Учет материально-производственных запасов

Формы первичных  учетных документов утверждаются:

а) Государственным комитетом РФ по статистике по согласованию первичной  учетной документации;

б) соответствующими Министерствами и иными органами Федеральной  исполнительной власти - отраслевые формы;

в) организациями - формы первичных  документов для оформления хозяйственных  операций, по которым не предусмотрены  унифицированные и отраслевые формы. При разработке и утверждении  указанных форм учитывается специфика  деятельности этих организаций.

Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные ФЗ «О бухгалтерском  учете»:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от  имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измеритель хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражениях;

- наименование должностных лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

- личные подписи указанных лиц  и их расшифровки.

Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.

Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых  реквизитов, и иметь соответствующие  подписи.

При отсутствии показателей по отдельным  реквизитам в указанных первичных  учетных документах соответствующие строко-графы прочеркиваются.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации (в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ) [3]. Организацией принимается учетная политика, утвержденная приказом руководителя предприятия.

Своевременное и правильное оформление первичными документами хозяйственных  операций по движению предметов труда  является важной предпосылкой сохранности материальных ценностей и одним из принципов организации их учета. Непосредственно по первичным документам производят предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материалов.

Все операции по движению материальных ценностей осуществляют материально-ответственные лица (кладовщик, инженер ОМТС, экспедитор и другие). При приеме на работу с этими лицами заключается договор о полной материальной ответственности. Используется форма типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности, к постановлению Государственного комитета Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 № 447/24.

Дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность  материально ответственных лиц определяется действующим законодательством. Форма и содержание договора должны соответствовать требованиям ГК [1].

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером [3, ст. 9 п. 3].

Формы первичной учетной  документации по учету материалов утверждены постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а.

В таблице 2 приведена краткая характеристика применяемой в ООО «Дюна» первичной документации.

Таблица 2

Первичная документация по учету движения МПЗ

№ п/п	Наименование  формы	Номер формы	Назначение  документа
1	2	3	4
1	Доверенность	М-2 М-2а	Применяется для оформления права лица выступать  в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком
2	Приходная накладная (приложение 1)	М-4	Применяется для учета материалов, поступивших  от поставщиков или из переработки
3	Акт о приемке  материалов	М-7	Применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику, отправителю.
4	Лимитно-заборная карта	М-8	Применяется при наличии лимитов отпуска  материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции.
5	Требование-накладная	М-11	Применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации, между структурными подразделениями и материально ответственными лицами
6	Товарная  накладная (приложение 6)	М-15	Применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям
7	Карточка  складского учета материалов	М-17	Применяется для учета материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру

 

В учете ООО «Дюна» отражаются следующие  виды хозяйственных операций с  материалами в зависимости от источников поступления:

1) приобретение материалов у  поставщиков;

2) приобретение материалов подотчетными  лицами в порядке закупки мелких  партий за наличный расчет;

3) внутреннее перемещение;

Для оформления операций по поступлению материалов на склады организации используются сопроводительные документы поставщиков и приходные документы предприятия-получателя.

Поставка материалов осуществляется по  договорам поставки, которыми определяются права и обязанности  сторон (поставщика и покупателя), а также без составления таковых. В договоре указывают: номенклатуру поставляемых материалов, их количество и качество, сроки поставки, цену, порядок расчетов, санкции за нарушение условий договора. [28, с. 13-14]

На поступившие от поставщиков материалы согласно заключенным с ними договорам, а также без заключения таковых, предприятие обязательно должно получать расчетные и другие сопроводительные документы, например:

- счета;

- счета-фактуры;

- накладные;

- сертификаты соответствия, если  они необходимы;

- прочие (акт выполненных работ,  акт сдачи – приемки и др.).

Документы должны быть заполнены в  соответствии с действующими правилами, иметь четкие подписи и печати.

При   отпуске   товаров  покупателю поставщик выписывает счет-фактура, товарную накладную.

Так, предприятием ЗАО «Новый Век» г. Москва, предприятию ООО «Дюна» был выставлен счет № 9593 на оплату за материалы «Кабель VGA C-GM/3RVM-6» и «Кабель VGA C-GM/3RVF». При отпуске материалов ««Кабель VGA C-GM/3RVM-6» и «Кабель VGA C-GM/3RVF» были выданы сопроводительные документы: счет-фактура (Приложение 2), товарная накладная (Приложение 3). Счета-фактуры должны регистрироваться в журнале приходных накладных. В ООО «Дюна» такой журнал ведется.

С 1 января 1997 года вступило в силу постановление Правительства РФ от 29 июля 1996 года № 914, которое утверждает порядок составления счетов-фактур, ведения журналов учета счетов-фактур, книг покупок и книг продаж. К оформлению счетов-фактур в настоящее время в связи с введением в действие с 01.01.2001 года главы 21 «Налог на добавленную стоимость» части второй НК РФ применяются еще более жесткие требования. Это нашло соответствующую регламентацию в принятии Правительством РФ Постановления от 02.12.2000 г. № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Счета-фактуры  являются обязательными документами  для всех плательщиков налога на добавленную  стоимость. На их основании производятся расчеты налога на добавленную стоимость, и осуществляется контроль налоговых органов за правильностью и полнотой уплаты налога в бюджет. При наличии счетов-фактур производится и возмещение НДС из бюджета.

