных средств

К документам первого уровня, регулирующим бухгалтерский учет косвенно, можно  отнести Гражданский Кодекс РФ, который  является основным документом гражданского законодательства, регулирующим отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, или с их участием. Под предпринимательской деятельностью в Гражданском Кодеке РФ понимается самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке; ⁴

- второй уровень – положения по бухгалтерскому учету. Здесь обобщаются принципы, а также базовые правила, на которых основывается бухгалтерский учет, как в общем понимании, так и применительно к определенным видам деятельности;⁵

-  третий уровень – методологические  указания и рекомендации по ведению бухгалтерского учета. Важнейшим документом для этого уровня нормативного регулирования учета является План счетов бухгалтерского учета (ПРИЛОЖЕНИЕ 1) и инструкция по его применению. Данный документ содержит список активных и пассивных счетов, с помощью которых ведется бухгалтерский учет материальных и финансовых средств предприятия. Посредством ведения учета с использованием плана счетов организация контролирует потоки доходов и расходов;

-  четвертый уровень занимают  рабочие документы организации, формирующие направленность ведения бухгалтерского учета в методическом, техническом и организационном аспектах.

Большую роль для организации играет её учетная политика. Под учетной  политикой организации понимается принятая ей совокупность способов ведения бухгалтерского учета, включающая в себя первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущую группировку и итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности. При формировании учетной политики организация имеет право выбрать один из нескольких элементов из каждого способа ведения бухгалтерского учета, допускаемых нормативными документами о бухгалтерском учете в РФ.  К способам ведения учета, один из которых должна выбрать организация, относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров, обработки информации и другие способы и приемы. При этом степень свободы организации в формировании учетной политики законодательно ограничена нормативным регулированием бухгалтерского учета, в котором представлен перечень методик и учетных процедур в разрезе их допустимых альтернативных вариантов. При выработке учетной политики организации должны быть рассмотрены следующие  аспекты: формирование рабочего плана счетов бухгалтерского учета; определение форм первичных документов, применяемых организацией для отражения фактов хозяйственной деятельности; выработка форм документов для внутренней отчетности; выбор методов оценки активов и обязательств организации; рассмотрение порядка проведения их инвентаризации; разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации; рассмотрение порядка контроля совершения хозяйственных операций; выработка других решений, которые учитывают специфику финансово-хозяйственной деятельности организации. Учетная политика - это реальный инструмент управления организацией, так как на ее основе осуществляется финансовое и налоговое планирование деятельности  организации любого вида, что позволяет существенно снижать налоговое бремя, повышать гибкость, оперативность и эффективность принимаемых управленческих решений.⁶

2. УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА СПЕЦИАЛЬНЫХ СЧЕТАХ В БАНКЕ

2.1 Аккредитивы

Исторически первичной формой аккредитива были кредитные письма, появившиеся в средние века как простейшая форма перевода денег для дальнейшего получения в другом месте. Понятие аккредитив употребляется в широком и узком значении термина. В узком смысле  аккредитив представляет собой поручение банка покупателя иногороднему банку поставщика произвести оплату счетов поставщика за товары, отгруженные покупателю, на условиях, указанных покупателем в заявлении на открытие аккредитива. Условием вступления обязательств в силу является предъявление бенефициаром надлежащих документов, указанных в условиях аккредитива и ранее определенных клиентом в заявлении на открытие аккредитива. В широком смысле аккредитив охватывает весь комплекс взаимоотношений сторон сделки: продавца и покупателя, либо сторон подрядчика и заказчика, а также перевозчиков, страховой компании и т.д. Использование аккредитивной формы расчетов открывает широкие возможности для финансирования одной из сторон основного договора, как путем использования коммерческого, так и банковского кредита. Коммерческий кредит покупателю может предоставляться с использованием аккредитивов с рассрочкой платежа.

Аккредитив может быть открыт за счет средств покупателя или ссуды банка. Аккредитив открывается для расчетов с одним конкретным поставщиком и ограничен сроком использования средств. При неполном использовании средств аккредитив закрывается перечислением средств на расчетный счет или банку. Главными участниками работы аккредитивной системы являются импортер и экспортер, грузоотправитель и рынок международных краткосрочных капиталов, который и предоставляют другие банки, крупные корпорации, правительства и центральные банки. Аккредитивная система позволяет импортеру и экспортеру вести свои операции так, словно их партнерами являются компании, работающие с ними в одной стране. Банк также позволяет импортеру и экспортеру обходить многие трудности в работе с иностранной валютой и на рынке долгосрочных капиталов. Импортер может платить в долларах и вычислять свои доходы от отсроченного платежа, исходя из американской нормы прибыли. Аккредитивы могут быть отзывными или безотзывными. Безотзывной аккредитив гарантирует, что экспортер осуществит платеж в исполнении своих обязательств даже в том случае, если импортер захочет отказаться от данной сделки. Поэтому экспортер, который выполняет специальный заказ, для которого скорее всего  не будет другого покупателя, предпочтет именно такой вид аккредитива. Отзывной аккредитив позволяет импортеру аннулировать заказ до поставки перевозочных документов в банк-эмитент (или в банк-акцептор, если аккредитив  это подтверждает). После того, как соответствующие документы будут представлены, банк должен акцептировать с оглашение для выдачи тратты и гарантирования платежа.

