Учет расчетов с подотчетными лицами

Документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в командировках как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами, возмещаются работникам в порядке и в размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом, за исключением случаев, когда работникам предоставляется бесплатное жилое помещение. В этом случае выплаты за проживание в командировке работнику не производятся. Кроме того, возмещаются расходы по бронированию жилых помещений.

Если работник не может представить документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то суммы такой оплаты освобождаются от обложения НДФЛ в соответствии с российским законодательством, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. В случае вынужденной остановки или заболевания работника в командировке (при наличии больничного листа) ему также возмещаются расходы по найму жилого помещения.

Гостиницы вправе самостоятельно разработать бланк строгой отчетности , в котором должны присутствовать следующие реквизиты:

-наименование документа, шестизначный номер и серия;

-наименование и организационно-правовая  форма- для организации; фамилия, имя, отчество- для индивидуального предпринимателя;

-местонахождение постоянно- действующего исполнительного органа юридического лица;

-идентификационный номер  налогоплательщика, присвоенный организации;

-вид услуги;

-стоимость услуги в  денежном выражении;

-размер оплаты, осуществляемой  наличными денежными средствами  и (или) с использованием платежной  карты;

-дата расчета и составления документа;

-должность, фамилия, имя  и отчество лица, ответственного  за совершение операции и правильность  ее оформления, его личная подпись, печать организации.

-иные реквизиты, которые  характеризуют специфику оказываемой  услуги и которыми вправе дополнить  документ организации.

Суточные выплачиваются командированному лицу за:

-каждый день нахождения  в командировке;

-выходные и праздничные  дни, приходящиеся на период командировки;

-дни нахождения в пути  в командировку и обратно;

-время вынужденной задержки (выплачиваются по решению руководителя  организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки);

-время нетрудоспособности (при наличии больничного листа) в течении всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства);

Согласно ст. 168 ТК РФ выплата суточных обусловлена возникновением дополнительных расходов в связи с проживанием вне места жительства. От командированного работника не требуется документального подтверждения этих расходов. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Размер суточных устанавливается организацией самостоятельно и утверждается внутренним документом. В первую очередь это коллективный договор, заключенный между работодателем и коллективом в соответствии с ТК РФ. Это также могут быть:

-положение о командировках;

-приказ по учетной  политике;

-приказ о подотчетных  лицах;

-приказ о командировке;

-положение по оплате  труда и т.п.

Для удержания налога на прибыль суточные принимаются в полном размере, предусмотренном в локальном нормативном акте организации.

Что касается НДФЛ, то в этом случае предусмотрены нормы суточных. В доход работника не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с российским законодательством, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

В отношении однодневных командировок за границу в п. 20 Положения №749 сказано, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

При командировках за границу необходимо учитывать особенность выплаты суточных за время нахождения в пути командированного работника. При проезде по территории иностранного государства суточные выплачиваются в порядке и в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Для зарубежных командировок не предусмотрено требование об оформлении командировочного удостоверения, поэтому даты пересечения государственной границы РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

К иным расходам, произведенным работником в командировке, относятся любые расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. В частности, это может быть оплата телефонных переговоров, использование интернета , почтовые услуги, расходы на оплату стоянки автотранспорта и т.д.

При направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются:

-расходы на оформление  заграничного паспорта, визы и  иных выездных документов;

-обязательные консульские  и аэродромные расходы;

-сборы за право въезда  или транзита автомобильного  транспорта;

-расходы на оформление  обязательной медицинской страховки;

-иные обязательные платежи  и сборы.

К иным платежам могут быть отнесены расходы на приобретение иностранной валюты, если аванс выдан в рублях.

Необходимыми и обязательными условиями признания всех перечисленных расходов является их экономическая целесообразность и документальное подтверждение.

В положении №749 впервые подробно прописан документооборот по командировкам как на территории Российской Федерации, так и за рубеж.

