Учет кассовых операций

Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов (Приложение № 4) заполняется организациями всех форм собственности, осуществляющими прием и выдачу наличных денежных средств.

1.5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В настоящее время  для учета движения денег, выдаваемых старшим кассиром под отчет другим сотрудникам, непосредственно осуществляющих выплаты, применяется книга учета  принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5), утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Данная книга заполняется в  организациях всех форм собственности, осуществляющих выдачу заработной платы, стипендий и различного рода компенсационных  выплат из кассы наличными. Раздатчики получают деньги под отчет и несут полную материальную ответственность за них.

Книга заполняется кассиром на основании  первичных кассовых документов (приходных  и расходных кассовых ордеров  ведомостей на выдачу заработной платы).

1.6. Порядок ведения кассовой книги

Для учета поступления  и выдачи наличных денежных средств  в кассе организации применяются кассовую книгу.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге  заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся  в двух экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения  или выдачи денег по каждому кассовому  ордеру или другому заменяющему  его документу. Ежедневно в конце  рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе  на следующее число и передает  в бухгалтерию  в качестве  отчета кассира  второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются  все расходные и приходные кассовые документы.

Кассовая книга может вестись  и автоматизированным способом. При  этом листы кассовой книги формируют  в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно  с  ней формируется распечатка «Отчет кассира» (Приложение № 5). Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.

В соответствии с порядком ведения  кассовых операций контроль за  правильным ведением кассовой книги возлагается  на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет  кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

2. Поступление наличной выручки и контроль за полнотой ее учета

Наличная выручка от продажи продукции, работ и услуг  может поступать от населения, или от юридических лиц.

2.1. Поступление наличной выручки от населения

Организации, получающие наличную выручку от населения за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в соответствии со статьей 1 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» должны обязательно применять контрольно-кассовые машины.

Контрольно-кассовая машина является инструментом контроля со стороны государства за налично-денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования наличной выручки.

На каждую контрольно-кассовую машину администрация предприятия  должна заводить журнал кассира-операциониста  по форме № КМ-4.

Журнал по форме № КМ-4 применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денежных средств (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков контрольно-кассовой машины.

Журнал должен быть прошнурован  и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью; его страницы должны быть пронумерованы.

Все записи в журнале  ведутся кассиром-операционистом ежедневно  в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

Ежедневно по окончании  работы на контрольно-кассовой машине кассир-операционист снимает показания счетчиков и составляет отчет (Приложение № 6). Проведенная через контрольно-кассовую машину выручка, выявленная по показаниям счетчиков, должна быть равна фактической сумме выручки. Сумма выручки за день записывается в журнал.

В журнале также указывается  суммы по возвращенным покупателями (клиентами) чекам на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателями (клиентами) по неиспользованным чекам (форма № КМ-3). На сумму неиспользованных кассовых чеков, оформленных актом, уменьшается выручка кассы.

В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет  по форме № КМ-7 и вместе  с  ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

Данные, отраженные в  книге кассира-операциониста, кассовых лентах, должны сверяться по дням с записями в кассовой книге предприятия и  с приходными кассовыми ордерами.

2.2.  Поступление наличной выручки от юридических лиц

Предприятия могут получать выручку наличными денежными  средствами  не только через контрольно-кассовые машины, а непосредственно  в главную кассу от покупателей - юридических лиц.

Документами, подтверждающими  осуществление расчетов между юридическими лицами, является приходные кассовые ордера (квитанции к  приходным  кассовым ордерам), чеки контрольно-кассовых машин, квитанции и иные документы, приравненные к бланкам строгой отчетности.

2.3.  Контроль за полнотой учета наличной выручки

Кассовые операции проверяются  по кассовой книге. В ней фиксируются  все факты поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец дня выводится остаток денежных средств в кассе. Так как кассир ведет записи в кассовой книге в двух экземплярах под копирку (напомним, что второй отрывной экземпляр сдается в бухгалтерию), то при проверке они должны полностью совпадать. Кроме того, следует помнить, что в кассовых документах должны отсутствовать даже малейшие подчистки, помарки, а в кассовых ордерах – и не оговоренные исправления.

На конец отчетного  периода сальдо (остаток) по счету 50 «касса», являющееся разницей сумму оборотов поступления с остатком на начало отчетного периода и выдачи, имеющихся в кассе денежных средств, заносится в Главную книгу и в актив Бухгалтерского баланса в строке «Касса».

Сопоставляя балансовые данные по статье «Касса» с главной книгой, журналом-ордером с ведомостью по счету 50 «Касса» и кассовой книгой, бухгалтер должен контролировать равенство записей.

