Учет расчетов с персоналом по оплате труда

Структура, штатный состав и штатная численность организации  фиксируются в штатном расписании (форма N Т-3).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается оно приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации  или уполномоченным им лицом.

При поступлении на работу работник должен написать заявление. В  нем он указывает дату, с которой  приступает к работе, и свою будущую  должность.На основании заявления составляется приказ (распоряжение) о приеме работника на работу по форме N Т-1.

В приказе указываются  наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

На основании приказа  о приеме работника делается запись в его трудовой книжке. После того как приказ подписан руководителем (или уполномоченным лицом), работник должен обязательно ознакомиться с  приказом и расписаться в нем, указав дату.

Согласно Трудовому кодексу  РФ с работником заключают трудовой договор. Его составляют в двух экземплярах: один передают работнику, другой остается в организации. На основании приказа  в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется  личная карточка (форма N Т-2), а в бухгалтерии  открывается лицевой счет работника (форма N Т-54).

После составления приказа  о приеме работника на работу заполняется  личная карточка работника (форма N Т-2).

Для отражения сведений о  времени распределения ежегодных  оплачиваемых отпусков работников организации  на календарный год применяется график отпусков (форма N Т-7). График составляют в начале каждого года. В нем указывают время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации.

На основании графика  отпусков кадровая служба оформляет  приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6). Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, нет необходимости  требовать от работника заявления  с просьбой о предоставлении отпуска. В личной карточке работника делают соответствующие отметки (вид отпуска, его продолжительность, даты начала и окончания отпуска).

Для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времени и начисления заработной платы (при повременной оплате труда) применяют "Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда" (форма N Т-12). Эта форма применяется в случае, если учет рабочего времени ведут вручную. Если учет рабочего времени ведут с применением средств вычислительной техники, применяется табель учета использования рабочего времени по форме N Т-13.

В табеле отмечают фактически отработанные часы и дни, указывают  время болезни и отпуска, а  также причины неявок на работу по каждому работнику, состоящему в  штате организации.

Табель подписывают руководитель соответствующего структурного подразделения (на небольших предприятиях - руководитель организации), работник кадровой службы. По окончании месяца табель передают в бухгалтерию.

Организация может заключить  с работником трудовой договор на время выполнения определенной работы. После того как работа будет выполнена, представитель организации должен принять ее результат. После этого  с работником производят расчет.

Расчет и выплату заработной платы отражают в расчетно-платежной  ведомости (форма N Т-49) или в двух ведомостях: по форме N Т-51 "Расчетная  ведомость" отражают начисление зарплаты, по форме N Т-53 "Платежная ведомость" – выплату. При применении формы N Т-49 другие расчетные и платежные документы не составляются. Какие ведомости использовать, бухгалтерия организации решает самостоятельно.

Организации должны вести  лицевые счета (формы N N Т-54 и Т-54а) своих сотрудников. В них отражаются сведения о заработной плате, об использовании отпусков, суммы предоставленных льгот (налоговых вычетов), удержания из заработной платы и т.д. Форма N Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением вычислительной техники.

Лицевой счет открывают на один календарный год на каждого  сотрудника организации.

Если работник решил расторгнуть  трудовой договор по собственной  инициативе, то не менее чем за две  недели до увольнения он должен написать заявление. В заявлении работник должен указать дату, с которой  он хочет уволиться, и причину  увольнения.

Согласно ст. 80 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем  трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.

До истечения срока  предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время  отозвать свое заявление. Увольнение в  этом случае не производится, если на его  место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в  соответствии с Трудовым кодексом и  иными федеральными законами не может  быть отказано в заключении трудового договора. По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

На основании заявления  оформляется приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником (форма N Т-8). Приказ подписывается руководителем  организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе об увольнении каждый работник должен расписаться. На основании приказа об увольнении бухгалтер должен оформить записку-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником по форме N Т-61, выдать работнику заработную плату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск (если она ему полагается).

1.3 Расходы на оплату труда, учитываемые при налогообложении прибыли

Расходами для целей налогообложения  прибыли признаются обоснованные и  документально подтвержденные затраты, произведенные (понесенные) налогоплательщиком при условии, что они связаны  с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода НК РФ. Состав расходов на оплату труда, учитываемых для  целей налогообложения прибыли, приведен в ст.255 НК РФ.

В состав расходов на оплату труда включаются любые начисления работникам, в том числе и совместителям, в денежной и (или) натуральной форме, предусмотренные законодательством  РФ, трудовыми и (или) коллективными  договорами (за исключением расходов, указанных в ст.270 НК РФ).

