Учет материалов на предприятии

На складах (в кладовых) любой по размеру организации  материальные ценности размещаются  по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если в штатном расписании организации отсутствует должность  заведующего складом, то его обязанности  могут быть возложены на любого работника  организации с его согласия с  обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик  может быть освобожден только после  сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет  материальный ярлык и прикрепляет  его к месту хранения материалов. В материальном ярлыке указывают  наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и  лимит наличия материалов.

Сортовой  учет материалов. Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый сортным учетом, осуществляют только в натуральном выражении.

Карточки открывают в  бухгалтерии и записывают в них  следующие данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад, где кладовщик  заполняет колонки прихода, расхода  и остатка материалов.

Запись в карточках  кладовщик делает на основании первичных  документов (приходных ордеров, требований, накладных и т. п.) в день совершения операций. После каждой записи выводят  остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения.

В условиях компьютеризации  и автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета  материалов применяют систематически составляемые ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов. Однако в отличие от многочисленных карточек машинограммы-ведомости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы после  записи их данных в карточки учета  материалов передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных службах  и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость  в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Учет материалов в бухгалтерии.

Все первичные документы  по движению материалов со складов  и подразделений организации  поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники  бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

Существует несколько  вариантов учета материалов в  бухгалтерии. При первом варианте в  бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которые записывают на основании  первичных документов операции по поступлению  и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета  лишь тем, что учет материалов в них  ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании  месяца по итоговым данным карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные  ведомости аналитического учета  и сверяют их с оборотами и  остатками на соответствующих синтетических  счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все  приходные и расходные документы  группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении  и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов.

При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Сальдовый метод  учета материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складского сортового учета ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей  в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных  случаях работник бухгалтерии переносит  количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования  работником бухгалтерии ведомость  остатков передают в бухгалтерию, где  остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам  материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета  материалов поступившие в бухгалтерию  первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке  отдельно по приходу и расходу  в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляются отчеты по формам государственного статистического наблюдения. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета  материалов является одним из наиболее эффективных.

При использовании компьютеров  все необходимые регистры при  сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением  средств вычислительной техники  можно осуществлять также посредством  составления сортовых оборотных  ведомостей по номенклатурным номерам  на основании поступающих первичных  документов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражениях) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением  ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых  и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется  контроль за ведением складского учета и ведением складского хозяйства. В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метол аналитического учета материалов, сочетающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров и поиска ошибок при втором варианте.

При комбинированном методе осуществляется постоянный контроль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-сличительные) ведомости. Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

3. Инвентаризация материалов

В действующих организациях инвентаризация материалов осуществляется в соответствии с Положением по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации (перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности, кроме запасов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Проведение инвентаризации обязательно также в следующих  случаях:

- при смене материально  ответственных лиц (на день  приемки-передачи дел);

- при установлении фактов  хищений или злоупотреблений,  а также порчи ценностей;

- в случаях пожара, стихийных  бедствий или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

- в других случаях,  предусмотренных законодательством  Российской Федерации или нормативными  актами Министерства финансов  Российской Федерации. 

Кроме того, для контроля за сохранностью материалов, условиями их хранения и состоянием складского учета в межинвентаризационные периоды целесообразно проводить систематические проверки и выборочные инвентаризации материалов. При этом количество таких инвентаризаций в отчетном году устанавливается руководителем организации.

Инвентаризация материалов осуществляется инвентаризационными  комиссиями при обязательном участии  материально ответственных лиц. К началу инвентаризации в карточках  складского учета должны быть отражены все операции по движению материалов; по каждому из них выведены остатки  на день инвентаризации; первичные  документы по движению материалов необходимо сдать в бухгалтерию и подвергнуть  бухгалтерской обработке. Факт сдачи  всех документов в бухгалтерию и  отсутствия не оприходованных или несписанных  ценностей материально ответственные  лица подтверждают письменно.

При проведении инвентаризации комиссия в присутствии материально  ответственных лиц осуществляет тщательный подсчет, взвешивание или  обмер каждого вида (сорта) материалов и полученные фактические результаты записывает в инвентаризационные описи. Запись производится по каждому отдельному наименованию материалов с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, партии, сорта, в единицах счета, массы или меры.

При осуществлении инвентаризации учитываются специфические особенности  отдельных видов материалов. В  частности, тара записывается в опись по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, составляется акт на списание с указанием причин негодности и лиц, ответственных за тару.

Отдельные описи составляются на материалы, находящиеся в пути, на ответственном хранении на складах  других организаций, подвергшиеся порче, ненужные, неликвидные, а также на поступившие или отпущенные во время  проведения инвентаризации.

Описи подписываются всеми  членами комиссии и материально  ответственными лицами, которые подтверждают, что все материалы проверены  в их присутствии и претензий  к комиссии они не имеют.

Данные инвентаризационных описей используются для составления  сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными. При выявлении недостач или излишков материально ответственные лица должны дать, им соответствующие объяснения. Комиссия устанавливает характер, причины выявленных расхождений или порчи материалов определяет порядок регулирования разниц и возмещения потерь.