Учет денежных средств

 

Введение

 

Денежные средства играют важнейшую роль среди активов  предприятия, участвующих  в  их хозяйственной  деятельности. Денежные средства как особый товар на рынке играют роль всеобщего эквивалента во всех взаимоотношениях. Они представляют  собой самые быстрые ликвидные активы предприятия. Велика роль денежных средств и в обществе, выполняющие  функции средства платежа, стоимостного измерителя, средства обращения и средства накопления. В бухгалтерском учете денежные средства отражаются, как обычно, по их видам и месту нахождения. Денежные средства в национальной валюте, которые представляют собой специальные бумажные и металлические  банковские знаки. Они выполняют роль средства обращения и всеобщего эквивалента в ценообразовании. Денежные  средства в кассе-это необходимые средства для текущих нужд предприятия, а также средства, поступающие на различные цели и из разных источников.

Важную роль денежных средств  в обеспечении финансово  –  хозяйственной деятельности обусловливает  необходимость организации непрерывного и  своевременного учета денежных средств и операции по их движению; контроля наличия, сохранности и  целевого использования денежных средств  и денежных документов. Для этого  все предприятия вне зависимости  от формы собственности обязаны  хранить свои денежные средства в  учреждениях банков. Для текущих  расчетов каждая организация может  постоянно иметь наличные средства на своей территории. В связи с  этим руководитель предприятия организует кассу.

Цель написания работы заключается в изучении учета  денежных средств в кассе, его документальное оформление.

           В связи с поставленной целью  курсовой работы, выделяются следующие  задачи:

• Изучить задачи учета денежных средств;
• Изучить основные правила ведения и документального                    оформления кассовых операций;
• Проанализировать порядок ведения кассовой книги. Проверка и бухгалтерская обработка кассовых документов;
• Изучить особенности ведения кассовых операций с иностранной валютой;
• Рассмотреть синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе;
• Ознакомиться  с проведением инвентаризации денежных средств в кассе и отражении в учете её результатов;

Бухгалтерский учет денежных средств имеет существенное значение для правильной организации денежного  обращения, эффективного использования  финансовых ресурсов.  

1. Задачи учета денежных средств

 

Основными задачами денежных средств являются следующие:

• Систематический контроль, за состоянием и движением денежных средств
• Контроль за своевременной сдачей денежных средств в банк
• Недопущение наличие сверхлимитного остатка денежных средств в кассе
• Контроль за целевым использованием денежных средств
• Своевременное и правильное документальное оформление движения денежных средств
• Организация материальной ответственности за денежные средства и систематический контроль, за деятельностью материально ответственных лиц
• Систематический контроль, за полнотой денежных средств и недопущение их присвоение.                                                           

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основные правила ведения и документального оформление кассовых операций

 

Организации обязаны хранить  свободные денежные средства в учреждениях  банков. В отдельных случаях организации  участвуют в процессе налично-денежного  обращения, при оплате труда штатных  и нештатных сотрудников, закупке  материалов, выдаче авансов сотрудником  на командировочные расходы и  др. В связи с этим в кассах организаций могут находиться наличные денежные средства. Правила ведения  косовых операций и расчетов наличными  денежными средствами утверждены постановлением правления Национального банка  Республики Беларусь от 26 марта 2003 года № 57, с изменениями и дополнениями по состоянию на 28 июня 2008 года № 99. Ведение кассовых  операций возлагается  на кассира, который несёт полную материальную ответственность за сохранность  принятых ценностей и не может  передоверять, кому бы то ни было выполнение своих обязанностей (Приложение № А).

Лимит остатка кассы считается  нулевым, а не сданная в учреждении банка денежная наличность – сверхлимитной  для субъектов хозяйствования, предпринимателя  с применениям наёмного труда, не представивших на установления лимита остатка наличных денег в кассе  в обслуживающие учреждения банка  в срок, определенный обслуживающим  банком. Лимит остатка кассы может быть пересмотрен в течении года в установленном порядке по обоснованной просьбе (в случае изменения объёмов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.) субъекта хозяйствования, предпринимателя с применениям наёмного труда, а также по другим причинам.

 В кассе можно хранить  суммы в пределах установленного  лимита для оплаты мелких хозяйственных  расходов, выдачи авансов на командировки  и других небольших платежей. Для установления такого лимита  организация представляет в обслуживающее учреждение банка расчет-заявку по установленной форме.

Заимствование денежной выручки  одними субъектами хозяйствования у  других, имеющих постоянную денежную выручку от реализации продукции, работ, услуг за наличный расчет, производится в соответствии с законодательством  Республики Беларусь на цели, предусмотренные  уставной деятельностью, на основе договоров  между субъектами хозяйствования по согласованию с обслуживающими эти  субъекты хозяйствования учреждениями банков и Главными управлениями Национального  банка в порядке, установленном  Национальным банком.

