Учет и документальное оформление денежных средств на предприятии

В заключении отметим, что процесс бухгалтерского учета  кассовых операций, как правило, состоит  из следующих этапов:

1. составление первоначальных учетных документов, отражающих осуществленные кассовые операции (приход или расход наличных денежных средств);
2. регистрация первичных учетных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
3. систематизация и обработка первичных учетных документов и составление бухгалтерских проводок (для кассовых операций бухгалтерские проводки могут быть составлены на самых первичных учетных документах);
4. отражение в хронологическом порядке в кассовой книге осуществленных кассовых операций, подтвержденных первичными учетными документами;
5. перенос данных кассовой книги в систематические (синтетические) учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учета.

 Наконец,  учетный процесс предусматривает проведение инвентаризации денежных средств путем сопоставления данных бухгалтерского учета с фактическим остатком наличных денежных средств в кассе организации.

Аналитический учет по счету 50 ведут в журнале  ордере 1-ПК, который ведется вместе с ведомостью 1-ПК. В ведомости показывают дебетовые обороты по кредиту. Журнал-ордер и ведомость открывают на месяц. На каждое ответственное лицо отводится определенное количество строк или используют вкладные листы. Основанием для записи служат обработанные кассовые отчеты. На каждый отчет отводится одна строка, записи производят в разрезе корреспондирующих счетов. В конце месяца бухгалтер подсчитывает итоги по каждому счет, обороты по дебету и кредиту и выводит сальдо на конец месяца. Производится взаимная сверка с другими журналами-ордерами, после этого данные переносят в главную книгу и оборотную ведомость.

Синтетический учет наличия и движения денежных средств в рублях на расчетном  счете организации, открытом в учреждении банка, ведется на активном счете 51 «Расчетные счета». По дебету отражается поступление (зачисление) денежных средств на расчетный счет организации. По кредиту отражается списание (перечисление) денежных средств с расчетного счета организации.

При наличии  у организации нескольких расчетных  счетов аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется по каждому расчетному счету.

При осуществлении  безналичных расчетов по расчетному счету, как правило, используются платежные  поручения.

Списание денежных средств со счета осуществляется по распоряжению его владельца или без распоряжения владельца счета в случаях, предусмотренных законодательством и/или договором между банком и организацией.

Процесс движения денежных средств на расчетном счете  может быть представлен в виде следующей схемы:

Выдача наличных денежных средств по чеку на заработную плату, командировочные расходы, хозяйственные и операционные расходы

Перечисление  денежных средств в счет оплаты поставщикам  и подрядчикам за приобретенные  товары, продукцию, материалы, основные средства и т. д.

Перечисление  денежных средств в счет уплаты налогов, сборов и иных платежей в бюджет и во внебюджетные фонды.

Выдача сторонним  организациям и физическим лицам  займов, перечисление авансов и др.

Перечисление  денежных средств в счет возврата полученных ранее кредитов банков и займов и уплаты процентов по ним.

Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском  учете на основании выписок банка  по расчетному счету и приложенных  к ним денежно-расчетных документов.

Выписки банка  по расчетному счету выдаются лицам, уполномоченным на их получение руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

При списании банком денежных средств организации за расчетно-кассовое обслуживание и другие услуги к выписке банка должны прилагаться мемориальные ордера по списанным суммам.

Выписка банка  по расчетному счету представляет собой  регистр аналитического учета и  служит основанием для записей на счетах бухгалтерского учета.

При поступлении  выписки банка главный бухгалтер (бухгалтер) проверяет правильность записей по расчетному счету на основании приложенных к ней документов.

Выписки банка  и документы номеруют таким образом, чтобы на выписке и на документах, прилагаемых к ней, был один и  тот же номер.

Затем на выписке  бухгалтером проставляется против каждой операции номер корреспондирующего счета для использования на следующих этапах учетной работы.

Если к выписке  банка не приложены оправдательные денежно-расчетные документы (платежные  поручения, мемориальные ордера банка  и т. д.), то указанные в ней суммы  запрещается принимать к бухгалтерскому учету,

Выписки из банка  должны храниться вместе с платежными документами о поступлении и  расходовании денежных средств.

Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет  расчетного счета организации и  обнаруженные при проверке выписок банка, отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 76–2 «Расчеты по претензиям»).

Расходы, связанные  с оплатой услуг и комиссии банков, отражаются по дебету счета 91 «Прочие  доходы и расходы» (субсчет 91–2 «Прочие  расходы») в корреспонденции со счетами учета расчетов, например в корреспонденции с кредитом счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В разных банках выписки банка по расчетному счету  могут различаться по своему оформлению, так как ЦБ РФ не утверждена единая унифицированная форма выписки, а рекомендована в качестве основы лишь примерная форма выписки из банка, которая названа выпиской из лицевого счета клиента.

Выписка из лицевого счета клиента — это документ, информирующий о текущем состоянии  расчетного счета организации.

1.3. Документальное оформление движения денежных средств

Движение  денежных средств в кассе организации состоит из двух основных стадий:

• стадии поступления (прихода) денежных средств в кассу;
• стадии выбытия (расхода)  денежных средств в кассу.

К основным способам поступления наличных денежных средств  в кассу организации относятся:

• поступление из банка по чеку на выплату заработной платы сотрудникам, на хозяйственные, операционные и командировочные расходы;
• поступление в виде выручки от покупателей и заказчиков за отгруженные товары, продукцию (выполненные работы, оказанные услуги);
• поступление в виде кредитов и займов, полученных от кредитных или других организаций;
• поступление в виде возврата авансов или займов, ранее выданных другим организациям;
• поступление наличных денежных средств при осуществлении операций, связанных с расчетами по оплате труда персонала организации, с персоналом по прочим операциям, с учредителями и др.

