Учет кассовых операций

5. Доверенность.

Пунктом 16 Порядка ведения кассовых операций разрешено использовать доверенность в случае получения денег не получателем, а иным лицом, которому доверено получение денег. В этом случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя бухгалтер указывает фамилию, имя, отчество лица, фактически получающего деньги. Если деньги выдаются по ведомости, то кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается у него как приложение к расходному кассовому ордеру. При этом при подготовке расходного ордера автоматизированным способом возникает ситуация, когда в строке "Приложение" все реквизиты и названия документов напечатаны, а слова "Доверенность от "___" ____2005 года" вписаны от руки. Кроме этого, необходимо строго контролировать сроки действия доверенности.

В соответствии с п. 4 ст. 185 ГК РФ данная доверенность может  быть удостоверена нотариально или  организацией, в которой работает доверитель.

Пунктом 94 Инструкции N 70н  предусмотрено использование при  оформлении кассовых операций и таких  форм первичной документации, как квитанция ф. 0504510, ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам ф. 0504501, книга учета выданных раздатчикам денег и реестр депонированных сумм.

6. Квитанция (ф. 0504510).

Составляют при приеме в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин.

7. Ведомость на выдачу  денег из кассы подотчетным  лицам (ф. 0504501).

Применяется в случае выдачи из кассы наличных денежных средств в подотчет нескольким лицам  взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров. Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам может составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

8. Книга учета выданных раздатчикам денег.

Используют в случае выдачи из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения и  с которыми заключены договоры о  полной материальной ответственности. Учет в книге ведется кассиром в учреждениях, имеющих большое количество подразделений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией. Оплаченные раздатчиками платежные или расчетно-платежные ведомости записываются в Кассовую книгу по мере их представления, но не позднее установленного трехдневного срока. В конце книги приводится список лиц, назначенных раздатчиками приказом руководителя. Перечень обязательных реквизитов и показателей по форме книги приведен в п. 5 Приложения N 3 Инструкции N 70н.

8. Реестр депонированных  сумм.

При наличии в платежных ведомостях невыплаченных сумм по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям составляется реестр депонированных сумм с внесением в него каждого лица, не получившего причитающиеся ему выплаты. Реестр оформляется кассиром на основании платежных или расчетно-платежных ведомостей, где напротив фамилий лиц, не получивших денежные средства, проставлен штамп или сделана надпись от руки "Депонировано". Реестр депонированных сумм вместе с кассовым отчетом передается в бухгалтерию. Задепонированные суммы на следующий день сдаются в банк.

 

 

5 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ И УЧЕТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В УСЛОВИЯХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

 

 

В современных условиях, когда вычислительная техника гармонично вписалась в деятельность различных организаций, компьютеризация учета, анализа и аудита является основным инструментом эффективной обработки большого объема экономической информации. Именно автоматизация ведения учета способна значительно облегчить труд бухгалтера. Поэтому одним из путей совершенствования учета является совершенствование формы ведения бухгалтерского учета, то есть замена ее более универсальной.

В настоящее время  существует несколько десятков относительно широко известных программных продуктов, но без преувеличения можно сказать, что программное обеспечение фирмы «1С», предназначенное для автоматизации различных видов учета - бухгалтерского, складского, торгового является самым распространенным и популярным на территории стран СНГ.

«1С: Бухгалтерия» версии 7.7 является, по сути, одной из функциональных компонент технологической платформы «1С: Предприятие». Программа имеет современный внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется список корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер может иметь свой «пользовательский интерфейс», свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета, права доступа к данным, хранящимся в системе. Пользователь может оставить свое рабочее место и заблокировать работу с программой. Без его личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и учетным данным, хранящимся в информационной базе.

Данная программа дает возможность формировать проводки разными способами: пользователем  вручную, с помощью типовых операций или документов.

Так как план счетов - основа ведения бухгалтерского учета  в организации, программа поставляется с настройкой на стандартный план счетов, установленный соответствующим  законодательством. В зависимости  от конкретной конфигурации программа  может иметь несколько планов счетов. Например, это может быть полезно при ведении на одном компьютере бухгалтерского учета для нескольких организаций.

В программе предусмотрено  большое количество иерархических  справочников для организации аналитического учета (организации, сотрудники, материалы и другие).

Для определения набора значений аналитического учета по бухгалтерским  счетам существует специальный термин - субконто. Значениями конкретного  вида субконто, как правило, являются значения из справочников и перечислений, существующих в конфигурации.

Кроме того, программа  позволяет вести валютный учет. Для  этого предусмотрено ведение  справочника видов валют и  курсов по ним, история курсов валют.

