Учет денежных средств

Тема 7. Учет денежных средств

1. Порядок приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов

2. Порядок  ведения кассовой книги и правила  хранения денег

3. Ревизия  кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

4. Бухгалтерские  проводки

5. Применение  контрольно-кассовых машин

6. Эксплуатация  контрольно-кассовых машин

 

Порядок ведения кассовой документации в РК установлен Приказом Министра финансов РК «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета» от 22 июня 2007 года № 221. 

1. Порядок  приема и выдачи наличных денег  и оформления кассовых документов

При приеме банкнот и монет в платежи кассир индивидуального предпринимателя или организации или лицо, его заменяющее (далее — кассир), руководствуется признаками и порядком определения платежности денежных знаков, установленными Национальным Банком РК.

Основными документами, подтверждающими поступление или выбытие денежных средств из кассы предприятия, являются приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Приказом Министра финансов РК «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 21 июня 2007 года № 216 установлен перечень унифицированных форм, применяемых для учета кассовых операций.

Прием наличных денег производится по приходному кассовому ордеру (далее — приходный ордер), подписанному главным бухгалтером.

При приеме наличных денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (далее — расходный ордер) или надлежаще оформленным другим документом, с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного ордера. Документы на выдачу наличных денег должны быть подписаны индивидуальным предпринимателем или руководителем организации или лицом, его заменяющим, главным бухгалтером и кассиром.

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) используется для оформления поступления в кассу предприятия наличных денежных средств. Документ составляется в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или лицом, имеющим на это полномочия. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается также главным бухгалтером или уполномоченным лицом и кассиром. Если бухгалтерский учет на предприятии ведется одним бухгалтером, на квитанции к приходному кассовому ордеру он расписывается дважды. Документ заверяется печатью (штампом) кассира, в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов делается соответствующая запись, после чего квитанция выдается на руки лицу, внесшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) служит для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Документ выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, имеющими на это полномочия. Документ регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). В строке «Основание» работник бухгалтерии указывает содержание хозяйственной операции, по которой выдаются денежные средства, а в строке «Приложение» — прилагаемые к ордеру первичные и другие документы с указанием дат их составления и номеров (в случае наличия таких документов). Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя организации (например, «Оплатить» с датой и подписью руководителя), подпись руководителя на расходном кассовом ордере не обязательна.

Все приходные и расходные ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерской службой в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы.

При выдаче денег по расходному ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт или удостоверение личности гражданина), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и изымает расписку получателя. Если заменяющий расходный ордер документ составлен на выдачу наличных денежных средств нескольким лицам, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

Расписка в получении наличных денег может быть сделана только собственноручно чернилами или пастой шариковых ручек с указанием полученной суммы прописью. При получении наличных денег по ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе индивидуального предпринимателя или организации, производится по расходным ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерской службой указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает запись: «По доверенности». В графе «Примечание» указывается номер и дата предъявленных документов. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному ордеру или ведомости.

При выдаче лицу, не имеющему возможности по болезни или по другим причинам расписаться лично, по его просьбе согласно доверенности, оформленной в установленном порядке, за него может расписаться другое лицо, за исключением работников бухгалтерской службы или кассира. На расходном ордере указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность фактического получателя наличных денежных средств, и лица, за него расписавшегося.

Оплата труда, выплата пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, премий производится кассиром по платежным ведомостям без составления расходного ордера на каждого получателя.

На общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный ордер, дата и номер которого проставляется на каждой платежной ведомости.

На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег, за подписями индивидуального предпринимателя или руководителя организации или лица, его заменяющего и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи наличных денег и суммы прописью.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи наличных денег на заработную плату (при уходе в отпуск, по болезни и другим причинам), а также выдача депонированных сумм и наличных денег в подотчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи наличных денег на заработную плату отдельным лицам производятся по расходным ордерам.

