Учет основных средств

В зависимости от сложности работ различают текущий, средний и капитальный ремонт основных средств.

Текущий ремонт проводится  в промежутке между средним и капитальным. Он периодически повторяется и между двумя капитальными ремонтами. Основные средства несколько раз подвергаются текущему ремонту и проходят ряд периодических осмотров и проверок. При таком ремонте выполняются смена и исправление отдельных износившихся деталей, проверка работы отдельных узлов, мелкие починки и т.д.

Текущий ремонт осуществляется с периодичностью менее года.

Средний ремонт предусматривает частичную разборку агрегата, восстановление и замену частей, деталей. Такой ремонт проводится, как капитальный, с периодичностью свыше одного года.

Таким образом, к работам по обслуживанию, а также текущему и среднему ремонту объектов основных средств относятся работы по систематическому и своевременному их предохранению от преждевременного износа и поддержанию в рабочем состоянии.

    Капитальный ремонт самый сложный. Это периодически проводимые работы по замене и ремонту износившихся наиболее важных частей. Он связан с белее- менее длительной остановкой ремонтируемых объектов основных средств.

При капитальном ремонте оборудования и транспортных средств, как правило, проводится полная  разборка агрегата, ремонт базовых и корпусных деталей и узлов, восстановление или замена всех изношенных деталей и узлов на новые и более современные, сборка, регулирование и испытание агрегата.

При капитальном ремонте зданий и сооружений проводится смена изношенных конструкций и деталей или их замена на более прочные и экономичные, улучшающие эксплуатационные возможности ремонтируемых объектов, за исключением полной замены основных конструкций, срок службы которых в данном объекте является наибольшим (каменные и бетонные фундаменты зданий, трубы подземных сетей, опоры мостов и т.д.)

Капитальный ремонт предусматривает не только восстановление, но и частичное улучшение качества объекта.

Все затраты на ремонт непосредственно включаются в себестоимость продукции и финансируются за счет оборотных средств. Необходимость ремонта, его размер и сроки обычно устанавливают путем осмотра объектов,  составления ведомости дефектов и составления на их основе сметы работ. Основным документом является ведомость дефектов, в которой указываются плановые сроки, перечень необходимых работ по ремонту, подлежащие замене детали, сметная стоимость ремонта. На основании этой ведомости выписывают наряды- заказы на выполнение ремонтных работ, к ним прилагаются технические условия и рабочие чертежи. После выполнения ремонта и необходимых испытаний законченная работа оформляется актом о приемке- передаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма №ОС -3). По данным акта делаются отметки в инвентарных карточках о ремонте.

Затраты, производимые на ремонт основных средств, отражаются в соответствующих первичных документах по учету операции отпуска (расхода) материальных ценностей, начисления оплаты труда, задолженности поставщикам за выполненные работы по капитальному ремонту и другим видам ремонта и других расходов.

При хозяйственном способе обычно все затраты собираются на счете 23 «Вспомогательные производства», так  как работы выполняются структурным подразделением организации.

Подрядный способ предполагает так же три рассмотренных варианта учета затрат на ремонт основных средств.

При инвентаризации резерва на ремонт излишне зарезервированные суммы в конце года сторнируют.  В тех случаях, когда окончание ремонтных работ по объектам с длительным сроком их проведения и существенным объемом  таких работ происходит в следующем за отчетным году, остаток резерва на ремонт основных средств не сторнируют. По окончании ремонта излишне начисленную сумму резерва относят на финансовые результаты отчетного периода.

 

2 Документы для оформления движения основных средств, их аналитический и синтетический учет.

        Все хозяйственные операции, проводимые  организацией, должны оформляться  оправдательными документами. Это  первичные документы, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

       Первичные документы  принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. При учете основных средств их движение оформляется при помощи стандартных документов, формы которых утверждены Госкомстатом РФ:

        Акт о приеме- передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1)

Акт о приеме- передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а).

Акт о приеме-передаче  групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б)

Форма №  ОС-2 “Акт (накладная) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств”. Форма применяется при зачислении в состав основных средств отдельных объектов для учета ввода их в эксплуатацию,

кроме тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с существующим законодательством оформляться в особом порядке; а так же для исключения из состава основных средств объектов, передаваемых другому предприятию. 
      Эта форма также применяется для оформления внутреннего перемещения основных средств их одного подразделения (цеха, участка, отдела) предприятия в другое и передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию.

Форма №  ОС-3 “Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов”. Применяется для оформления приемки основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации и соответственно их сдачи. После передачи утвержденного акта в бухгалтерию делается соответствующая пометка в инвентарной карточке учета основных средств. 
    Форма № ОС-4 “Акт на списание основных средств”. Эта форма служит для оформления выбытия основных средств (кроме автотранспорта) при полной или частичной их ликвидации.

      Форма № ОС-4а “Акт на списание автотранспортных средств”. Этим документом оформляют списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа при их ликвидации.

     Форма № ОС-6 “Инвентарная карточка учета основных средств” 1).Применяется для учета всех видов основных средств. Карточки ведут в бухгалтерии на каждый объект; заполняют в одном экземпляре на основании акта(накладной) (форма № ОС-1), технической или другой документации на данный объект. По данным акта формы № ОС-2 в карточку делаются записи о законченных работах по достройке, дооборудованию, реконструкции и ремонте объекта. 
     Основанием для отметок о выбытии основных средств являются: при передаче объекта другому предприятию или продаже - акт формы № ОС-1, при списании вследствие ветхости или износа - акт формы № ОС-3, ОС-4.

