Учет материалов

 

 

1.3. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УЧЕТУ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ

 

Для учета движения материалов применяется типовая учетная  документация, отвечающая требованиям  основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров  выписываемых документов и их документооборот  устанавливаются в зависимости  от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации  учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании  ЭВМ — один экземпляр, а при  ручной обработке — не более двух.

 

Типовые междуведомственные документы выписываются в строгом  соответствии с указаниями Госкомстата  СССР.

 

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который  следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет  им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

 

Материалы на склад от местных  и иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани) , экспедитор особое внимание уделяет состоянию  тары, пломб, а в случае их повреждений  требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или  порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий  к транспортной организации или  к поставщику.

 

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально  ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные) , другие -качество (сертификаты, удостоверения и т.п.) . При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное  лицо выписывает приходный ордер (ф. № М-З и М-4) .

 

Различают документы однострочные, выписанные на отдельную номенклатурную позицию материалов, и многострочные  — на несколько номенклатурных позиций  материалов одновременно.

 

В условиях ручной обработки  рекомендуется применять однострочные документы, при автоматизации —  многострочные. Приходные ордера ф. № М-З (однострочный) и ф. № М-4 (многострочный) необходимы для количественно-суммового  учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или  из переработки.

 

Для сокращения количества первичных документов разрешается  и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

 

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом  со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (ф. № М-5 и М-6) в четырех  экземплярах: а) покупателю — для  оприходования материалов вместо приходного ордера б) поставщику — для списания ценностей; в) для начисления заработной платы водителям автотранспорта; г) для предъявления в банк на оплату.

 

Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших  материальных ценностей без платежных  документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с  данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с  обязательным участием представителя  поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом  и представителя отдела снабжения  предприятия. Комиссия назначается  руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый —  передается в бухгалтерию предприятия  как основание для бухгалтерских  записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй —  поступает в отдел снабжения  для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении  платежного требования на излишки. Наличие  акта исключает выписку приходного ордера.

 

Приходные документы составляются в день поступления материалов. Приходные  ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

 

Обособленно хранятся на складах  материалы, подлежащие лабораторному  анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное  хранение. Приходные ордера на них  не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов  анализа. Их учет организуется в специальной  книге. Вначале регистрируют поступившие  материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью социалистической собственности.

 

Кроме перечисленных документов, составляются накладные (ф. № М-12, М-13) при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче  цехами на склад неиспользованных сэкономленных  материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные  лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу — для их оприходования.

 

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции) , на хозяйственные  нужды (содержание зданий, ремонтные  работы) , реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной  деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.

 

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8, М-9) выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов) , относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу) . Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один — цеху, другой — складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя — в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

 

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат) . При этом никаких дополнительных документов не составляется.

 

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование (ф. № М-10 и М-11) . Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй — у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

 

Всякий сверхлимитный  отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляются выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора предприятия, или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.

 

Накладные (ф. № М-14 и М-15) применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или  хозяйствам своего предприятия, расположенным  за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах  на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом  материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.

 

1.4. УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ  НА СКЛАДАХ И ЕГО СВЯЗЬ С  УЧЕТОМ МАТЕРИАЛОВ В БУХГАЛТЕРИИ

 

Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии  зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает порядок  и последовательность ведения учета  материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

 

Наиболее прогрессивным  и рациональным методом учета  материалов является оперативно бухгалтерский (сальдовый) . Возможны также количественно-суммовой метод и с помощью отчетов  материально ответственных лиц.

 

Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие: оперативность и  бухгалтерская достоверность количественного  учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся  материально ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным  документированием операций по движению материалов и ведением складского учета  материалов; предоставление бухгалтерам  права проверки соответствия фактических  остатков материалов в натуре данным текущего складского учета; осуществление  бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным  ценам и по фактической себестоимости  в разрезе групп материалов и  мест их хранения, а при наличии  ВУ — также в разрезе номенклатурных номеров; систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

 

Оперативно-бухгалтерский  метод учета материалов предполагает ведение на складах только количественно-сортового  учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета  материалов (тип. ф. № М-17) . Бухгалтерия  открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный  ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований, накладных) в карточке регистрируется расход материалов.

 

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета материалов данных об отпуске может производиться и по мере закрытия карт (если они на одну позицию материалов) , но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течение месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входит запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской картотеке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (ф. № 18) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся (см. с. 139) . Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра.

 

Работник бухгалтерии  должен также проводить на складах  контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатков материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально  ответственных лиц и по результатам  выборочной проверки замечания вносятся в специальный журнал склада и  докладываются главному бухгалтеру предприятия.

 

По состоянию на первое число каждого месяца материально  ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в книгу учета  остатков материалов (ведомость) ф. №  М-20. Эта книга открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а второго-третьего числа следующего месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально ответственного лица входит контроль за соответствием  фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу снабжения предприятия.

 

1.5 УЧЕТ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ  В БУХГАЛТЕРИИ

Бухгалтерия предприятия осуществляет только денежный, суммовой учет движения товарно-материальных ценностей, используя  для этого ведомость № 10 “Движение  материальных ценностей” (в денежном выражении) . Это основной регистр, отражающий движение товарно-материальных ценностей  в группировках, обеспечивающий: контроль за сохранностью материалов по местам их хранения — 1 раздел; поступление  и остатки материалов в разрезе  синтетических счетов и групп  материалов — по учетным ценам  и по фактической себестоимости; показатели для расчета сумм и  процентов транспортно-заготовительных  расходов или отклонений фактической  себестоимости от плановых цен по группам материалов — 2 раздел; расчет фактической себестоимости окончательного расхода материалов, отпуск со складов, расход цехов, остатки ценностей в цехах, на общезаводских складах по фактической и учетной стоимости — 3 раздел.

Основанием для заполнения ведомости  № 10 служат реестры складов или  накопительные ведомости № М-43. В ведомости № 10 приводятся две  справки: № 1 “Слагаемые фактической  себестоимости поступивших материальных ценностей” , заполняется по показателям  журналов-ордеров № 1,6,7,8,10/1,13 и других, т.е. всех тех, где могут быть отражены затраты, связанные с процессом  заготовления материалов текущего месяца. Данные этой справки необходимы для  заполнения 11 раздела ведомости  № 10.

№ 2 “Стоимость поступивших материалов по учетным ценам” , заполняется  аналогичными показателями тех же журналов-ордеров, что и справка № 1, но без учета  расходов, связанных с заготовлением  материалов. Данные этой справки служат для сверки с разделом 1 ведомости  № 10 и для расчета результатов  процесса заготовления или сумм транспортно-заготовительных  расходов за отчетный месяц.