Процесс документооборота регулируется
его графиком, который составляет главный
бухгалтер и утверждает руководитель
организации. Технология документооборота
представлена на рис. 3.
Рис. 3. Технология документооборота
После совершения хозяйственных операций
документы в соответствии с разработанным
графиком документооборота представляются
в бухгалтерию организации, где их проверяют,
обрабатывают, а затем используют для
отражения операций на счетах бухгалтерского
учета .
Проверка документов состоит из формальной,
арифметической проверок и проверки по
существу.
Формальная проверка документов осуществляется бухгалтером
и заключается в установлении правильности
оформления документов путем контроля
полноты заполнения всех необходимых
реквизитов.
Арифметическая проверка проводится бухгалтером путем подсчета
итогов, проверки правильности расчетных
процедур.
Проверку по существу делает бухгалтер, и заключается она
в установлении соответствия требованиям
экономической и хозяйственной целесообразности
совершенных операций.
Принятые после проверки документы подлежат
дальнейшей обработке, которая состоит
из следующих этапов: группировка, таксировка,
контировка и гашение.
Группировка - подготовка сводных данных по движению
видов имущества и обязательств за отчетный
период.
ЛТ7 KJ
Таксировка - перевод натуральных показателей в стоимостное
выражение. Таксировка документов заключается
в умножении натуральных показателей
(килограммов, тонн, штук) на цену за одну
единицу натурального измерителя.
Контировка - указание номера счета, дебетуемого
или кредитуемого, по суммам, подлежащим
отражению на счетах бухгалтерского учета.
Этот этап обработки связан с отражением
хозяйственных фактов данных в документе
на счетах бухгалтерского учета путем
двойной записи.
Гашение - проставление на документах, относящихся
к кассовым операциям, штампов или надписи
от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием
даты.
После бухгалтерской обработки первичных
документов их данные должны быть зарегистрированы
в специальных учетных таблицах и отражены
в определенной последовательности.
Таким образом, при подготовке первичных
документов для записи содержащихся в
них данных в соответствующие учетные
таблицы их проверяют с точки зрения законности
и целесообразности хозяйственной операции,
полноты и правильности заполнения всех
реквизитов, подлинности подписей, четкости
и аккуратности оформления, правильности
записей цифровых данных, итогов арифметических
действий, произведенных при оформлении
документов.
Завершающим этапом документооборота
является хранение первичных документов.
Законодательство определяет сроки хранения
первичной документации, что позволяет
по истечении определенного периода времени
контролировать предпринимательскую
деятельность организации со стороны
учредителей и руководителей, а также
со стороны аудиторских фирм и государственных
органов. Соотнесение этих сроков со сроками
исковой давности по хозяйственным договорам,
заключенным с другими организациями,
предопределяет степень ответственности
за исполнение взаимных обязательств
договаривающихся сторон.
Сроки хранения бухгалтерских документов
определяются следующими нормативными
актами:
- Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Ро- сархиве и Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы России «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» от 27 июня 1996 г.
- Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г.
В соответствии с ними для основных бухгалтерских
документов установлены определенные
сроки хранения.
На документооборот значительное влияние
оказывает внедрение компьютерных технологий.
Это совершенно новый уровень организации
документооборота в виде системы электронного
документооборота, поскольку позволяет:
- подготовить и сохранить в электронном виде первичные документы с уже сформированными реквизитами конкретной организации;
- создать основу для исключения потери документов;
- повысить контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов и их
хранением;
- вывести систему учета на качественный уровень эффективности; исключить арифметические ошибки в документах;
- обеспечить постоянный контроль за корректностью
проводок и автоматическое формирование отчетности;
- определить регламент работы с документами; предупреждать появление ошибок и неточностей;
- сигнализировать о не заполнении обязательных реквизитов;
- не допускать попадания такого документа в базу данных;
- вводить информацию из первичных документов путем их обработки с помощью процедур, автоматизирующих
учетные операции;
- формировать экземпляр документа при сохранении данных, введенных в форму шаблона;
- осуществлять непосредственно из шаблона ряд учетных операций по обработке документа, например реализацию проводок для учета сумм документов на счетах бухгалтерского учета при обработке документов;
- построить схемы документооборота между различными бизнес- единицами организации и внутри них;
- проводить анализ функций, выполняемых конкретным подразделением или сотрудником.
Таким образом, современные программные
средства обеспечивают необходимые процедуры
преобразования учетной информации, документирование
в электронном виде хозяйственных операций
и создание информационной базы, обобщение
учетных данных и формирование учетных
регистров, подготовку бухгалтерской
и другой внешней финансовой отчетности.
2.1 Понятие собственного
капитала, его роль и структура
Источниками формирования имущества
являются собственные средства (собственный
капитал) и заемные средства (заемный капитал).
Основным источником финансирования
является собственный капитал (рис. 4).
Собственный капитал состоит из уставного
капитала, добавочного капитала, резервного
капитала, нераспределенной прибыли, целевого
финансирования.
Рисунок 4 – Состав собственного
капитала предприятия
В настоящее время для характеристики
той части собственного капитала, размер
которой указывается в учредительных
документах, используют понятия «уставный
капитал», «складочный капитал», «уставный
фонд», «паевой фонд», «капитализированная
прибыль».
Уставный капитал – совокупность
в денежном выражении вкладов (долей, акций
по номинальной стоимости) учредителей
(участников) в имущество организации
при ее создании для обеспечения деятельности
в размерах, определенных учредительными
документами. Минимальный размер уставного
капитала открытого акционерного общества
составляет 100 тыс. руб., а закрытого –
10 тыс. руб. В обществах с ограниченной
ответственностью уставный капитал не
может быть меньше 10 тыс. руб.