К расходам на оплату труда  относятся также расходы, связанные  с оплатой труда работников, не состоящих в штате организации - налогоплательщика, за выполнение ими  работ по заключенным договорам  гражданско - правового характера (п.21 ст.255 НК РФ). Если такие работы выполняют  индивидуальные предприниматели, не состоящие  в штате организации, то выплаты  в их пользу следует учитывать  не в составе расходов на оплату труда, а в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп.41 п.1 ст.264 НК РФ).

Организуя налоговый учет расходов на оплату труда, необходимо помнить, что на предприятиях, осуществляющих деятельность по производству и реализации продукции (работ, услуг), эти расходы подлежат разделению на прямые и косвенные.

К прямым расходам относятся  расходы на оплату труда персонала, участвующего в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг. Прямые расходы ежемесячно подлежат распределению на остатки незавершенного производства, готовой продукции  и отгруженной, но не реализованной  продукции.

Расходы на оплату труда  прочего персонала считаются  для целей налогообложения косвенными и в полном объеме учитываются  при налогообложении прибыли  в том периоде, в котором они  были осуществлены.

В организациях торговли расходы  на оплату труда в полном объеме включают в состав косвенных и  берут в расчет при налогообложении  в том периоде, в котором они  были осуществлены.

Порядок признания для  целей налогообложения отдельных  видов расходов на оплату труда следующий.

Суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах  от выручки в соответствии с принятыми  в организации формами и системами  оплаты труда, относятся к расходам на оплату труда (п.1 ст.255 НК РФ).

Системы заработной платы, размеры  тарифных ставок, окладов, различного вида выплат устанавливаются (21, ст.135 ТК РФ):

- работникам бюджетных  организаций - законами и иными  нормативными правовыми актами;

- работникам организаций  со смешанным финансированием  - законами, иными нормативными актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами  организаций;

- работникам других организаций  - трудовыми договорами и (или)  коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами  организаций.

Наличие локальных нормативных  актов, регулирующих оплату труда в  организации, не является обязательным. Но при их отсутствии организации  следует с особым вниманием подходить  к порядку составления трудовых договоров с работниками. Необходимо позаботиться о том, чтобы в трудовых договорах, заключаемых с работниками, содержался полный перечень выплат, которые  могут производиться этим работникам.

Это обусловлено тем, что  в соответствии с пп.21 ст.270 НК РФ расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или  работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых  на основании трудовых договоров, для  целей налогообложения учитываться  не должны.

К начислениям стимулирующего характера относятся премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам  и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде, вознаграждение за выслугу лет на предприятии  и т.п.

Необходимым условием для  отнесения выплат работникам к расходам на оплату труда, учитываемым при  налогообложении прибыли, является связь этих выплат с производственными  результатами. Это означает, что  если Положением о премировании предусмотрены  премии работникам, например, к дню рождения, то такие премии для целей налогообложения учитываться не будут, поскольку такие расходы не удовлетворяют критериям, установленным в п.1 ст.252 НК РФ (расходы на выплату таких премий нельзя признать экономически оправданными и связанными с деятельностью, направленной на получение дохода).

К расходам на оплату труда  относятся также выплаты, носящие  компенсационный характер. К компенсирующим выплатам относятся, в частности, надбавки к тарифным ставкам и окладам  за работу в ночное время, работу в  многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных  условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ.

Организация вправе включать в расходы на оплату труда расходы  на оплату отпусков, предусмотренных  законодательством РФ. В соответствии с трудовым законодательством работникам предоставляются ежегодные основные и дополнительные отпуска с сохранением  места работы (должности) и среднего заработка. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 28 календарных дней.

Трудовой кодекс РФ предусматривает  случаи, когда предоставляются ежегодные  дополнительные оплачиваемые отпуска. Например, такие отпуска предоставляются  работникам:

- занятым на работах с вредными условиями труда;

- занятым на работах с опасными условиями труда;

- имеющим особый характер работы;

- с ненормированным рабочим  днем;

- работающим в районах  Крайнего Севера и приравненных  к ним местностях (ст.ст.114,115,116 ТК  РФ).

Кроме того, организация  вправе установить дополнительный отпуск в коллективном договоре своим работникам сверх того, который предусмотрен действующим законодательством  РФ.

Для целей налогообложения  расходы на оплату дополнительных отпусков могут учитываться только при  выполнении следующих условий:

1) основания предоставления  дополнительного отпуска предусмотрены  трудовым законодательством;

2) продолжительность дополнительного  отпуска не превышает размер, установленный законодательством.

Если в соответствии с  коллективным (трудовым) договором  работникам предоставляется дополнительный отпуск продолжительностью, превышающей  установленный законодательством  размер, то для целей налогообложения  будет учитываться только часть  расходов по оплате отпуска в пределах продолжительности, установленной  законодательством.

Расходы на оплату труда, сохраняемую  в соответствии с законодательством  РФ на время учебных отпусков, предоставляемых  работникам налогоплательщика, включаются в расходы, учитываемые при налогообложении.