     В раздел “Краткая индивидуальная характеристика объекта” записываются его основные качественные и количественные показатели, а также перечисляют его важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности. 
     По данной форме ведется также групповой учет однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно- хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость. 
      Учетную карточку ведут в бухгалтерии, делая позиционные записи об отдельных объектах основных средств. Краткую индивидуальную характеристику дают не по каждому объекту основных средств отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в инвентарной карточке.

      Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а).

      Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № -6б). Данные виды документов применяются  для учета наличия объекта основных средств, а так же для учета его движения внутри организации  оформляются

в бухгалтерии в одном экземпляре. Записи при приеме-передаче выполняются на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы № ОС – 1, № ОС-1а, № ОС-1б)  и сопроводительных документов (технических паспортов заводов- изготовителей и др.) Данные о перемещении объектов основных средств вносят в инвентарные карточки (книгу) на основании формы № ОС-2, а данные ремонта, реконструкции, модернизации  - на  основании формы №ОС-3. Выбытие или списание основных средств отражаются в указанных документах по данным актов о списании (формы № ОС-4,  № ОС -4а,№ ОС-4б).

     Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14)

Применяется для оформления  и учета поступившего на склад оборудования в целях последующего его использования в качестве  объекта основных средств. Акт составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах и утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

  Акт о приеме- передаче оборудования в монтаж(форма № ОС-15) применяется при передаче оборудования в монтаж. При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма № ОС-15) не составляют.

 Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) составляют на дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, накладки или испытания, а также по результатам контроля. Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации происходит  в установленном порядке по форме № ОС-1 или № ОС- 1б.

   Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств применяют организации всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ ( за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений). В формах предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторам: управленческой документации (ОКУД), предприятий и организаций (ОКПО), основных фондов (ОКОФ).

       В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20,в унифицированные формы первичной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

   Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно- распорядительным документом организации.

     Аналитический учет ОС ведет бухгалтерия по классификационным подразделам, классам, подклассам, а внутри – по видам, т.е. по инвентарным объектам ( в инвентарных карточках форм № ОС-6, № ОС -6а и № ОС – 6б), и местонахождению, т.е. эксплуатации объектов у лиц, ответственных за их сохранность.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью ОС каждому объекту ОС (инвентарному объекту) независимо от того, находится он в эксплуатации, запасе или на консервации, должен присваиваться при принятии к бухгалтерскому учету свой инвентарный номер. Этот номер может быть обозначен на прикрепляемом  к объекту металлическом жетоне, нанесен краской или проставлен иным способом.

       В тех случаях, когда инвентарный объект имеет несколько частей с разным сроком полезного использования и учитывается как самостоятельный инвентарный объект, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер. Если по объекту, состоящему из нескольких частей, установлен общий для объекта срок полезного использования, такой объект числится за одним инвентарным номером.

     Инвентарные номера обязательно указывают во всех первичных документах, которыми оформлено движение основных средств, и в регистрах аналитического учета основных средств.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств,

сохраняется за ним на весь период нахождения объекта в данной организации. Инвентарные номера списанных с бухгалтерского учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бухгалтерскому учету

объектам в течении пяти лет по окончании года списания. Объект основных средств, поступивших в организацию в соответствии с договором аренды, может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

        Пообъектный учет  основных средств бухгалтерия ведет на инвентарных карточках учета основных средств ( форма № ОС-1, № ОС-1а, № ОС- 1б). Эти карточки служат также регистром аналитического учета.

Инвентарные карточки можно группировать в картотеке применительно к классификации, установленной ОКОФ, а внутри разделов, подразделов, классов, подклассов – по месту эксплуатации ( структурным подразделениям организации).

В организациях, имеющих небольшое количество объектов основных средств,

пообъектный учет возможен в инвентарных книгах с указанием необходимых

сведений об основных средствах. Для объектов основных средств малых предприятий предусмотрена форма № ОС – 6б. В инвентарных карточках (книге) должны быть приведены основные данные по объекту основных средств:

       - срок полезного использования;

       - способ начисления амортизации;

       - освобождение от начисления амортизации ( если оно есть);

       - индивидуальные особенности объекта основных средств т т.д.

   На основные средства, принятые в аренду, для осуществления забалансового учета  указанных объектов в бухгалтерии организации- арендатора, рекомендуется также открывать инвентарные карточки.

     При наличии большого количества основных средств по месту их эксплуатации ( нахождения) учет может осуществляться в инвентарном списке или  другом соответствующем документе, содержащем сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии (перемещении) объекта.

    Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету  объекты основных средств, а также на объекты, списанные с бухгалтерского учета в течение отчетного месяца, находятся до конца месяца отдельно от инвентарных карточек на другие основные средства.

     Данные инвентарных карточек сверяют с данными синтетического учета основных средств. Для этого по данным инвентарных карточек можно составлять  оборотную ведомость движения основных средств, итоги которой будут сверены с Главной книгой и сведения из которой  потребуются для  составления отчетности о наличии и движении основных средств.