Учет денежных средств

Эти суммы включаются в облагаемый подоходным налогом доход работника. По средствам выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по Дт 71, налог не удерживается.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются: расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет и возврате их в кассу, авансовые отчеты – при списание израсходованных сумм.

При наличии внешнеэкономических связей в бухгалтерии может возникнуть необходимость учета расходов по загранкомандировкам (счет 71-2 ”Расходы с подотчетными лицами  по загранкомандировкам”). Пересчет выданной суммы (аванс на командировочные расходы) иностранной валюты в рубли производится по курсу БР на дату выдачи. Валюта может выдаваться из кассы и в том случае, когда вернувшийся  из командировки работник имеет перерасход по авансу, признанный организацией. Не разрешается в иностранной валюте возмещать работнику командировочные расходы, не входящие  в утвержденный перечень. Запрещается использование средств  в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов на иные цели, в том числе для платежей по внешнеэкономическим сделкам. Покупка материальных ценностей за рубежом с использованием для расчетов валютных средств организации представляет собой внешнеэкономическую сделку, не оформленную контрактом и выведенную из-под валютного контроля.

Неиспользованный на командировочные расходы аванс должен быть внесен работником в кассу организации в иностранной валюте ( не обязательно  в той, в которой был выдан). Полученная таким образом с работником наличная иностранная валюта подлежит сдаче в банк в течении 10 дней с момента  ее возвращения в кассу организации. В случае несостоявшейся командировки наличная валюта должна быть возвращена в уполномоченный банк в течении 5 рабочих дней с даты предполагаемой командировки. Сданная в банк наличная валюта зачисляется им  на текущий валютный счет организации.

Записи на счетах производятся как по видам валют, так и в рублевом эквиваленте. Остатки валют в подотчете подлежат переоценке по курсу ЦБ РФ, действующему на последний календарный день в отчетном периоде. Может возникнуть курсовая разница курсовая разница, которая отражается  в первую очередь на том счете, где возникает, т.е. по счету 71.

Основные проводки по счету 50 « Касса »

Глава 5. Инвентаризация  денежных средств

Статья 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129 - ФЗ «О бухгалтерском учете» рассматривает проведение инвентаризации имущества и обязательств организации как одно из обязательных условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации подлежит утверждению одновременно с принятием учетной политики на следующий финансовый год (или ряд лет),

Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

       при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

       перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

       при смене материально ответственных лиц;

       при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

       в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций;

       при реорганизации или ликвидации организации;

       в других случаях, предусмотренных законодательством.

Руководитель организации может принять решение о проведении дополнительных внеплановых инвентаризаций.

Обязательная ежегодная инвентаризация имущества и обязательств организации должна быть начата не ранее 1 октября отчетного года и закончена до его завершения.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи (акты).

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственного лица. При этом не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

После завершения инвентаризации описи, оформленные в установленном порядке и подписанные членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, сдаются в бухгалтерию организации.

Анализ результатов инвентаризации в бухгалтерии организации заключается в проверке наличия расхождений между фактическими данными, полученными в процессе инвентаризации, и показателями по данным бухгалтерского учета. При обнаружении расхождений составляются Сличительные ведомости.

В соответствии со ст. 12 Закона о бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

                   излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

                   недостача имущества и его порча относятся:

- в пределах норм естественной убыли - на издержки производства и обращения;

- сверх норм естественной убыли - на счет виновных лиц. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Если в ходе инвентаризации были выявлены ошибки при отражении операций на счетах бухгалтерского учета, в результате которых неправильно определена налоговая база при исчислении налогов и сборов, то необходимо внести изменения в налоговые расчеты, уплатить недостающие суммы налогов и пени за просрочку платежей.

Инвентаризация кассы

Инвентаризация наличных денежных средств в кассе производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

Для обеспечения надлежащего контроля за сохранностью денежных средств в кассе целесообразно проводить инвентаризацию кассы ежемесячно перед составлением текущей бухгалтерской отчетности. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «(дата)»», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков средств к началу инвентаризации.

Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие -списаны в расход.

Одновременно проверяется наличие находящихся в кассе других ценностей: бланков строгой отчетности, ценных бумаг, путевок для лечения и отдыха, железнодорожных и авиабилетов, знаков почтовой оплаты, талонов на бензин и других денежных документов( по их видам).

В ходе инвентаризации проверяется соответствие остатков денежных средств и других ценностей на конец отчетного месяца на счетах бухгалтерского учета, указанных в соответствующих учетных регистрах, их фактическому наличию в кассе организации.

Инвентаризационная комиссия полистно пересчитывает денежную наличность и проверяет другие ценности, находящиеся в кассе. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т. п.

В случае выявления излишков или недостач берется письменное объяснение кассира.

Недостача денежных средств в кассе удерживается с кассира.

Так  как счета денежных средств наиболее часто подвергаются и внутренним проверкам , и аудированию, полезно почаще применять инвентаризацию счетов денежных средств, в том числе и счетов безналичного расчета.

Инвентаризация счетов денежных средств безналичного расчета

Инвентаризация денежных средств в пути (Счет 57) производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах (счетах 51,52 и 55), производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

При подготовке годовой отчетности и при чрезвычайной инвентаризации может проводиться и проверка законности платежей со счетов и поступлений на них.

Инвентаризация подотчетных сумм

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Оформление результатов инвентаризации

По окончании инвентаризации  составляется акт, производится сравнение фактических остатков денежных средств, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Результатом такого сравнения является составление сличительных ведомостей. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Денежные средства, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации.

Недостача денежных средств, относится на виновных лиц.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Инвентаризация - гарантия достоверности бухгалтерской отчетности.