Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

 

Д -т 70 К-т 71 - на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица,- при условии его согласия на удержание. Если же работник не согласен с удержанием (например в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема проводок:

 

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы» К-т 71 - на сумму прочих расходов, оплаченных наличными денежными средствами(например, аренда объектов основных средств, суммы финансовых санкций за нарушение условий хозяйственных договоров и т.д.).

 

Сумма НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, отражается проводками:

 

Д - т 19 К - т 71- учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

 

Д - т 68, субсчет "Расчеты по НДС"К - т 19 - НДС принят к вычету.

 

Эти проводки можно сделать если подотчетник помимо документов, подтверждающих его расходы, принес и счет-фактуру продавца.В противном случае НДС принимать к вычету нельзя. Также не принимают к вычету сумму НДС по расходам непроизводственного характера. Она списывается проводкой:

 

Д -т 91-2 К - т 19- списан НДС по расходам непроизводственного характера

 

1.2.1 Возврат  денежных средств, выданных под  отчет

 

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для возврата подотчетным лицом остатка денежных средств в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер.

 

Д-т50 К-т 71-оприходованы денежные средства, не израсходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

 

В случае если подотчетное лицо потратило собственные денежные средства сверх выданных ему , то перерасход выдается ему по расходному кассовому ордеру. Д-т 71 К-т 50- возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

 

1.2.2 Невозвращение  денежных средств, выданных под отчет

 

Бывают ситуации, когда подотчетные лица не возвращают подотчетные суммы в кассу организации, в таком случае подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются так:

 

Д-т 94 К-т 71 - отражена сумма невозвращенных денежных средств.

 

В дальнейшем сумму невозвращенных средств можно удержать из зарплаты подотчетника. Эта операция отражается проводкой:

 

Д-т70 К-т94 - удержана сумма невозвращенных ден. средств из зарплаты сотрудника.

 

Если по решению руководителя долг подотчетного лица будет списан за счет средств фирмы,то эта сумма включается в доход работника (ст. 209 НК РФ). и с работника удерживается налог на доходы физических лиц.

 

Если сумму списанного долга учитывают при налогообложении прибыли, с нее начисляется единый социальный налог, взнос на обязательное пенсионное страхование и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

 

Операция по списанию долга отражается такой проводкой:

 

Д-т 91-2 К-т 94- списана сумма невозвращенных подотчетных средств.

 

1.3 Представительские  расходы

 

Представительские расходы - это затраты фирмы по приему и обслуживанию представителей других предприятий, участвующих в переговорах, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

 

Полный перечень представительских расходов, которые учитывают при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 Налогового кодекса. Это затраты: учет дивиденд представительский командировочный расход

 

- по  проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина и т.п.) представителей других организаций;

 

- по  транспортному обеспечению представителей  других организаций, связанному  с их доставкой до места  встречи и обратно;

 

- по  буфетному обслуживанию лиц, участвующих  во встрече во время переговоров;

 

- по  оплате услуг переводчиков, не  состоящих в штате фирмы.

 

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров нельзя включить в расходы при определении налоговой базы по прибыли.

 

В бухгалтерском учете представительские расходы полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов только в пределах установленных норм.

 

Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, должен утвердить руководитель фирмы своим приказом.

 

После каждого приема делегации лицу, ответственному за оформление представительских расходов, следует составить отчет. В отчете указывают: дату и место проведения приема, его программу, приглашенных лиц, представителей организаций, участвовавших в приеме, сумму представительских расходов.

 

1.4 Командировочные  расходы

 

В командировку можно направить лишь того работника, с которым заключен трудовой договор. Поездку в другую местность сотрудника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считают.

 

Сотруднику возмещают всю сумму расходов по найму жилого помещения. Также сотруднику нужно возместить расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Кроме того, сотруднику возмещают расходы по бронированию места в гостинице. Такие затраты оплачивают в пределах 50 процентов от стоимости проживания в гостинице в сутки.

 

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по его обслуживанию в баре, ресторане или номере и расходов на пользование "рекреационно-оздоровительными объектами" (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы сотруднику не оплачивают. Сумму расходов на проживание командированного сотрудника, оплаченную фирмой, не облагают НДФЛ, ЕСН, взносом на пенсионное страхование и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Сумму НДС по расходам, связанным с наймом помещения, принимают к вычету. При этом подотчетник должен представить в бухгалтерию счет-фактуру и документы, подтверждающие оплату жилья

 

- расходы  по проезду к месту командировки  и обратно;

 

К таким расходам относят:

 

- стоимость  билета на транспорт общего  пользования (самолет, поезд и т.д.);

 

- оплату  услуг, связанных с предварительной  продажей (бронированием) билетов;

 

- оплату  за пользование в поездах постельными  принадлежностями;

 

Сумму расходов не облагают НДФЛ, ЕСН, взносом по пенсионному страхованию и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

 

Сумму НДС принимают к вычету при условии, что пункты отправления иназначения находятся на территории России(при наличии проездных документов, в которых НДС выделен отдельной строкой).Услуги по перевозке пассажиров в пригородном транспорте общего пользования освобождены от НДС. Поэтому НДС по таким расходам не выделяют.

 

- суточные;

 

Суточные выплачивают за каждый день нахождения работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и приезда).Размер суточных устанавливает руководитель своим приказом.