Ответственность за соблюдение требований Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей  субъектов хозяйствования, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров. При этом руководители и главные бухгалтера субъектов хозяйствования с применением наёмного труда за грубое нарушения Правил ведения кассовых операций привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Грубым нарушением Правил ведения кассовых операций являются систематические нарушения:

• Порядок расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования и предприниматели;
• Порядка хранения свободных денежных средств и накопления в кассах наличных денег сверх установленных лимитов;
• Порядка оприходования в кассу денежной  наличности;
• Нецелевого использования наличных денег, полученных из касс банков;
• Порядка заимствования наличных денег другим субъектам;
• Порядка использования выручки на собственные нужды;
• Порядка приёма и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов;
• Порядок ведения кассовой книги и хранения денег.

Кассовые операции осуществляют кассир, являющийся материально ответственном лицом. При приёме на работу издаётся приказ по организации с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. При этом руководитель должен под роспись ознакомить кассира с действующими Правилами ведения кассовых операций. Он несет ответственность за сохранность денежных средств, ценных бумаг и других ценностей, находящихся на хранении в кассе. Кассиру запрещается передоверять выполнения порученных ему обязанностей другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данной организации.

В основном деньги в кассу  поступают с расчетного счета  в банке через кассира, который  получает их по специальным денежным чекам. Чековые книжки получают в  банке и хранят в надежном месте  под ключом у распорядителя счета  или у главного (старшего) бухгалтера. Подписываются чеки руководителем организации и главным (старшим) бухгалтером (лицам, их заменяющими) и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.

Поступление денег в кассу  и выдача их из кассы оформляется  приходными и расходными кассовыми  ордерами. Приходные кассовые ордера(Приложение № Б) при использовании их для приёма денежных средств за реализованную продукцию, товары, работы, услуги перед применением должны быть в обязательном порядке зарегистрированы в налоговых органах, после чего они учитываются как бланки строгой отчетности. Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером. При этом выдаётся квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром. Выдача денег производится на основании расходного кассового ордера (Приложение № В). Расход наличных из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы, премий, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, выдачей на командировочные расходы и т. д. Указанные выплаты производится на основании платежных ведомостей, заявление на выдачу денег, счетов и др. На них ставится штамп, заменяющий расходный ордер. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить: наличие и подлинность на документах главного бухгалтера, а расходном кассовом ордере - разрешительной подписи руководителя предприятия. Исправления в приходных и расходных кассовых операций не допускаются.

Все приходные  и расходные кассовые документы  должны быть заполнены ответственными за это лицами четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, компьютере). Выдавать приходные и расходные документы  на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. При этом приём  и выдача денег по кассовым ордерам  может производится только в день их составления.

 Приходные и расходные  кассовые ордера выписываются  бухгалтером и до передачи  в кассу регистрируются в Журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров. Журнал регистрации  построен таким образом, что  по его данным контролируется  целевое назначение полученных  и израсходованных  наличных  денежных средств организаций,  присваиваются номера кассовым  документом, проверяется полнота  произведенным кассиром операций.

 

 

 

3. Порядок ведения кассовой книги. Порядок и бухгалтерская обработка кассовых документов

 

Кассовую книгу вправе вести все подразделения юридического лица, частные нотариусы, а также  индивидуальные предприниматели.

Для учета кассовых операций на каждом предприятии ведется одна кассовая книга формы № КО-4 утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 года№ 43 «об утверждения бланков унификации форм первичной учетной документации», и заполняется согласно Положению о порядке заполнения кассовой книги.

В период выдачи наличных денег  на цели, остаток кассы выводится  по учтённым приходным и расходным  кассовым ордерам. При этом сумма выданных за день денег по платежной ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается  по колонке «Расход « в кассовой книги. Платежная ведомость на оплату труда в обязательном порядке  хранится в кассе вместе с остатками наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег  в кассе.

В аналогичном порядке  записи в кассовую книгу производятся при выплате  по платёжным ведомостям  стипендий, пенсий пособий, дивидендов.

Ведение кассовой книги допускается  с помощью программно-технических  средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов. При этом листы кассовой книги формируются в виде выходной формы “Вкладной лист кассовой книги”. Одновременно с ней формируется выходная форма “ Отчет кассира. с начала года.

Главный (старший по должности) кассир перед началом рабочего дня  выдаёт другим кассирам, раздатчиком авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных  кассиром наличных денег. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью или же  концы шпагата наклеивается плотный четырехугольник и по его углам ставится чернильная печать, а на последней странице пишется прописью количество листов  и ставятся подписи директора и главного бухгалтера. Каждый лист книги складывается пополам и под копировальную бумагу записи ведутся в двух экземплярах – первый остаётся в книги, а второй отрывается и передаётся в бухгалтерию в качестве кассового отчёта со всеми документами. Количество листов в книги заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным кассиром о полученном авансе и принятых наличных деньгах по производственным операциям под расписку в книги учета.