 Поступающие  в кассу организации наличные  денежные средства в первую очередь должны сдаваться на расчетный счет организации в банке.

В остальных  случаях наличные денежные средства могут выдаваться (расходоваться) из кассы организации на следящие цели:

• под отчет на хозяйственные и операционные расходы;
• на командировочные расходы;
• на выплату заработной платы;
• на выплату пособий по социальному страхованию;
• на выдачу займов (суд) работникам организации;
• на выплату компенсаций за использование личного легкого автомобиля для служебных поездок;
• на закупку  товарно-материальных ценностей и др.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денежных средств  установлены следующие унифицированные  формы первичной учетной документации по учету кассовых операции:

 

Таблица 1 – Реестр

№ формы	Наименование  формы
КО-1	Приходный кассовый ордер
КО-2	Расходный кассовый ордер
КО-3	Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов
КО-4	Кассовая книга
КО-5	Книга учета  принятых и выданных кассиром денежных средств

 

Для получения  наличных денежных средств с расчетного счета в банке на заработную плату  и иные расходы организациям необходимо ежеквартально представлять в обслуживающие  банки кассовые заявки по форме № 0408027.

До наступления  очередного (следующего) квартала организация в текущем квартале составляет и подает в банк кассовую заявку, в которой показываются источники поступления наличных денежных средств в организацию и направления их расходования в течение квартала.

Кассовая заявка подается в банк в двух экземплярах, один из которых с отметкой банка затем возвращается организации и хранится в бухгалтерии.

Поступление и  расход наличных денег раскрываются в заявке с разбивкой данных за соответствующий квартал прошлого года, предыдущий квартал и предполагаемые прогнозные значения на предыдущий квартал.

Кассовая заявка подписывается руководителем организации  и главным бухгалтером и заверяется печатью организации.

Поступление наличных денежных средств из банка осуществляется в порядке и в пределах, установленных законодательством РФ, на основании надлежащим образом оформленного документа специальной формы – денежного чека.

Обслуживающий банк выдает организации денежные чеки в виде чековой книжки, содержащей, как правило, 25 или 50 чеков.

Банк осуществляет выдачу чековой книжки на основании заявления организации и взимает определенную плату за каждую выданную чековую книжку. Выданные чековые книжки и номера чеков фиксируются в «Карточке с образцом подписей и отписка печати» данной организации.

Денежный чек – представляет собой приказ организации обслуживающему банку о выдаче с расчетного счета организации указанной в чеке суммы наличных денег.

Каждый отдельный  чек состоит из корешка чека и  отрезной части чека (собственно чека) с контрольной маркой, расположенной  в верхнем правом углу чека. Все эти части одного конкретного чека имеют одинаковый порядковый номер (буквенные и цифровые коды), например, чек АЛ 1233598.

При выдаче чековой книжки банк на лицевой стороне каждого  чека указывает данные о чекодателе (наименование организации и номер расчетного счета организации) и ставит штамп с названием банка на месте реквизита «наименование учреждения банка».

Для получения наличных денег  по чеку организация должна заполнить  чек в соответствии с установленным  порядком его заполнения.

Порядок заполнения чека, как  правило, указывается на обороте  обложки чековой книжки. Одновременно с составлением чека должны быть заполнены  все реквизиты корешка чека. В  соответствии с установленным порядком заполнения все записи на корешке  чека и непосредственно на чеке производятся от руки чернилами или шариковой ручкой черного или синего цвета.

Корешок заполненного чека остается в чековой книжке, а отрезная часть (собственно чек) представляется в банк для получения наличных денег. После выплаты наличных денег чек остается в кассе банка.

Никакие поправки в тексте чека не допускается, так  как делают чек недействительным.

Если допущена ошибка при составлении чека, то его перечеркивают, и на нем делается надпись «Аннулирован». Аннулированный (испорченный) чек должен остаться в чековой книжке. Затем заполняется новый (следующий по номеру) чек. Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки организация-чекодатель обязана хранить не менее трех лет.

В случае закрытия расчетного счета организация обязана  возвратить банку полученные им ранее  чековые книжки с неиспользованными  корешками и чеками с указанием  в сопроводительном письме номеров  неиспользованных чеков.

Приходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу организации. Бланк приходного кассового ордера находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации под названием — форма КО-1. Квитанция к ПКО выдается лицу, вносящему деньги в кассу организации. Она должна быть заверена печатью организации, подписана так же, как сам приходник, и кроме того кассиром, приходующим деньги.

Бланк приходного кассового ордера выписывается сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. В строке «Организация» указывается полное наименование организации и ее код ОКПО, присвоенный отделом статистики. Следующая строка заполняется только в том случае, если денежные средства поступают из структурного подразделения данной организации (например, выручка из торговой точки), иначе там ставится прочерк. ПКО нумеруются, как правило, начиная с 1 января текущего года — порядковый номер ставится в графе «Номер документа». В связи с тем, что первичные документы должны заполняться в день проведения операции, в графе «Дата составления» указывается текущее число. В графах «Дебет» и «Кредит» заносятся номера соответствующих счетов и кодов, если организация применяет кодирование. В графу «Сумма» цифрами вносится сумма средств, приходуемая в кассу. В графе «Код целевого назначения» ставится прочерк, если в организации не принята система кодирования. В строке «Принято от» пишется ФИО работника организации, либо при расчетах между организациями — наименование организации и ФИО сотрудника через которого переданы средства.