Для подтверждения полноты  и своевременности оприходования  денежных средств, полученных с расчетного счета в банке, применяется метод взаимного контроля, при котором сопоставляются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса» а корреспонденции со счетом 51 «Расчетный счет» с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет» в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Обе суммы должны совпадать.

2.4. Сдача выручки в банк и учет переводов в пути

Согласно Порядку ведения  кассовых операций, предприятие может  хранить с своих кассах наличные деньги только в пределах установленного лимита. Вся остальная сумма выручка должна сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет.

Выручка может сдаваться  кассиром предприятия:

• в кассу банка (дневная и вечерняя),
• в отделение связи для перечисления сумм на расчетный счет,
• инкассатору (кассир, осуществляющий сбор и доставку денег в кассы банка).

Порядок и сроки сдачи  выручки устанавливаются по договоренности между предприятием и инкассаторской службой.

Денежные суммы (переводы) в рублях и иностранной валютах  в пути, внесенные в кассы обслуживающих  банков, приемные кассы Сбербанка или  кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный счет организации, но еще не зачисленные, учитывают на предусмотренном и старым, и новым планом счетов счете 57 «Переводы в пути».

Счет 57 «Переводы в  пути» по отношению к бухгалтерскому балансу является активным. По дебету счета отражаются суммы денежных средств (переводов) в пути, а по кредиту - суммы зачисленных банком переводов на счет торговой организации.

2.5. Учет расчетов с подотчетными лицами

В практической деятельности предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными, например, производить закупку на других предприятиях и в системе розничной торговли, оплачивать расходы по командировкам и так далее. В таких ситуациях работнику выдаются деньги под его ответственность (под отчет).

Основные принципы, которые  необходимо соблюдать каждой организации  при работе с подотчетными лицами, установлены пунктом 11 Порядка ведения  кассовых операций.

Так, предприятия выдают деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Что касается выдачи наличных под отчет на командировочные расходы, то она производиться в пределах сумм, которые рассчитаны бухгалтерией.

Отметим, что выдача денег  под отчет осуществляется на основании приказа руководителя. В нем должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки, должны предъявить в бухгалтерию авансовый отчет (Приложение № 7) с приложенными к нему подтверждающими документами.

Первичными документами, подтверждающими расходование подотчетных  средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физического лица и т.д.

При отсутствии первичных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет подотчетных средств, или при наличии документов с обязательными незаполненными реквизитами у бухгалтера нет оснований для отражения операций в учете. Следовательно, эти суммы  организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции.

2.6. Учет операций с наличной иностранной валютой

Валютные операции - это  операции, связанные с переходом  права собственности и иных прав на валютные ценности. В том числе  это операции, связанные с использованием в качестве средства платежа иностранной валюты и платежных документов, выраженных в ней.

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов  и обязательств, стоимость которых  выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), утвержденным приказом Минфина России от 10 января 2000г. № 2н,  стоимость имущества и обязательств организации, в том числе и денежных знаков, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и отчетности пересчитывается в рубли.

Пересчет стоимости  иностранной валюты в рубли обязательно  производится по курсу, соответствующему дате совершения операции в иностранной  валюте и дате составления бухгалтерской  отчетности. При этом используется курс Центрального банка РФ на дату совершения операции. Пересчет иностранных денежных знаков может производиться и по мере изменения курса иностранной валюты.

Датами совершения кассовых операций являются даты оприходования  и выбытия иностранной валюты из кассы.

Наличная иностранная  валюта используется, прежде всего, на оплату расходов по загранкомандировкам. Иностранная валюта выдается банком на ранее чем за 10 рабочих дней до даты отъезда сотрудников. Вернувшись из командировки, сотрудник должен в течение 10 календарных дней сдать неиспользованную валюту в кассу предприятия и представить авансовый отчет в бухгалтерию. Неизрасходованные подотчетные суммы в течение 10 дней с момента возврата подотчетным лицом должны быть внесены в банк.

При оформлении первичных  кассовых документов, а также в  регистрах бухгалтерского учета проставляется две суммы – в иностранной валюте и в рублях. В кассовых ордерах сумма в иностранной валюте указывается в графе «Сумма», а по строке «Сумма прописью» ставится сумма в рублях по курсу Центрального Банка РФ (на дату совершения операции).

Кассовые операции в  российской и иностранной валюте учитываются в единой кассовой книге. На основании суммы, указанной в  кассовых ордерах в рублях, кассир делает соответствующую запись в  российской валюте в соответствующей  графе кассовой книги.