По истечении установленных сроков выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности кассир должен:

- в платежной ведомости  против фамилий лиц, которым не  произведены выплаты, поставить  штамп или сделать отметку  от руки «Депонировано»;

- составить реестр депонированных  сумм;

- в конце ведомости  сделать надпись о фактически  выплаченной сумме и о неполученной  сумме заработной платы, премии, пособий по временной нетрудоспособности, подлежащих депонированию, сверить  эти суммы с общим итогом  по платежной ведомости и скрепить  своей подписью;

- записать в кассовую  книгу, фактически выплаченную сумму  и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ____». Бухгалтерская служба производит  проверку отметок, сделанных кассиром  в платежных ведомостях, и подсчет  выданных и депонированных по  ним сумм.

Для учета денег, выданных из кассы доверенному лицу (раздатчику) по выплате заработной платы и возврата остатка наличности и оплаченных документов, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денег.

Приходные ордера и квитанции к ним, а также расходные ордера и заменяющие их документы, должны быть заполнены бухгалтерской службой четко и ясно чернилами или пастой шариковых ручек, или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах не допускается.

В расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Расходные ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим наличные деньги.

При получении приходных и расходных ордеров или заменяющих их документов кассир проверяет:

- наличие и подлинность  на документах подписи главного  бухгалтера, а на расходном ордере  или заменяющем его документе  — разрешительной подписи индивидуального  предпринимателя или руководителя  организации или лица, его заменяющего;

- правильность оформления  документов;

- наличие перечисленных  в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерскую службу для надлежащего оформления.

Приходные и расходные ордера или заменяющие их документы вместе с приложениями подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

Расходные ордера, оформленные на платежных ведомостях на выплату заработной платы, регистрируются после ее выдачи. 

2. Порядок  ведения кассовой книги и правила  хранения денег

Для осуществления расчетов наличными деньгами индивидуальный предприниматель или организация должны вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью индивидуального предпринимателя или организации. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями индивидуального предпринимателя или руководителя организации, главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправление ошибки в книге должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями кассира и главного бухгалтера с указанием даты исправления.

При автоматизированном способе ведения кассовых операций должно быть обеспечено соблюдение установленных правил ведения кассовой книги. Кассовая книга, распечатанная на бумажных носителях, брошюруется в хронологическом порядке.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи наличных денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток наличных денег в кассе и передает в бухгалтерскую службу отчет кассира (второй отрывной лист записей в кассовой книге за день) с приложением приходных и расходных кассовых документов под расписку в кассовой книге. Одновременно кассир сверяет остаток наличных денег в кассе с фактическим наличием денег.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без линовки) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны только через копировальную бумагу шариковой ручкой. Использование чернил допускается Правилами, но является неэффективным при заполнении документов через копировальную бумагу. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Кассир начинает записи кассовых операций на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Остаток на начало дня записывается исходя из фактического наличия денежных средств в кассе и должен совпадать с остатком на конец предыдущего дня.

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Кассовая книга с момента ее начала и до окончания может быть на предприятии только одна. Как и в других кассовых документах, подчистки и другие нечитаемые исправления в ней не допускаются. Если при заполнении кассовой книги допущена ошибка, исправления делаются четко и разборчиво и заверяются подписью кассира и главного бухгалтера предприятия (либо лица, его заменяющего). Записи в кассовую книгу вносятся кассиром в течение каждого дня сразу же после совершения операции. В конце дня проводится сверка наличия документов и денежных средств. Остаток на конец дня по кассовой книге должен соответствовать фактическому наличию денежных средств в кассе предприятия. К отрывному листу кассовой книги (отчету кассира) подшиваются все кассовые документы, на основании которых были приняты или выданы деньги. Отчет с прилагающимися к нему документами передается кассиром в бухгалтерию под расписку в кассовой книге. В условиях ведения машинного (компьютерного) учета возможно ведение кассовой книги в качестве машинограммы. В этом случае листы «Отчет кассира» подшиваются и сдаются вместе с кассовыми документами в бухгалтерию в том же порядке, что и при ручном ведении кассовой книги. Вкладные листы кассовой книги в этом случае формируются, распечатываются и хранятся у кассира за каждый месяц отдельно. По окончании календарного года все вкладные листы брошюруются в хронологическом порядке, сшиваются и опечатываются по правилам, изложенным выше. Возможно, также проводить брошюровку кассовой книги чаще 1 раза в год — по мере необходимости. Обычно такая необходимость возникает при очень больших объемах кассовых операций.