«1С: Бухгалтерия» поставляется с большим  набором форм бухгалтерской отчетности - главная книга, журналы-ордера, книга продаж и покупок и другие. Любой сформированный отчет может быть распечатан на принтере или же сохранен в файле различных форматов, в том числе в формате популярного табличного процессора Excel. В типовую конфигурацию входят регламентированные формы отчетности - это налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для предоставления в вышестоящие органы. Кроме этого, в программу входит набор форм статистической отчетности.

Помимо этого программа позволяет  создавать и произвольные отчеты - отражающие особенности учета в отдельной организации. Как правило, такие отчеты настраиваются специалистом.

Автоматизация учета кассовых операций предполагает составление всех форм первичных документов по движению наличных денег, ведение кассовой книги, составление журнала-ордера по счету 50, ведение валютного учета.

Аналитический учет по субконто «Движение  денежных средств» ведется на счете 50 «Касса» по субсчетам, открываемым  к нему.

Печатная форма документа соответствует  унифицированной форме документа № КО-1, КО-2.

С помощью флажка «Формировать проводки»  на основании заполненных реквизитов документа при его проведении автоматически формируются соответствующие  проводки. Если же флажок не установлен, то документ будет проведен без формирования проводок.

Для фиксирования всех кассовых операций предназначен Журнал «Касса», находящийся в меню «Журналы». В соответствующих графах журнала хранится информация о виде документов, формировавших кассовые операции, их номерах. Отдельно выделены графы для суммы прихода или расхода денежных средств, а также графа, содержащая номера счетов, корреспондирующих со счетом 50.

Кроме того, на форме журнала  расположена кнопка «Кассовая книга», которая позволяет сформировать отчет «Кассовая книга» согласно типовой форме № КО-4, обязательный при ведении кассовых операций. Отчет формируется на основании введенных документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». За каждый день, в котором проводились кассовые операции, отчет формирует отдельный лист кассовой книги. С помощью соответствующих переключателей можно указать, лист какого типа нам необходимо распечатать. По нажатию кнопки «Сформировать» будет создана печатная форма отчета. Формируя таким способом кассовую книгу за каждый день, в котором были кассовые операции, мы можем создать полный аналог «ручной» кассовой книги.

 

 

6 ПОРЯДОК ОТРАЖЕНИЯ  КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В БУХГАЛТЕРСКОМ  УЧЕТЕ

 

        После проверки правильности оформления хозяйственных операций первичные документы обрабатываются в учете. В проводках используют балансовые счета. По коду вида деятельности указывают "0", если можно применить проводки по всем видам деятельности. Инструкцией N 70н предусмотрены следующие проводки по учету кассовых операций.

1. Операции по поступлению  наличных денежных средств в  кассу учреждения:

- поступление наличных денежных средств от обслуживающего отделения Федерального казначейства:

Дебет 1 201 04 510 "Поступления  в кассу" Кредит 1 304 05 000 "Расчеты  по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов";

- поступление наличных  денежных средств с банковского счета учреждения:

Дебет 0 201 04 510 "Поступления  в кассу" Кредит 0 201 01 610 "Выбытия  денежных средств учреждения с банковских счетов";

- поступление наличных  денежных средств с внебюджетного  счета учреждения, открытого в  отделении Федерального казначейства:

Дебет 0 201 04 510 "Поступления  в кассу" Кредит 0 201 01 610 "Выбытия  денежных средств учреждения с банковских счетов";

- поступление наличных  денежных средств от подотчетного  лица:

Дебет 0 201 01 510 "Поступления  в кассу" Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

2. Операции по выбытию  наличных денежных средств из  кассы учреждения:

- внесение наличных  денежных средств на счет бюджета  (сдано из кассы на лицевой  счет, открытый в казначействе (депонированная зарплата, остаток подотчетной суммы)):

Дебет 1 304 05 000 "Расчеты  по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" Кредит 1 201 04 610 "Выбытия из кассы";

- внесение наличных  денежных средств на внебюджетный счет:

Дебет 0 201 01 510 "Поступление  денежных средств учреждения на банковские счета" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия  из кассы";

- выдача денежных средств  подотчетному лицу:

Дебет соответствующих  счетов аналитического учета 0 208 01 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";

- выдача заработной  платы:

Дебет 0 302 01 830 "Погашение  кредиторской задолженности по оплате труда" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия  из кассы";

- выдача депонированной  заработной платы:

Дебет 0 304 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия  из кассы";

- выдача вознаграждения  по договорам гражданско-правового  характера:

Дебет 0 302 07 830, 0 302 06 830... (в  зависимости от вида оказываемых услуг) Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы".

Рассмотрим порядок  отражения кассовых операций в бухгалтерском  учете на конкретном примере.

Пример. В кассе бюджетного учреждения 20 августа 2005 г. имели место  следующие операции:

1. Получены с лицевого счета денежные средства на выплату:

- аванса за август  сотрудникам в сумме 175 000 руб.;

- аванса на командировочные  расходы в сумме 5000 руб., в том  числе: на проезд - 2000 руб., суточные - 500 руб., оплата проживания - 2500 руб.;

- вознаграждения по договорам гражданско-правового характера (далее - договоры ГПХ): переводчику - 600 руб.;

- средств для выдачи  в подотчет на приобретение  ГСМ - 1000 руб.;

- средств для выдачи  в подотчет на приобретение  основных средств - 2000 руб.

2. Сдан в кассу подотчетным лицом остаток подотчетной суммы по приобретению хозяйственных товаров - 125 руб.

3. Выданы под отчет  денежные средства на командировку  в сумме 5000 руб.

4. Выданы под отчет  денежные средства на приобретение  ГСМ в сумме 1000 руб.

5. Выданы под отчет денежные средства на приобретение основных средств в сумме 2000 руб.

Учреждение обслуживается  в территориальном органе Федерального казначейства.

В бухгалтерском учете  названные операции отражаются следующими записями:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Получены денежные   средства с лицевого   счета в кассу в   казначействе:
- на оплату труда	1 201 04 510  Поступления   в кассу	1 304 05 211  Расчеты   по платежам   из бюджета   с органами,   организующими  исполнение   бюджетов,   по оплате   труда	175 000
- на проезд в   командировку	1 201 04 510  Поступления   в кассу	1 304 05 222  Расчеты   по платежам   из бюджета   с органами,   организующими  исполнение   бюджетов   по оплате   транспортных  услуг	2 000
- на выплату суточных	1 201 04 510  Поступления   в кассу	1 304 05 212  Расчеты   по платежам   из бюджета   с органами,   организующими  исполнение   бюджетов по   начислениям   на выплаты   по оплате   труда	500
- на оплату проживания   в командировке	1 201 04 510  Поступления   в кассу	1 304 05 226  Расчеты   по платежам   из бюджета   с органами,   организующими  исполнение   бюджетов	2 500
- на выплату   вознаграждения по   договорам ГПХ (услуги   переводчика)	1 201 04 510  Поступления   в кассу	1 304 05 226  Расчеты   по платежам   из бюджета   с органами,   организующими  исполнение   бюджетов,   по оплате   прочих услуг	600
- на выдачу средств  в   подотчет на   приобретение ГСМ	1 201 04 510  Поступления   в кассу	1 304 05 340  Расчеты   по платежам   из бюджета   с органами,   организующими  исполнение   бюджетов, по  приобретению  материальных  запасов	1 000
- на выдачу средств  в   подотчет на   приобретение основных   средств	1 201 04 510  Поступления   в кассу	1 304 05 310  Расчеты   по платежам   из бюджета   с органами,   организующими  исполнение   бюджетов, по  приобретению  основных   средств	2 000
Сдан в кассу   подотчетным лицом   остаток подотчетной   суммы по приобретению   хозяйственных товаров	1 201 04 510  Поступления   в кассу	1 208 14 660  Уменьшение   дебиторской   задолженности  подотчетных   лиц по   приобретению  материалов	125
Выданы под отчет   денежные средства на   командировку:
- на проезд	1 208 03 560  Увеличение   дебиторской   задолженности  подотчетных   лиц по оплате  транспортных  услуг	1 201 04 610  Выбытия   из кассы	2 000
- суточные	1 208 01 560  Увеличение   дебиторской   задолженности  подотчетных   лиц по оплате  труда	1 201 04 610  Выбытия   из кассы	500
- оплата проживания	1 208 07 560  Увеличение   дебиторской   задолженности  подотчетных   лиц по оплате  прочих услуг	1 201 04 610  Выбытия   из кассы	2 500
Выданы под отчет   денежные средства на   приобретение ГСМ	1 208 14 560  Увеличение   дебиторской   задолженности  подотчетных   лиц по   приобретению  материалов	1 201 04 610  Выбытия   из кассы	1 000
Выданы под отчет   денежные средства на   приобретение основных   средств	1 208 12 560  Увеличение   дебиторской   задолженности  подотчетных   лиц по   приобретению  основных   средств	1 201 04 610  Выбытия   из кассы	2 000