 

С 2008 г. максимальный размер суточных, уменьшающих облагаемую прибыль, установлен Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93. Он составляет 100 руб. для командировок по России.

 

Суточные, выданные в пределах этих норм, уменьшают облагаемую прибыль и не облагаются ЕСН, взносами на пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

 

Суточные, выданные сверх норм, не уменьшают прибыль и облагаются взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

 

Налогом на доходы физических лиц не облагают суточные в пределах не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России и не более 2500 руб. за каждый день нахождения за рубежом.

 

Днем отъезда считают день отправления транспорта (самолета, поезда и т.д.), на котором сотрудник едет в командировку. Днем приезда - день прибытия транспорта. При отправлении транспорта до 24.00 включительно днем отъезда считают текущие сутки, а с 00.01 и позднее - следующие. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывают время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани). Аналогичные правила применяют для определения последнего дня командировки.

 

- другие  расходы;

 

В некоторых случаях сотруднику, направляемому в командировку, необходимо оплатить дополнительные расходы (например, провоз багажа, услуги связи, покупку тех или иных товаров и т.д.).

 

При загранкомандировках сотруднику дополнительно оплачивают:

 

- расходы  по оформлению загранпаспорта, виз, приглашений и т.д.

 

- расходы по обмену в банке дорожных чеков на наличную иностранную валюту;

 

- консульские  сборы, сборы за право въезда  или транзита автомобильного  транспорта.

 

Ряд иностранных государств не разрешает въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Эти расходы также оплачивают работнику.

 

1.5 Отражение  командировочных расходов в учете  и отчетности

 

Выдача сотруднику аванса на командировку оформляется записью:

 

Д-т 71 К-т 50 (52)- выданы сотруднику наличные деньги (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.

 

Если деньги для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, делаются записи:

 

Д-т 55 К-т 51 (52)- перечислены ден. средства на специальный карточный счет;

 

Д-т71 К-т55- учтена сумма аванса, выданного сотруднику для оплаты командировочных расходов.

 

Порядок отражения в учете расходов командированного сотрудника зависит от цели командировки.

 

Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы сотрудника отражаются проводкой:

 

Д-т 20 (23, 29) К-т 71- списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства

 

Если командировка связана с управленческой деятельностью фирмы (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отражаются записью:

 

Д-т 26 К-т 71-списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд.

 

Если командировка была связана с продажей готовой продукции или товаров:

 

Д-т 44 К-т 71-списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).

 

Затраты на командировку, связанную с покупкой того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Эти затраты отражаются так:

 

Д-т 08 (10, 41) К-т 71-списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).

 

Если сотрудник ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отражаются записью:

 

Д-т 28 К-т 71-списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

 

Если командировка вашего сотрудника связана с получением фирмой прочих доходов (например, заключение договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица списываются проводкой:

 

Д-т 91-2 К-т 71- списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.

 

Такую же проводку делают, если сотрудник оплатил в командировке те или иные расходы непроизводственного характера (например, на спортивные мероприятия, отдых, развлечения и т.п.) и фирма их возмещает.

 

Сумма НДС по командировочным расходам списывается проводками:

 

Д-т 19 К-т 71- учтена сумма НДС по командировочным расходам;

 

Д-т 68, субсчет "Расчеты по НДС"К-т 19- произведен налоговый вычет НДС

 

Следует обратить внимание: списать НДС по командировочным расходам можно только при наличии счетов-фактур. Исключение - проездные билеты. Для вычета НДС по проезду их достаточно.Однако сумма налога должна быть выделена в них отдельной строкой.

 

Сумму НДС по расходам непроизводственного характера к налоговому вычету не принимают. Она списывается проводкой:

 

Д-т 91-2 К-т 19- списан НДС по расходам непроизводственного характера.

 

 Глава 2. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

 

Информация по всем видам расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, учитывается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

 

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» могут быть открыты субсчета:

 

- 73-1 «Расчеты  по предоставленным займам»;

 

- 73-2 «Расчеты  по возмещению материального  ущерба» и др.

 

Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

 

корреспондирует со счетами:

 

по дебету по кредиту

 

23 Вспомогательные 41 Товары производства 50 Касса

 

28 Брак  в производстве 51 Расчетные счета

 

29 Обслуживающие 52 Валютные счета производства  и хозяйства 70 Расчеты с персоналом  по

 

50 Касса  оплате труда

 

51 Расчетные  счета 76 Расчеты с разными

 

52 Валютные счета дебиторами и кредиторами

 

57 Переводы  в пути 91 Прочие доходы и расходы

 

62 Расчеты  с покупателями и 94 Недостачи  и потери от заказчиками порчи  ценностей

 

69 Расчеты  по социальному 99 Прибыли и убытки  страхованию и обеспечению

 

71 Расчеты  с подотчетными лицами

 

76 Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами

 

79 Внутрихозяйственные  расчеты

 

81 Собственные  акции (доли)

 

84 Нераспределенная  прибыль (непокрытый убыток)

 

91 Прочие  доходы и расходы

 

94 Недостачи  и потери от порчи ценностей

 

98 Доходы  будущих периодов

 

99 Прибыли  и убытки

 

2.1 Субсчет 73-1«Расчеты по предоставленным  займам»

 

Здесь отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам.Займы могут предоставляться работникам на приобретение или строительство жилого помещения, приобретение или строительство садовых домиков, обзаведение домашним хозяйством и др.