Учет расчетов с поставщиками

Ведение аналитического учёта по счёту 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

Аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подряд­чиками" ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в по­рядке плановых платежей по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по:

       поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

       поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам;

       поставщикам по неотфактурованным поставкам; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;

       поставщикам по просроченным оплатой векселям;

       поставщикам по полученному коммерческому кредиту.

Учёт расчётов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчётность, ведётся на счёте 60 «Расчёты с по­ставщиками и подрядчиками» обособленно.

При автоматизации учёта на основании выписок банка составляют машинограммы синтетического и аналитического учёта по каждому счёту, применяемому для учёта расчётов с поставщиками и покупате­лями («Расчёты с поставщиками и подрядчиками», «Расчёты по аван­сам», «Расчёты с покупателями и заказчиками», «Расчёты по претен­зиям»). Эти машинограммы служат основанием для разработки машино­грамм-оборотных ведомостей по счетам, итоговые данные которых за­писывают в Главную книгу.

Порядок заключения договоров с поставщиками.

а) Договор с поставщиками;

Гражданский кодекс определят понятие договора, как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении и прекращении гражданских прав и обязанностей. При равноправных хозяйственных связях поставщиков и покупателей товаров, их полной хозяйственной самостоятельности, резко повышается роль договоров поставки, кото­рые являются основным документом определяющим права и обязанно­сти сторон по организации поставки товаров.

Договора могут заключаться в устной письменной или нотариальной форме. В хозяйственной практике договор является основой деловых отно­шений двух и многосторонних, обличенных в письменную форму, с соот­ветствующими правилами (печать, необходимые реквизиты сторон и т.п.)

Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Он считается заключенным, если между сто­ронами в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглаше­ние по всем существенным условиям договора.

Договора могут заключаться на 5, 3 и 2 года, на год или иной период (краткосрочные, сезонные, а также на разовые поставки).

Для облегчения и ускорения оформления договорных отношений применяется так называемая пролонгация, т.е. продление договора. Однако в этом случае обязательно согласование ассортимента постав­ляемых товаров.

Согласно Гражданского кодекса Российской Федерации, изменение и расторжение договора возможны по соглашению сторон, если иное не предусмотрено кодексом, другими законами или договором.

По требованию одной из сторон договор может быть изменен или расторгнут по решению суда, только:

1.              При существенном нарушении договора одной стороной.

2.              В иных случаях, предусмотренных Гражданским кодексом Рос­сийской Федерации, другими законами или договорами.

b) Условия, предусмотренные в договоре;

Производственные запасы материалов в основном пополняются за счет поставок от предприятий-поставщиков.

В договорах поставок предусматривается:

1.              Наименование материалов.

2.              Количество.

3.              Цена.

4.              Сроки действия договора и поставок.

5.              Способы транспортировки.

6.              Порядок расчетов.

7.              Порядок приемки материалов.

8.              Санкции за несоблюдение условий договора.

c) Документы;

Поставщик на отгруженные материалы выписывает расчетные до­кументы и передает их покупателю для оплаты. Эти документы посту­пают в отдел снабжения (маркетинга), где их проверяют на соответствие с договором, регистрируют в книге поступления грузов и дают акцепт. Затем они передаются в бухгалтерию для учета и оплаты. С этого  мо­мента у предприятия возникают расчеты с поставщиком. По мере посту­пления материала на склад, выписываются приходные документы, кото­рые передаются по реестру в бухгалтерию. Бухгалтерия подбирает до­кументы склада к расчетным документам поставщика и производит за­пись в Ж-О № 6. Для учета расчетов  с поставщиками используют счета: 60; 61; 63.

d) Цена и общая сумма договора;

Являясь основным атрибутом договора, цена товара и сумма каж­дой поставки определяется в рублях с учетом НДС, включая тару. Цена единицы товара устанавливается в соответствии с действующими це­нами завода-изготовителя на момент подписания счет-фактуры.

e) Права и обязанности сторон;

К основным обязанностям поставщика относят: поставку продукции на условиях договора, обеспечение сертификатами качества на постав­ленный товар, производить замену товара ненадлежащего качества, кроме случаев, когда недостатки товара возникли после передачи его покупателю, вследствие нарушения покупателем правил пользования товаром или его хранения, либо действия третьих лиц, либо непреодо­лимой силы. Доставка продукции покупателю производится транспортом поставщика по кольцевому завозу.

К основным обязанностям покупателя относят: получить товар на склад, осуществить проверку при приеме товара по количеству, качеству и ассортименту, в присутствии представителя продавца, составить до­веренность на получение товара, подписать накладные, счет-фактуру. Продавец вправе изменять ассортимент и комплектность товара  при поставке следующих партий товара при получении согласия покупателя. Покупатель предварительно дает заявку на следующую партию товара, определяет ассортимент и количество продукции. Покупатель обязан принять и вернуть тару поставщику в полном объеме, по количеству и качеству.

f) Разрешение споров;

Все споры, разногласия и вопросы по договору решаются путем пе­реговоров, при не достижении согласия споры передаются на разреше­ние в Арбитражный суд, в соответствии с законодательством Россий­ской Федерации.