В расчетах в основном применяются  два вида аккредитивов: документарные (товарные) аккредитивы, выплата с которых обусловлена предоставлением коммерческих документов; денежные (чистые) аккредитивы, выплата с которых не обусловлена предоставлением коммерческих документов. Товарный аккредитив представляет собой выдаваемый банком документ, в котором говорится о готовности банка уплатить какому-либо лицу (продавцу/экспортеру) определенную сумму от имени покупателя (импортера) в том случае, если продавец выполнит определенные условия. Основные проблемы, возникающие при проведении сделок с помощью Товарного Аккредитива, связаны с тем, что продавец может счесть условия слишком сложными или невыполнимыми, и либо он попытается их выполнить и потерпит неудачу, либо попросит покупателя внести поправки в условия Товарного Аккредитива. Поскольку товарные аккредитивы в большинстве случаев являются безотзывными, внести поправку в исходную формулировку Товарного Аккредитива можно только после соответствующих переговоров и соглашений между покупателем и продавцом. Стороны могут столкнуться с одной или несколькими проблемами: указанный в Товарном Аккредитиве график отгрузки не может быть выполнен; условия, касающиеся стоимости транспортировки, неприемлемы; цена за товар недостаточна, ввиду изменения обменного курса валют; количество заказанного товара не соответствует тому, которое предполагалось ранее; описание отгружаемого товара недостаточно или избыточно подробно; документы, перечисленные в Товарном Аккредитиве, трудно или невозможно получить.

Во внешней торговле используются в основном документарные аккредитивы (и резервный аккредитив) означающие любое соглашение, как бы оно не было названо или обозначено, в силу которого банк (банк-эмитент), действуя по просьбе и на основании инструкций клиента или от его имени. Аккредитивы выставляются банками на основании поручения или заявления импортера (приказодателя по аккредитиву), которое фактически повторяет все условия раздела контракта, касающегося порядка платежей. Контракты оговаривают, в частности, следующее: наименование банка, в котором будет открыт аккредитив (предпочтение отдается банкам, являющимся корреспондентами уполномоченного банка); вид аккредитива; наименование исполняющего банка; условия исполнения платежа; перечень документов, против которых должен производиться платеж; сроки действия аккредитива; порядок взимания банковской комиссии; сроки отгрузки и пр.

Согласно унифицированным  правилам в каждом аккредитиве должен быть четко оговорен способ его исполнения: путем платежа по предъявлении документов; путем платежа с рассрочкой; путем смешанного платежа.

Формы аккредитива различаются  договоренностью об объеме обеспечения  и моменте принятия на себя риска. Однако аккредитив - наиболее сложный метод расчета для экспортера, поскольку получение платежа связано с  правильным оформлением документов и своевременным представлением их в банк. Основные недостатки аккредитивной формы расчетов для контрагентов заключаются, во-первых, в определенных задержках пробега документов через банки и, во-вторых, в высокой стоимости аккредитива. За проведение операций банки взимают комиссию, зависящую от суммы аккредитива.

Закрытие аккредитива  в исполняющем банке производится: по истечении срока аккредитива (в сумме аккредитива или его остатка); на основании заявления получателя средств об отказе от дальнейшего использования аккредитива до истечения срока его действия, если возможность такого отказа предусмотрена условиями аккредитива (в сумме аккредитива или его остатка); по распоряжению плательщика о полном или частичном отзыве аккредитива, если такой отзыв возможен по условиям аккредитива (в сумме аккредитива или в сумме его остатка). При отзыве аккредитив закрывается или его сумма уменьшается в день получения от банка-эмитента распоряжения плательщика о полном или частичном отзыве аккредитива.

