Учет денежных средств

Глава 2. Наличное денежное обращение в организации

Организации независимо от организационно-правовых форм и сфер деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Расчеты по своим обязательствам они проводят, как правило, в безналичном порядке через банки.  В отдельных случаях (для оплаты труда сотрудников, закупки материалов, а также при осуществлении расчетов с физическими или юридическими лицами) организации применяют налично-денежное обращение, которое регулируется Положением «О правилах наличного денежного обращения на территории Российской Федерации», утвержденным Советом директоров Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П, а также Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 июля 1993 г. № 40.

Согласно действующему законодательству организация вправе держать в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителем организации. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается  банками ежегодно всем организациям, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления такого лимита организация представляет в учреждение банка,  расчет по установленной форме.

При наличии у организации нескольких счетов в разных учреждениях банков она по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. По организации, не представившей расчет на установление такого лимита ни в одно из обслуживающих учреждений банка, данный лимит считается нулевым, а не сданная организацией в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

Суть лимитирования хранения денежных средств состоит в том, что остаток денег в кассе на конец дня (конечное сальдо по счету 50 «Касса» за день) не должен превышать установленного лимита. Не использованные в 3-дневный срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, а также вся денежная наличность, превышающая установленный лимит хранения наличных денег, подлежат сдаче в банк.

. Для этого кассир организации выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых денежных средств, не выданную заработную плату, выручку за работы и услуги и пр. Учреждение банка выдает кассиру квитанцию о приеме денег. Эта квитанция служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

Условия при которых организации имеют право хранить в своих кассах сверхлимитные денежные средства :

1) данные сверхлимитные средства должны предназначаться для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий;

2) срок нахождения сверхлимитных средств в кассе не должен превышать 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, до 5 дней);

3) указанные сверхлимитные остатки должны быть получены в обслуживающем предприятие банком, а не накоплены за счет выручки, поступающей в кассу.

Организации имеют право совершать не только безналичные, но и наличные платежи.

Согласно Указаниям Банка России от 7 октября 1998 г. № 375-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» предельный размер расчетов по одному платежу составляет:

между юридическими лицами - не более 10 тыс. руб.;

для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырье - не более 15 тыс. руб.;

для предприятий торговли ГУИН МВД при закупке товаров у юридических лиц - не более 15 тыс. руб.

В соответствии с письмом Банка России от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 «О разъяснениях по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью» под одним платежом понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам

К организациям, не соблюдающим Порядок ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством РФ. Кроме ответственности, рассмотренной выше, согласно Указу Президента Российской Федерации от 23 мая 1994 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей» за нарушение правил ведения операций с наличными денежными средствами предусмотрены следующие меры:

1) за не оприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности взыскивается штраф в 3-кратном размере не оприходованной суммы;

2) за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа. Согласно п.5 письма Банка России от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 штрафные санкции подлежат применению в одностороннем порядке с покупателя;

3) за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а  также за накопление в кассах наличных денежных средств сверх установленных лимитов - штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

Учет денежных средств и денежных документов в кассе

Для ведения кассовых операций в штате организации предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей.  У субъектов малого предпринимательства с незначительными оборотами наличных денежных средств кассовые операции разрешено осуществлять лицу, ведущему учет.  Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» для документирования кассовых операций предусмотрены формы:

№ КО -1 «Приходный кассовый ордер»;

№ КО -2 «Расходный кассовый ордер»;

№ КО -3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;

№ КО -4 «Кассовая книга»;

№ КО -5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Приходный кассовый ордер (форма № КО -1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации и при ручной и при компьютерной обработке информации. Приходный кассовый ордер выписывает в одном экземпляре работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер.

Квитанцию к приходному кассовому ордеру подписывают главный бухгалтер и кассир. Данная квитанция заверяется печатью, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов  и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Расходный кассовый ордер  применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером.

Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале  и передается кассиру для исполнения.

Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует от получающего лица предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении денег может быть дана получателем только собственноручно; она должна быть сделана ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной ведомости сумма прописью не указывается.

Если деньги выдаются по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если деньги выдаются по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий кассир производит по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам проводятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении установленных сроков выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

1) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не проведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавал не кассир, а другое лицо, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».

4) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №__».

Своевременно не полученную работниками заработную плату организации обязаны хранить в течение 3 лет и выдавать ее по первому требованию работника. При сдаче депонированной заработной платы на расчетный счет в назначении платежа указывается «Депонированная заработная плата», что также обязывает банк учитывать данные средства отдельно.

В случае смерти работника не полученная ко дню его смерти заработная плата выдается совместно проживающим с ним членам семьи.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно ручкой или выписаны на компьютере. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут проводиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

1) наличие на документах и подлинность подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере - разрешительной надписи (подписи) руководителя организации.

2) правильность оформления документов;

3) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одну часть (с горизонтальной линовкой) заполняет кассир как первый экземпляр, другую часть (без горизонтальных линеек) заполняет кассир как второй экземпляр, с лицевой и оборотной стороны, через копировальную бумагу, ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 «Касса».

К счету 50 могут быть открыты субсчета:

1 «Касса организации»;

2 «Операционная касса»;

3 «Денежные документы»

                   На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

По дебету счета 50-1 учитывают поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации, а по кредиту - выплату денежных средств и выдачу денежных документов из кассы организации. Расчеты по кассе ведут в журнале ордере 1 и ведомости 1.

Журнал-ордер №1

за__________2002 г.

с кредита счета №50 «Касса» в дебет счетов: