Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВЕДЕНИЕ……………………………………………............……….………………3

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ  УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ…………………...………………………………………………..………5

1.1 Понятие подотчетных сумм и цели их расходования  ….…...……………….5

1.2 Правила расчетов  с подотчетными лицами ………………………………...…7

2 МЕТОДИКАУЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ………..13

2.1 Учет представительских  расходов …………………………………………....13

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы …………………...………………………………...…15

2.3 Учет операционно-хозяйственных расходов……………………….………...20

3 АНАЛИТИЧЕСКИЙ И СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМ………………………………………………….…..22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….…….....25

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК……………………………………….….....26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Расчеты с подотчетными лицами имеют  место практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

Бухгалтерский учет с  подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель работы – изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.

Задачи работы:

• изучить теоретический теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами;
• проанализировать учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на представительские, командировочные, операционно-хозяйственные расходы;
• рассмотреть аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами;

Объектом исследования данной курсовой работы является оформление и бухгалтерский учет  расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Предметом выступают понятие подотчетных сумм, цели их расходования, правила расчетов с подотчетными лицами.

Теоретической и методологической основой написания курсовой работы являются законодательные и нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности, монографии различных авторов и другая учебная литература.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ  УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

    1.1 Понятие  подотчетных сумм и цели их  расходования

 

Предприятие в процессе финансово - хозяйственной деятельности, могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на представительские расходы, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно - хозяйственные и командировочные расходы.

Не все организации  расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета  на счет продавца. Иногда гораздо удобней  и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Перечень подотчетных  лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Подотчетными суммами  могут оплачиваться:

1. Хозяйственные нужды  (или хозяйственные расходы):

• ОС и МПЗ;
• Канцелярские расходы;
• почтовые расходы;
• проездные документы;
• и тому подобное.

2. Представительские  расходы.

3. Командировочные расходы:

• расходы на проезд до места назначения и обратно,
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
• суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

Тема расчётов предприятий  с сотрудниками, выезжающими в  служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

Но в то же время  следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

Наличные денежные средства на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам предприятия, а только тем, кто уполномочен на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет. Список таких лиц устанавливается распоряжением руководителя предприятия. В отличие от перечня лиц, которые могут получать наличные средства на оплату хозяйственных расходов, список лиц, которые могут быть направлены в служебную командировку, не ограничен. В принципе нельзя исключать, что в командировку может быть направлен любой работник организации, если в этом есть служебная необходимость. Поэтому в положении о расчетах с подотчетными лицами можно указывать, а можно и не указывать, кто может получить аванс на расходы, связанные со служебной командировкой. Если организация не сформирует список подотчетных лиц, которые имеют право получать деньги на командировку, то данная информация может быть получена из приказа руководителя о направлении работника в служебную командировку.

Таким образом, подотчетными лицами  называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами.

 

1.2 Правила расчетов с подотчетными лицами

 

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как  в наличной, так и в безналичной формах. И у того и у другого способа есть свои особенности, которые необходимо учитывать.

Выдача подотчетных  сумм производится на основании письменного  заявления сотрудника, подписанного руководителем компании. После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы. 

При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода. Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации.

С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения  кассовых операций с банкнотами и  монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ. Данное Положение внесло некоторые изменения в порядок наличных расчетов с подотчетными лицами, Порядок осуществления наличных расчетов в РФ регламентируется Положением Центробанка №373-П.

В соответствии с п. 4.4. Положения №373-П, для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя), сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером. При этом сотрудник, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм. Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.

Такой порядок действует  с 01.01.2012 г.

Раньше наличные денежные средства выдавались под отчет сотрудникам  на основании приказа руководителя, утверждающего перечень подотчетных  лиц с указанием сроков, в которые  они должны отчитаться за эти средства.

Подотчетное лицо обязано  в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Если в установленные сроки сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса. 

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Приказом, утвержденным руководителем организации устанавливаются  сроки:

• проверки авансового отчета бухгалтерией,
• утверждение отчета руководителем,
• окончательный расчет по авансовому отчету.

В соответствии с п.3.4. Положения №373-П прием остатка  наличных денег, полученных под отчет, как и прежде, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру.

В настоящее время  все большую популярность приобретают  безналичные расчеты с подотчетными лицами.

Во первых, при безналичных  перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о  выдаче под отчет денежных средств, во вторых – нет нужды заниматься кассовыми документами, в третьих  – не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы. Кроме того, выдача под отчет по безналичному расчету, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.

Однако при использовании  такого метода возникают некоторые  трудности. Не смотря на то, что действующее законодательство не содержит запрета на перечисление подотчетных средств на личные счета и пластиковые карты сотрудников, многие обслуживающие банки отказываются перечислять денежные средства сотрудникам с формулировкой «выдано под отчет».

Банки ссылаются на письмо ЦБ РФ от 18.12.06г. № 36-3/2408, в котором  говорится, что «Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации».

При этом Центробанк ссылается  на утративший силу Порядок ведения  кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993г. №40, отмечая,  что согласно п.10, п.11 Порядка, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.

Учитывая сегодняшнюю  тенденцию минимизации наличных денежных расчетов и максимизации безналичных (для усиления государственного контроля), такая позиция обслуживающих банков представляется не последовательной. При этом, согласно п.2.5 «Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт», утвержденного Банком России 24.12.2004г. №266-П: