Учет денежных средств

Ведомость №1

за__________2002 г.

В дебет счета №50 «Касса» с кредита  счетов:

Сальдо на начало месяца_________руб.                           

Сальдо на конец месяца_________руб.             

                   На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовым ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов .Один раз  в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам.

Когда организация проводит кассовые операции с иностранной валютой ( в разрешенных законодательством случаях), то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения  наличной иностранной валюты .Субсчет  «Валютная касса» вводится  организацией  при осуществлении  внешнеэкономической  деятельности  и направлении работников в загранкомандировку( наличная валюта снимается с текущего валютного счета  только для оплаты командировочных расходов). Поступление и выдача валюты производится  в обычном порядке, при этом учет движения иностранной валюты ведется по видам валют и в ее рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату совершения операции.

Кассирам устанавливаются лимиты в иностранной валюте.

В соответствии с Положением Банка России от 15 августа 1997 г. № 503 «О прекращении на территории Российской Федерации расчетов в иностранной валюте за реализуемые физическим лицам товары (работы, услуги)» все расчеты между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и физическими лицами (резидентами и нерезидентами) за реализуемые последним на территории Российской Федерации товары (работы, услуги) осуществляются исключительно в рублях.

Расчеты в иностранной валюте за реализуемые физическим лицам товары (работы, услуги) на территории Российской Федерации запрещаются. В соответствии с этим наличная иностранная валюта используется организациями только для оплаты командировочных расходов.

В случае  изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за время, пока  валюта находится в кассе, возникают курсовые разницы. Согласно п.7 ПБУ 3/2000 стоимость иностранных денежных знаков в кассе в рубли должна пересчитываться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности.

                   На субсчете 50-2 «Операционная касса» отражается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и пр. Организации (в частности, организации транспорта и связи) открывают этот субсчет при необходимости. Операционные кассы обслуживаются кассирами -операционистами, которые получают наличные средства за проданные ценности. Оформляются данные расчеты с применением кассовых аппаратов.

Осуществление операций с использованием

контрольно-кассовых машин

Согласно Закону РФ от 18 июня 1993 г. № 5215 - I «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» денежные расчеты с населением при совершении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации проводятся всеми организациями с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).

Положение по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением утверждено Постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745.

Контрольно-кассовые машины, используемые для денежных расчетов с населением, подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения организации и находятся на техническом обслуживании в региональных центрах технического обслуживания ККМ. Допускаемые к использованию на территории Российской Федерации модели ККМ определяются Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам и вносятся в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации. Информация о моделях машин, допускаемых к использованию, публикуется в печати. Порядок эксплуатации ККМ определен в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104.

Постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 утвержден Перечень отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ. Данный Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит.

В случае отключения электроэнергии все хозяйствующие субъекты освобождаются от использования ККМ при условии выдачи ими квитанций по установленной форме и регистрации такого случая в энергоснабжающей организации.

Если используется несколько ККМ, на каждую из них ведется отдельная книга кассира -операциониста. По окончании рабочего дня представитель администрации совместно с кассиром -операционистом снимает показания счетчиков ККМ. Кроме того, кассир обязан составить кассовый отчет, оформить приходно-кассовый ордер и сдать наличные деньги, полученные через ККМ, вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру в главную кассу. В кассовой книге организации запись о фактической сумме выручки делается в целом по организации. На всех ККМ в обязательном порядке применяется контрольная лента. Контрольная лента, книга кассира -операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет.

Глава 3. Учет подотчетных сумм

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные  цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Организации при выдаче работникам наличных денежных средств и ведении учета своих расчетов с ними руководствуются:

Кодексом законов о труде Российской Федерации;

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден письмом Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 № 40);

Правилами расчетов организации с работниками, направленными в командировки, установленными в инструкции о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Министерством финансов СССР (совместно с Госкомтрудом СССР и ВЦСПС) приказом от 07.04.88 № 62 , - в части командировок внутри страны;

постановлением Совета Министров-Правительства России от 01.12.93 № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (в ред. от 21.03.98), а также Правилами об условиях труда советских работников за границей, утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.74 № 365 (в ред. постановлений Госкомтруда СССР от 25.05.81 № 144, 02.06.82 № 121, 24.02.89 № 71, постановления Минтруда РФ от 20.08.92 № 12), - в части командировок за пределы России;

указаниями Центрального банка Российской Федерации от 20.10.98 № 383-у «О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации» (в ред. от 18.06.99), определяющими порядок покупки иностранной валюты за рубли, в том числе на командировочные расходы;

Положением Центрального банка Российской Федерации от 25.06.97 № 62 о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, определяющим порядок использования иностранной валюты для командировок.

При выдаче денежных средств организация обязана:

определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;

запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

определить перечень лиц, которые могут получать денежные средства под отчет.

Список работников, которым могут выдаваться деньги под отчет, а также порядок предоставления отчетов об использовании этих сумм утверждаются внутренними распорядительными документами организации (приказ, распоряжение руководителя предприятия и т.п.). Выдача наличных денег под отчет на расходы связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели .На основании приказа о направлении в командировку, или о нормах на отдельные виды представительских расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу. Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные нужды.

Выдача наличных денег под отчет или в порядке  возмещения перерасхода по авансовому отчету  из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам. Организация может выдать подотчет любую сумму ( В Порядке ведения кассовых операций нет ограничения размеров выдаваемых сумм). После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех первичных документов, подтверждающих произведенные расходы. После проверки бухгалтером и определения суммы отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляет на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

После этого бухгалтерия погашает аванс ( списывает с работника числящиеся за ним подотчетные суммы), а в случае необходимости выплачивает работнику разницу между фактически потраченными суммами и суммой аванса (перерасход). Выданные, но неизрасходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу предприятия.

В случае не предоставления авансового отчета и невозвращения в кассу остатка неиспользованного аванса в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной зарплаты данную задолженность в предусмотренном действующим законодательством порядке.