Унифицированные формы документов, которые необходимо заполнить при направлении работника в командировку, приведены в постановлении Госкомстата России от 5.01.04 г. №1 « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Рассмотрим последовательность их оформления:

Сначала оформляется служебное задание (форма № Т-10а «Служебное задание направления в командировку и отчет о его выполнении»), в котором указываются должность, место назначения, даты начала и окончания командировки, срок командировки, цель командировки, организация- плательщик. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации и передается в кадровую службу.

Если в командировку направляется один работник, то  издается приказ по форме № Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку», если несколько, то приказ по форме № Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку». В  приказе указываются имя, структурное подразделение, должность, а также цель, время и место командировки.

На основании приказа в бухгалтерии составляется смета командировочных  расходов и выдаются наличные деньги под отчет сотруднику, направляемого в командировку.

Для командировок на территории РФ и стран СНГ, с которыми есть соглашение о безвизовом проезде, кадровой службой оформляется командировочное удостоверение (форма №Т-10) в одном экземпляре, где указывается срок командировки. Оно подписывается руководителем организации .

После возвращения из командировки работник должен в течении трех дней представить:

-отчет о выполненной  работе в командировке на бланке служебного задания;

-авансовый отчет об  израсходованных суммах. К нему  прилагается командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактические расходы по проезду  и об иных расходов. При заграничных  командировках следует приложить  ксерокопии страниц загранпаспорта  с отметками о пересечении  границы для подтверждения времени  пребывания работника в загранкомандировке.

Авансовый отчет оформляется по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1.08.01 г. № 55.

После представления указанных документов с работником производится окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы.

Операции по выдаче аванса на командировку наличными денежными средствами в бухгалтерском учете могут быть отражены следующим образом:

Д-т 50-1, К-т 51 (52)- получены наличные денежные средства с расчетного счета в рублях и в валюте;

Д-т 71,  К-т 50-1-  работнику выдан аванс на командировку.

Если работник не сам приобретает билеты для проезда в командировку, а получает в организации, то данная операция отражается в учете следующими записями:

Д-т 60, субсчет «Авансы выданные», К-т 51- перечислена предоплата за билеты;

Д-т 50-3, К-т 60, субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»- оприходованы билеты;

Д-т 60, субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», К-т 60, субсчет «Авансы выданные»- произведен зачет выданного аванса в счет оплаты за доставленные билеты;

Д-т 71, К-т 50-3- командированному работнику выданы билеты под отчет.

НДС по билетам будет принят к вычету только после утверждения авансового отчета по командировке.

Д-т 55-2, К-т 51- перечислены средства для открытия карточного счета;

Д-т 71, К-т 55-2- отражена сумма денежных средств на корпоративной карте, снятая работником со специального карточного счета на командировочные расходы.

Д-т 10, К-т 71- командировочные расходы включены в стоимость материально-производственных запасов, так как командировка была связана с их приобретением;

Д-т 08-3, К-т 71- командировочные расходы включены в стоимость основного средства, так как командировка была связана с их приобретением, сооружением, изготовлением.

В общем случае командировочные расходы списываются  в дебет счетов учета затрат в качестве расходов по обычным видам деятельности:

20 «Основное производство»;

25 «Общепроизводственные  расходы»;

26 «Общехозяйственные расходы»;

44 «Расходы на продажу».

Расходы могут быть также отнесены в дебет счетов:

21 «Полуфабрикаты собственного  производства»;

23 «Вспомогательное производство»;

28 «Брак в производстве»;

29 «Обслуживающие производства  и хозяйства».

Д-т 19, К-т 71- отражена сумма НДС по командировочным расходам;

Д-т 68, К-т 19- принята к вычету сумма НДС по командировочным расходам.

 

2.3. Учет представительских  расходов

Понятие представительских расходов зафиксировано в Налоговом кодексе РФ (далее НК РФ), согласно которому к ним относятся расходы на официальный прием или обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа. К представительским расходам относятся (п. 2 ст. 264 НК РФ): 
-расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия); 
-транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно; 
-буфетное обслуживание во время переговоров; 
-оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.