Учет кассовых операций

 

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных денежных средств организаций, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций, составляется отчетность (см. таблицу 1).                                                                                                  

 

  Таблица 1

 

Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов

 

за ___________ г.

Приходные документы 

Расходные документы

 

Дата 

Номер 

Сумма 

Примечание (целевое назначение –  код) 

Дата 

Номер 

Сумма 

Примечание (целевое назначение –  код)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого за месяц 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Коды целевого назначения поступления  и выдачи из кассы денежных средств разрабатываются организацией самостоятельно.

 

Примерный перечень условных обозначений  совершаемых кассовых операций (см. таблица 2).

 

Таблица 2

Код целевого

 

назначения 

Содержание операции

 

 

 

01

 

02

 

03

 

04

 

05

 

06

 

07

11

 

12

 

13

 

15

 

16 

Поступило с расчетного счета:

 

На выплату заработной платы, премии

 

На выплату депонированной заработной платы

 

На выплату средств социального  характера и назначения

 

На командировочные и хозяйственные  нужды

 

На прочие выплаты

 

Возврат подотчетных сумм

 

Прочие поступления в результате реализации услуг, материальных ценностей, готовой продукции и пр.

 

Внесено на расчетный счет:

 

Депонированная заработная плата

 

Сверхлимитный остаток кассовой наличности

 

Выдано под отчет

 

Выдана заработная плата и прочие платежи

 

Прочие выплаты и перечисления

 

 

 

1.4 Кассовая книга, ее строение  и порядок ведения

 

Кассовая книга — это регистр  аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и организации. Каждая организация может иметь  только одну кассовую книгу

 

Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются круглой печатью организации. На последней странице книги делается надпись:

 

«В настоящей книге всего  пронумеровано____ листов» и проставляются  подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

 

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера

 

По истечении установленных  сроков оплаты труда, выплаты пособий  и стипендий кассир обязан:

 

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым  не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»

 

б) составить реестр депонированных сумм;

 

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих депонированных сумм, сверить их с  общим итогом платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью.

 

Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно  делается надпись: «Деньги по ведомости  выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости  запрещается;

 

г) записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №….»

 

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассиром в платежных  ведомостях, и подсчет выданных и  депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на их общую сумму составляется один расходный кассовый ордер.

 

Приходные кассовые ордера и квитанции  к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены счетными работниками  четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

 

С целью создания условий  для  внезапного проведения ревизий кассы  кассир обязан независимо от календарного периода сдачи в бухгалтерию  отчета (за один, три, пять дней и т.д.) ежедневно подсчитывать обороты  за день и остаток на конец дня в кассовой книге (см. пример 1).

 

Пример 1

 

Фирма «Дон»                                 Кассовая книга

Касса за 20 января 20__ г.

 

№ док. 

От кого получено или кому выдано 

Номер корреспон-

 

дирующего

 

счета 

Приход 

Расход

 

Остаток на начало дня 

1800 

-

 

р/о №1 

Иванов А.Н. – перерасход по авансовому счету 

71 

 

 

50

 

п/о №2 

От банка по чеку №036060 

51 

 

 

 

 

 

р/о №2 

Сидорову П.И. – на командировочные  расходы 

71 

 

 

1000

 

р/о №3 

Выдана заработная плата 

70 

 

 

7800

 

Итого за день 

9000 

8850

 

Остаток на конец дня, в том числе на заработную плату 

1950 

-

 

 

 

1.5 Бухгалтерский учет кассовых  операций

 

После проверки правильности записи кассовых документов  в кассовой книге бухгалтер  приступает к  обработке приходных и расходных  кассовых ордеров, т.е. заполнению информации бухгалтерского характера.

 

Затем корреспонденция счетов, указанная  в документе, переносится в отчет  кассира (второй экземпляр кассовой книги) и на его основании информация переносится в соответствующие  учетные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы и пр.).

 

Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета  указывает на наличие суммы свободных  денег организации на начало и  конец месяца; оборот по дебету –  суммы, поступившие наличными  в кассу, а по кредиту - суммы выданные наличными. Кассовые операции, записанные по крёдиту счета 50, отражаются в журнале - ордере № 1. Обороты по дебету этого счета  записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1.

 

В кассе организации могут храниться  не только наличные денежные  средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности. К денежным документам относятся  путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные за счет средств фонда специального назначения, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).

 

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых  листов автотранспорта к т. п.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

 

При осуществлении внешнеэкономической  деятельности ведении переговоров  с иностранными партнерами у организации  может возникнуть необходимость  в использовании наличной иностранной  валюты. Отдельного счета для учета ее движения не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 следует открыть отдельный субсчет, например субсчет 50-2 «Касса в иностранной валюте». Для проведения операций в иностранной валюте обычно в имеющейся кассовой книге выделяют несколько страниц в зависимости от предполагаемого объема операций. Учет операций организуется по видам валют.