Счет-фактура  является дополнительным учетно-контрольным документом первичного бухгалтерского учета, но при этом сохраняются все действующие формы расчетных первичных учетных документов, а также требования налогового законодательства об обязательном выделении отдельной строкой сумм НДС в первичных и расчетных документах. При этом существующий порядок не предполагает возможности передачи счета-фактуры средствами факсимильной связи - он должен быть передан уполномоченным лицам организации - покупателя в руки или отправлен по почте.

Счета-фактуры должны составляться в двух экземплярах, первый из которых  не позднее десяти дней с даты отгрузки товаров или предоплаты предоставляется  поставщиком покупателю и дает право  на зачет (возмещение) сумм НДС в  порядке, установленном федеральным  законом. Второй экземпляр (копия) счета-фактуры остается у поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость при реализации товаров.

В счете-фактуре  должны быть указаны:

- порядковый номер счета-фактуры;

- наименование  и регистрационный номер поставщика товара;

- наименование  товара;

- стоимость  товара;

- сумма НДС;

- дата представления  счета-фактуры. 

Счет-фактура должна быть подписана  руководителем и главным бухгалтером  поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров, и скреплена печатью организации. При получении товаров счет-фактура подписывается покупателем или его уполномоченным представителем [19, с. 12-13].

Документы от поставщика поступают  в отдел материально-технического снабжения (ОМТС). Отдел снабжения должен выполнять:

1) контроль за выполнением условий  поставки по ассортименту, количеству, качеству, способам и ценам;

2) предъявление претензий поставщикам  по качеству и недостачам материалов;

3) розыск грузов и другие.

Проверенные расчетные документы  передаются на подпись директору, а  затем в бухгалтерию для оплаты, счета-фактуры –  работнику ОМТС для получения материалов.

Так, в оплату счета № 9593 от 21/10/2008 г. предприятию ЗАО «Новый Век» г. Москва за поставку кабелей платежным поручением № 543 от 21.10.2008 г. (Приложение 4) было перечислено 4104,00 руб.

Инженер отдела материально-технического снабжения при приемке материалов проверяет сохранность груза. Если обнаружена недостача или порча  материалов составляет коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий транспортной организации или поставщику.

Полученные у поставщика ТМЦ  вместе с сопроводительными документами (накладные, счета-фактуры) работники  отдела снабжения предъявляют кладовщику в день их поступления для оприходования на склад. Все полученные материалы и комплектующие должны сопровождаться сертификатами соответствия. Оригиналы сертификатов хранятся в отделе снабжения.

Отдел снабжения формирует отдельные  комплекты с копиями сертификатов по объектам в разрезе смет. Инженер отдела снабжения, назначенный распоряжением начальника отдела снабжения ответственным за объект, несет ответственность за формирование полного комплекта сертификатов и соответствие им материалов и комплектующих, выданных на объект.

Кладовщик принимает ТМЦ, проверяет  соответствие фактического количества данным документов поставщика путем  пересчета, обмера, взвешивания, проверяет  состояние упаковки, пломб, производит осмотр ТМЦ с целью выявления  качественных дефектов. В случае, когда не обнаружено никаких расхождений с сопроводительными документами, кладовщик выписывает приходную накладную (Приложение 1) в двух экземплярах, который подписывает работник отдела снабжения, сдавший их, и кладовщик, их принявший.

В случае, когда количество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов оформляют актом о приемке материалов формы М-7. Акт в двух экземплярах составляет приёмочная комиссия с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя  отправителя  (поставщика)  или  представителя  незаинтересованной организации. Акт утверждает руководитель предприятия. После приема ценностей акты с приложением документов передают: один - в бухгалтерию предприятия для принятия на учет материальных ценностей, другой - служит основанием для предъявления претензии поставщику [18, с. 9].

Ежедневно кладовщик сдает в  бухгалтерию по специальному реестру  приходные ордера с первичными документами, на основании которых они составлены. Бухгалтер проверяет правильность оформления приходных накладных, соответствие указанных в них сведениях первичному документу и заносит информацию по приходу ТМЦ в компьютер.

Порядок выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей регулируется Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ и отпуска их по доверенности (утверждена Минфином СССР 14.01.67 г. № 17) [8]. Доверенность подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером, заверяется печатью и выдается инженеру ОМТС, экспедитору под его расписку в журнале учета выданных доверенностей формы М-3. До начала записей в журнал необходимо все его страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать печатью предприятия. По журналу регистрации доверенностей бухгалтерия предприятия присваивает доверенности порядковый номер (нумерация идет с начала года). Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за их использование возложен на главного бухгалтера предприятия.