Учет расчетов с подотчетными лицами

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

БУРЯТСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ им. В.Р. ФИЛИППОВА

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему:

«Учет расчетов с подотчетными лицами»

 

 

 

 

Выполнил: студентка группы 5402

Дармаева С.С.

Проверил:

 

 

г. Улан-Удэ

2013 г.

Содержание

Введение

Раздел 1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

1. Сущность расчетов с подотчетными лицами

1.2. Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Раздел 2. Бухгалтерский учет с подотчетными лицами

2.1. Учет операционно- хозяйственных расходов

2.2. Учет командировочных  расходов

2.3. Учет представительских  расходов

Раздел 3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

3.1. Направления совершенствования  учета расчетов с подотчетными  лицами

3.2. Совершенствование контроля  расчетов с подотчетными лицами

Заключение

Список использованной литературы

 

 

 

 

Введение

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяется достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц.

В подотчет выдаются деньги для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличным и денежными средствами должны производится через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, налоговые органы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи денежных средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списанию, а также своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчетам. В процессе контроля расчетов с подотчетными лицами проверяются кассовые операции, операции по производственным командировочным и хозяйственным расходам (при этом пристальное внимание уделяется представительским расходам, а также затратам на использование автотранспорта), следует определить возможность компенсации, включение в себестоимость затрат, так и связанного с затратами доходы работника.

Ввиду того, что налоговые и другие контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

Цель работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Задачи:

- Рассмотреть теоретический  аспект учета расчетов с подотчетными  лицами;

- Подробно раскрыть учет  расчетов с подотчетными лицами, отправленными в командировку, а  так же выявить особенности  оформления и отчётности командировок  по России и за рубеж;

- Охарактеризовать бухгалтерский  и налоговый учет, в том числе  аналитический и синтетический  учет. Осветить как можно шире  проблемы бухгалтерского учета  командировочных расходов.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и учебная и периодическая литература.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

1. Сущность расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово- хозяйственной деятельности организации используют наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для закупки товаров у юридических или физических лиц за наличный расчет, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели. Денежные средства на эти цели получают подотчетные лица- работники данной организации , получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно- хозяйственные, командировочные и представительские расходы.

Распоряжением руководителя организации утверждается список лиц, имеющих право получения в кассе наличных денежных средств под отчет. Работнику выдается аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату расходов. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. Если при покупке израсходованы не все денежные средства, то остатки сотрудник обязан вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои средства, то сумму переплаты организация должна компенсировать данному работнику. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.. Передача выданных под отчет наличных сумм одним лицом другому запрещается.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. Полученные денежные средства разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в течении трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель оргпнизации.

Раздел 2. Бухгалтерский учет с подотчетными лицами

2.2. Учет командировочных  расходов

Служебная командировка- поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеют разъездной характер, служебными командировками не признаются.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

-расходы по проезду;

-расходы по найму жилого  помещения;

-дополнительные расходы, связанные с проживанием вне  места постоянного жительства (суточные);

-иные расходы, произведенные  работником с разрешения или  ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организации, финансируемых из федерального бюджета.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:

-расходы по переезду  работника, членов его семьи и  провозу имущества (за исключением  случаев, когда работодатель предоставляет  работнику соответствующие средства  передвижения);

-расходы по обустройству  на новом месте жительства.

В командировки не могут направляться:

-работники, в период действия  ученического договора, за исключением  командировок, связанных с ученичеством;

-беременные женщины;

-работники ив возрасте  до восемнадцати лет, за исключением  творческих работников средств  массовой информации, организаций  кинематографии, театров, театральных  и концертных организаций, цирков  и иных лиц, участвующих в создании  и (или) исполнения произведений, профессиональных  спортсменов в соответствии с  перечнем профессии, устанавливаемыми  Правительством Российской Федерации  с учетом мнения российской  трехсторонней комиссии по регулированию  социально- трудовых отношений.

В командировки направляются только с их согласия:

-женщины, имеющие детей  в возрасте до трех лет;

-работники, имеющие детей- инвалидов;

-работники, осуществляющие  уход за больными членами их  семей в соответствии с медицинским  заключением;

-отцы, воспитывающие детей  без матери;

-опекуны (попечители) несовершеннолетних.

Основным документом, регулирующим порядок учета служебных командировок, является Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749.

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Местом постоянной работы считается место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором. При направлении работника в служебную командировку ему возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой. Наличные деньги под отчет на командировочные расходы выдаются в пределах сумм, причитающихся командировочным работникам на эти цели. Выдача денежных средств под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. №40.

Время нахождения работника в командировке обуславливается служебной необходимостью и устанавливается руководителем организации.

Продолжительность командировки определяется с даты выезда в командировку до даты возвращения в место постоянной работы командированного.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы , а днем приезда- дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 ч и позднее- последующие сутки.

Служебная командировка включает:

-время нахождения работника  в пути;

-время пребывания работника  в месте командирования;

-время задержки в пути;

Фактическим сроком пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, куда командирован работник, для засвидетельствования такой подписи

Расходы по проезду к месту командировки и обратно включают:

-расходы по проезду  транспортом общего пользования  соответственно к станции, пристани, аэропорту при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

-страховой взнос на  обязательное личное страхование  пассажиров на транспорте;

-оплату услуг по оформлению  проездных документов и предоставлению  в поездах постельных принадлежностей.

Оплата данных расходов производится на основании представленных документов. В настоящее время в большинстве случаев билеты оформляются в электронном виде. Установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно- кассовой техники.