2.2 Чеки и чековые книжки

Чек – это письменное распоряжение плательщика своему банку уплатить с его счета держателю чека определенную денежную сумму. Выделяют денежные чеки и расчетные чеки. Денежные чеки применяются для выплаты держателю чека наличных денег в банке (например, на заработную плату, хозяйственные нужды, командировочные расходы, закупки сельскохозяйственных продуктов и т. д.).Расчетные чеки -  чеки, применяемые для безналичных расчетов. Расчетный чек - документ установленной формы, содержащий безусловный письменный приказ чекодателя своему банку о перечислении определенной денежной суммы с его счета на счет получателя средств (чекодержателя). Расчетный чек, так же как и платежное поручение, оформляется плательщиком, но в отличие от платежного поручения чек передается плательщиком предприятию-получателю платежа в момент совершения хозяйственной операции, которое и предъявляет чек в свой банк для оплаты. Расчетные чеки бывают покрытыми и непокрытыми. Покрытые расчетные чеки – это чеки, средства по которым предварительно депонированы клиентом-чекодателем на отдельном банковском счете “Расчетные чеки”, что обеспечивает гарантию платежа по данным чекам. Непокрытые расчетные чеки – это чеки, платежи по которым гарантируются банком; в этом случае банк гарантирует чекодателю при временном отсутствии средств на его счете оплату чеков за счет средств банка. Сумма гарантий банка, в пределах которой могут быть оплачены чеки, учитывается в банке-гаранте на внебалансовом счете “Гарантии, поручительства, выданные банком”. Для получения расчетных чеков клиент обращается в обслуживающий его коммерческий банк с заявлением по установленной форме, где указываются количество чеков и сумма общей потребности в расчетах чеками. На основании этих данных определяется лимит одного чека, который должен быть проставлен на оборотной стороне каждого чека. Заявление на выдачу чеков подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью».⁷Одновременно с заявлением клиент представляет в банк платежное поручение на перечисление заявленной денежной суммы с его расчетного счета на счет “Расчетные чеки” и только после депонирования этих средств имеет право на получение этих чеков. Коммерческий       банк   перед   выдачей чеков    клиенту    оформляет   их  в соответствии со следующими требованиями: наименование банка-плательщика, его номер и местонахождение; наименование чекодателя, номер его лицевого счета в банке; предельный размер суммы, на которую может быть выписан чек (проставляется на оборотной стороне чека); подпись должностного лица банка и печать. Кроме того, работник банка должен под расписку проинформировать клиента о правилах пользования чеками, и предупредить его об ответственности за утраченные или похищенные чеки. Убыток (в результате утраты или похищения чеков) несет сам чекодатель, если не будет доказано, что чек был оплачен по неосторожности или по умыслу самого банка. Вместе с чеками банк обязан выдать клиенту идентификационную карточку (чековая карточка). Чековая карточка выдается в одном экземпляре независимо от количества чеков и идентифицирует чекодателя по каждому выданному им чеку. Лицевая сторона чековой карточки должна содержит   следующие данные: наименование банка-плательщика и его реквизиты; название “Чековая карточка” и ее номер; наименование чекодателя; образец подписи чекодателя; номер лицевого счета чекодателя.

На   обратной  стороне   чековой (идентификационной)   карточки    перечисляются   условия, при   которых банк гарантирует платеж по чекам: чек выписан на сумму, не превышающую лимит по нему; подписи чекодателя в чеке и чековой карточке идентичны; номера счета чекодателя в чеке и карточке одинаковы; чек должен быть предъявлен в банк в течение 10 дней со дня его выписки; чек должен быть оплачен по полной сумме, на которую он выписан, без какой-либо комиссии. Перечисленные выше условия подписываются ответственным работником банка и удостоверяются печатью последнего. Если клиент использовал все расчетные чеки, чековая карточка должна быть возвращена в банк и подлежит уничтожению. Карточка может быть оставлена предприятию в том случае, если предприятие заявило новую потребность в чеках и лимит одного чека при этом не изменился».

  Для поставщика расчеты чеками имеют как преимущества: относительная быстрота расчетов; большая скорость поступления денег на счет чекодержателя и соответственно ускорение оборота и сокращения дебиторской задолженности; так и недостатки: недостаточная гарантия платежей из-за недостаточности средств у чекодателя, т.е. стоимость полученных товарно-материальных ценностей или услуг должна совпадать с суммой чека; невозможность расчетов чеками по крупным суммам платежей; возможность подделки. Чековая форма расчетов имеет и определенные преимущества для покупателя: высокая степень гарантии получения товара, т.к. чек выписывается или передается в момент получения товара, выполнения работ и предоставления услуг; а также недостатки: относительная сложность в оформлении чека покупателем; при получении продукции может оказаться, что часть ее не соответствует требованиям получателя, или, наоборот, появилась продукция, нужная потребителю, а сумма чека не позволяет уменьшить или увеличить ее размер. Документооборот при расчетах чеками сводится к следующему;  чекодатель в случае приобретения товаров, услуг выписывает расчетный чек, проставляя в нем следующие данные: сумму платежа (цифрами и прописью); наименование получателя платежа; место выписки чека; 
- дату совершения платежа (при этом месяц указывается прописью). Выписанный чек заверяется подписью чекодателя непосредственно в сам момент совершения оплаты (вручения чека получателю платежа). Зачисление средств на счет чекодержателя производится обслуживающим его банком только после поступления средств от чекодателя и обслуживающего его банка. Расчеты чеками предусматривают следующие условия: чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю; в качестве плательщика по чеку может быть указан только банк, где чекодатель имеет средства, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков; отзыв чека до истечения срока для его предъявления не допускается; выдача чека не погашает денежного обязательства, во исполнение которого он выдан; порядок и условия использования чеков в платежном обороте регулируются настоящим Кодексом, а в части, им не урегулированной, другими законами и устанавливаемыми в соответствии с ними банковскими правилами⁸