Учет расчетов с подотчетными лицами

Некоторые документы, подтверждающие произведенные подотчетным лицом  расходы

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованны и документально  подтверждены. Данное требование относится  и к расходам, произведенным для организации подотчетными лицами.

1. Документы, подтверждающие  расходы по оплате проездных  документов (билетов) и услуг гостиницы.

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками. При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

- чек контрольно-кассовой  техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитного  учреждения, в котором открыт  работнику банковский счет, предусматривающий  совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;

- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

2. Как подтвердить  расходы, если оформляются электронные  проездные документы.

Порядок подтверждение  расходов при оформлении электронных  билетов раскрыт в Письме Минфина  от 27.02.2012г. №03−03−07/6:«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа  Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет  приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными  документами, подтверждающими расходы  на приобретение авиабилета для целей  налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в  которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»

3. Какие документы  необходимы для подтверждения  расходов в виде суточных, выданных  командированному сотруднику.

Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным  удостоверением. Именно такой точке  зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.

Постановлением Правительства  РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение  об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение). В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

Согласно пункту 7 Положения  на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное  удостоверение, подтверждающее срок его  пребывания в командировке (дата приезда  в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику  за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в  командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.

 

2.3 Учет операционно-хозяйственных расходов

 

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы  административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  расходы.

Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы  организации может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

К расходам на хозяйственные  нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Первичными оправдательными  документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При выдаче денег под  отчет для приобретения ТМЦ у  юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале  выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 АНАЛИТИЧЕСКИЙ И СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМ

 

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные о хозяйственных операциях  необходимо отразить в регистрах  бухгалтерского учета. При этом следует ориентироваться на План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.

В соответствии с этим документом, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Сальдо дебетовое на конец периода — это остаток  долга подотчетного лица на конец периода Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждой авансовой выдаче.

На основании авансовых отчетов бухгалтер делает следующие проводки в регистрах бухгалтерского учета:

1. Дебет счета 71 «Расчеты  с подотчетными лицами»

Кредит счета 50/51 (счета  учета денежных средств)

– выданы под отчет  денежные средства на расходы сотруднику.

2. Дебет счета 20/25/26/44 (счета учета расходов)

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- учтены расходы, произведенные сотрудником в  интересах организации.

3.  Дебет счета 08/10/41 (счета учета материальных ценностей) 

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- оприходованы внеоборотные  активы (ОС), МПЗ, товары.

4.  Дебет счета 60/76 (счета учета расчетов)  

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сотрудником  погашена задолженность перед контрагентами.

5. Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – сотрудником возвращены в кассу не использованные подотчетные суммы.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, списываются со счета 71:

1. Дебет счета 94 «Недостачи  и потери от порчи ценностей»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

– не возвращенные своевременно работником подотчетные средства списаны  на недостачи.

2. Дебет счета 70 «Расчеты  с персоналом по оплате труда»

Кредит 94 «Недостачи и  потери от порчи ценностей»- если не возвращенные в срок подотчетные суммы могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

3. Дебет счета 73 «Расчеты  с персоналом по прочим операциям»

Кредит 94 «Недостачи и  потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные  суммы не могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

Регистром для учета  операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер— комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные  кассовые ордера на суммы, выданные под  отчет, авансовые отчеты — на израсходованные  суммы; новые приходные или расходные  кассовые ордера — на расхождения  в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала – ордера переносятся  в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной  книги переносятся в баланс.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Перед данной работой  была поставлена цель - осветить как можно больше вопросов в отношении расчёта с подотчётными лицами.

Особое внимание уделено  вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние  нормативные акты. В работе приведены  практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.

В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы  и нормативные акты, применяемые  в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Только при решении  данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, связанные с контролем за использованием подотчетных сумм и неправильным их учетом.

Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, документальное оформление расчетов с подотчетными лицами позволит облегчить и значительно ускорить данные расчеты на любом предприятии.

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

1. Бабаева Ю.А. Бухгалтерский  учет [Текст]: учебник для студентов вузов – М.:ЮНИТИ, 2005. - 527 с.

2. Глушков И.Е. Бухгалтерский учет на предприятиях различных форм собственности [Текст]: учебное пособие в помощь студентам, изучающим курс

«Бухгалтерский финансовый учет» - Новосибирск, 2010. - 944 с.

3. Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский управленческий учет [Текст]: учебник 2-е издание – М.: Магистр: Инфра-М, 2011. — 576 с.