 

Получение иностранной валюты в  банке оформляют бухгалтерской  проводкой:

 

Д-т сч. 50-2 «Касса в иностранной  валюте»

 

К-т сч. 52-4 «Специальный транзитный валютный счет».

 

При выдаче валюты под отчет делают проводку:

 

Д-т сч. 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам»

 

К-т сч. 50-2 «Касса в иностранной  валюте»

 

Учет движения наличной валюты ведут  в двух оценках: в валюте и в рублях.

 

Остатки кассовой наличности в валюте подвергаются переоценке при изменении  курса рубля по отношению имеющейся  у организации иностранной валюте. Результат переоценки отражается в  корреспонденции субсчета 50-2 со счетом 90\1 «Доходы и расходы». Рассмотрим корреспонденции счетов по счету 50 «Касса» (см. таблицу 3).

Таблица 3

Счет 50 «Касса»

С кредита счетов 

Дебет 50 

Кредит 50 

В дебет 

 

счетов

 

1 

2 

3 

4

 

 

 

С - остаток наличных денежных средств 

 

 

 

 

 

51 

Поступление наличных с расчетного счета 

Выдана наличными зарплата, премии 

70

 

66, 67 

Получен заем 

То же, пособия 

69

 

71 

Сдан остаток аванса не использованных денежных средств подотчетным лицам 

Погашены займы наличными 

66, 67

 

73/2 

Погашение наличными задолженности  по недостачам, растратам, хищениям 

Выдано наличными по исполнительным листам и депонированной зарплаты 

76

 

62, 76, 90, 91 

Оплата наличными реализованной  продукции, оказанных услуг, основных средств 

Выдано под отчет на хоз. нужды  и командировочные 

71

 

76 

Погашение дебиторской задолженности 

Выдача материальной помощи, пособий  на питание 

84

 

91 

Сумма излишков выявленных по инвентаризации кассы 

Выдано дотаций и единовременных пособий по рождению ребенка 

69

 

73 

Взнос наличными в погашение  задолженности сотрудников за товары проданные в кредит 

Сдан сверхлимитный остаток  свободных денежных средств кассы 

51

 

75 

Взнос учредителей 

Суммы недостач выявленные при инвентаризации кассы 

94

 

 

 

 

 

Сдана выручка инкасаторам 

57

 

 

 

 

Приведем пример практического  использования журнально-ордерной формы учета кассовых операций (см. приложение 1).

1.6 Ревизия кассы

 

Инвентаризация (ревизия) наличия  денежных средств в кассе производиться  согласно Положению о порядке  ведения кассовых операций, утвержденному  Банком России 4.10.1993 г. №18 (не менее одного раза в месяц). Комиссией назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира проводится внезапная ревизия кассы. При этом полистно поверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности. Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом.

 

На оборотной стороне акта материально  ответственное лицо пишет  объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а  руководитель организации по результатам  инвентаризации принимает решение  об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации следующей бухгалтерской проводкой:

 

Д-т сч. 50 «Касса»,

 

К-т сч. 91/1 «Прибыли и убытки».

 

В случае выявления недостач их суммы  подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются следующей записью

 

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

 

К-т сч. 50 «Касса»;

 

Д-т сч. 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

 

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

2. Синтетический и аналитический  учет кассовых операций

 

2.1 Синтетический учет кассовых  операций

 

Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета  указывает на наличие суммы свободных  денег организации на начало месяца; оборот по дебету - поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. В развитие счета 50 "Касса" могут быть открыты организацией следующие субсчета:

 

1 "Касса  организации";

 

2"0перационная  касса";

 

3" Денежные документы";

 

4 "Касса  в иностранной валюте" и др.

 

По своему характеру операции похожи, так как  связаны с движением денежной наличности, но ответственные лица и место совершения операций различны. Так, наибольший объем операций обычно выполняет касса организации (субсчет 1 "Касса организации"). К ним относятся: получение наличных денежных средств с расчетных счетов, сдача излишка кассы на расчетные счета, подготовка и сдача наличных инкассаторским службам, выдача за­работной платы, пособий, денежных средств под отчет, получение наличными за реализованную продукцию, работы, услуги, выдача наличных операционным кассам и получение от них выручки и т.п.

 

Субсчет 2 "Операционная касса" используется организацией при  наличии в ее составе для выполнения уставной деятельности билетных и багажных касс портов, вокзалов, речных пароходств, отделений связи и др. Последние получают и сдают денежную наличность кассе организации, если иное не предусмотрено в учетной политике организации (Сбербанк, инкассатор). Субсчет 3 "Денежные документы" предназначен для учета оплаченных путевок в санатории, дома отдыха, марок госпошлины, авиабилетов и др.

 

На каждом из субсчетов может отражаться денежная наличность, выраженная в национальной валюте (рублях) и по видам иностранной  валюты (долларахСША, немецкой марке и т.п.). Для их учета открывается субсчет 4 "Касса в иностранной валюте".