Уставный капитал формируется
в процессе первоначального инвестирования
средств. Вклады учредителей в уставный
капитал могут быть внесены в виде денежных
средств, нематериальных активов, в имущественной
форме. Величина уставного капитала объявляется
при регистрации предприятия, и при корректировке
его величины требуется перерегистрация
учредительных документов.
Складочный капитал – совокупность
вкладов участников полного товарищества
или товарищества на вере, внесенных в
товарищество для осуществления его хозяйственной
деятельности.
Государственные и муниципальные
унитарные организации вместо уставного
или складочного капитала формируют в
установленном порядке уставный фонд,
под которым понимают совокупность выделенных
организации государством или муниципальными
органами основных и оборотных средств.
Паевой фонд – совокупность
паевых взносов членов производственного
кооператива для совместного ведения
предпринимательской деятельности, а
также стоимость приобретенного и созданного
в процессе деятельности имущества.
Резервный капитал – включает
остатки резервного и других аналогичных
фондов, создаваемых в соответствии с
законодательством или в соответствии
с учредительными документами.
Добавочный капитал – как источник
средств предприятия образуется в результате
переоценки имущества или продажи акции
выше номинальной их стоимости, а также
в результате реинвестирования прибыли
на капитальные вложения.
Капитализированная прибыль
– это часть чистой прибыли, которая направляется
на финансирование прироста активов. Отражается
в балансе накопительным итогом с начала
функционирования предприятия. Показывает,
насколько увеличилась величина собственного
капитала предприятия за счет результатов
его деятельности.
Основным источником пополнения
собственного капитала (рис. 1.2) является
чистая прибыль предприятия, которая остается
в обороте предприятия в качестве внутреннего
источника самофинансирования долгосрочного
характера. Если предприятие убыточное,
то собственный капитал уменьшается на
сумму полученных убытков.
Рисунок 1.2 – Источники формирования
собственного капитала предприятия
Значительный удельный вес
в составе внутренних источников составляет
амортизация основных средств и нематериальных
активов. Она не увеличивает сумму собственного
капитала, а является средством его реинвестирования.
К прочим формам собственного
капитала относятся доходы от сдачи в
аренду имущества, расчеты с учредителями
и др. Они не играют заметной роли в формировании
собственного капитала предприятия.
Основную долю в составе внешних
источников формирования собственного
капитала составляет дополнительная эмиссия
акций. Государственным предприятиям
может быть оказана безвозмездная финансовая
помощь со стороны государства. К числу
прочих внешних источников относятся
материальные и нематериальные активы,
передаваемые предприятию бесплатно физическими
и юридическими лицами в порядке благотворительности.
При формировании структуры
капитала необходимо учитывать особенности
каждой его составляющей.
Собственный капитал характеризуется
простотой привлечения, обеспечением
более устойчивого финансового состояния
и снижения риска банкротства. Необходимость
в нем обусловлена требованиями самофинансирования
предприятий. Он является основой их самостоятельности
и независимости. Особенность собственного
капитала состоит в том, что он инвестируется
на долгосрочной основе и подвергается
наибольшему риску. Чем выше его доля в
общей сумме капитала и меньше доля заемных
средств, тем выше буфер, который защищает
кредиторов от убытков и риска потери
капитала.
Однако собственный капитал
ограничен в размерах. Кроме того, финансирование
деятельности предприятия только за счет
собственных средств не всегда выгодно
для него, особенно в тех случаях, когда
производство имеет сезонный характер.
Тогда в отдельные периоды будут накапливаться
большие средства на счетах в банке. А
в другие периоды их будет недоставать.
Следует иметь также в виду, что если цены
на финансовые ресурсы невысокие, а предприятие
может обеспечить более высокий уровень
отдачи на вложенный капитал, чем платит
за кредитные ресурсы, то, привлекая заемные
средства, оно может усилить свои рыночные
позиции и повысить рентабельность собственного
(акционерного) капитала.
В то же время если средства
предприятия созданы в основном за счет
краткосрочных обязательств, то его финансовое
положение будет неустойчивым, так как
с капиталами краткосрочного использования
необходима постоянная оперативная работа:
контроль за своевременным их возвратом
и привлечение в оборот на непродолжительное
время других капиталов.
2.2 Формирование
и учет уставного капитала в организациях
различных организационно-правовых форм
Величина уставного капитала
характеризует объем средств, с которого
организация начинает свою деятельность.
Минимальный уставный капитал (фонд) должен
составлять не менее стократной суммы
минимального размера оплаты труда, установленного
федеральным законом на дату государственной
регистрации общества, - для обществ с
ограниченной ответственностью и закрытых
акционерных обществ, не менее тысячекратной
суммы минимального размера оплаты труда
– для акционерных обществ.
Учет уставного капитала осуществляют
на счете 80 «Уставный капитал». Сальдо
этого счета должно соответствовать размеру
уставного капитала (фонда), зафиксированного
в учредительных документах организации.
Формирование уставного капитала
при учреждении организации (предприятия).
В бухгалтерском учете величина
уставного капитала в сумме, предусмотренной
учредительными документами, отражается
только после государственной регистрации
организации (предприятия).
На величину уставного капитала
оформляется запись:
Дебет 75-1 «Расчеты по вкладам
в уставный (складочный) капитал»
Кредит 80 «Уставный капитал»
Оплата акций (долей) может производиться
деньгами, ценными бумагами, другими вещами
или имущественными правами. Форма оплаты
определяется договором о создании общества.
Денежная оценка имущества, вносимого
в оплату акций (долей), производится по
соглашению между учредителями. При этом
в случае создания акционерных обществ
денежная оценка имущества должна подтверждаться
независимым оценщикам. Величина денежной
оценки имущества, произведенной учредителями
общества, не может быть выше величины
оценки, произведенной независимым оценщиком.