Составление акта о приёмке материальных ценно­стей.

Иногда материальные ценности от поставщиков поступают прямо в цех. Они отражаются в учёте как принятые на склад или переданные в цех.

Если количество или качество прибывших материалов не совпадает с данными сопроводительных документов, а также при приёмке мате­риалов без документов, то принимает их комиссия по Акту о приёмке материалов формы М-7.

Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием ма­териально-ответственного лица и поставщика.

Он утверждается руководителями предприятия.

Один экземпляр акта передаётся в бухгалтерию предприятия для учёта движения материальных ценностей, а второй- отделу матери­ально-технического снабжения для предъявления претензии виновнику. Акт о приёмке материалов является первичным документом по приходу ценностей, и приходный ордер не оформляется.

Материалы в пути.

Материалами в пути называются такие поставки, по которым пред­приятие акцептовало платёжные документы, а материалы на склад по ним ещё не поступили. К учёту принимаются акцептованные платёжные документы независимо от того, оплачены они банком или не оплачены.

В журнале-ордере № 6 платёжные документы регистрируются в те­чение месяца в графе «За неприбывший груз» и в графе «акцепт». По окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на ба­лансе, т.е. записать по принадлежности к группе материалов, но на на­чало следующего месяца расчёты по этим поставкам не будут закон­чены.

При получении ценностей бухгалтерия получит приходные ордера складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, т.е. он уже был дан в момент платёжных требований, а может быть, эти счета уже и оплачены) по строке регистрации этого счёта в не законченных на на­чало месяца расчётах. При закрытии журнала-ордера № 6, по окончании месяца эта поставка по группе материалов будет сторнирована как оп­риходованная дважды.

При расчётах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего коли­чества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учётным це­нам предприятия или по договорным (отпускным) ценам, затем учиты­ваются в журнале-ордере № 6 отдельной строкой как неотфактурован­ная поставка. Отдел снабжения сообщает поставщику об излишках и просит выставить платёжное требование. В случае выявления недостач бухгалтерия рассчитывает их фактическую себестоимость и предъяв­ляет претензию к поставщику.

Сумма недостач относится в дебет 76-2 счёта «Расчёты по претен­зиям» и в кредит 60 счёта и отражается в журнале-ордере № 6 и ведо­мости № 7.

По окончании месяца показатели данных журнала-ордера суммиру­ются для получения оборотов по счёту 60 и переноса их в Главную книгу.

Неотфактурованные поставки

К неотфактурованным поставкам относятся поставки, по которым счета-фактуры поставщиков не предъявлены к оплате. На складе при­ходуют их, выписывая приёмный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются по учётным це­нам, записываются в журнал-ордер № 6 как ценности, поступившие на склад, в этой же сумме относится на группу материалов и акцепт. К оп­лате неотфактурованные поставки не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платёжные документы (которые отсутствуют). По мере поступления платёжных документов на эту поставку в следую­щем месяце они акцептуются предприятием, оплачиваются банком и ре­гистрируются бухгалтерией в журнале-ордере № 6 в свободной строке по группе материалов и в графе «акцепт» в сумме платёжного требова­ния, а по строке сальдо ранее записанная сумма по учётным ценам сторнируется тоже по группе и в графе «акцепт». Расчёты с поставщи­ками таким образом по этой поставке будут закончены.

Учёт расчётов посредством векселей.

Вексель- это ценная бумага, удостоверяющая безусловное обяза­тельство векселедателя уплатить по наступлении срока указанную в нём сумму векселедержателю (владельцу векселя). Вексель является не только формой расчёта, но и одним из видов коммерческого кредита, так как оплата по векселю происходит не сразу, а через определённое время, в течении которого сумма по векселю находится в распоряжении векселедателя.

Существуют два вида векселей: простой и переводной. В простом векселе участвуют две стороны: векселедатель и векселедержатель. Переводной вексель выписывается поставщиком. Он содержит приказ векселедателя плательщику уплатить определённую сумму предъяви­телю векселя или лицу, указанному в векселе, или тому, кого он укажет по истечении срока векселя. Переводной вексель должен быть акцепто­ван плательщиком, и только в этом случае он приобретает юридическую силу.

Задолженность по расчётам с покупателями, заказчиками и другими дебиторами, обеспеченная полученными векселями, учитывается пред­приятием на счёте 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» субсчёта 3 «Векселя полученные».

При получении векселей по отгруженной продукции (товарам), вы­полненным работам и оказанным услугам в бухгалтерском учёте на сумму этих векселей делается запись:

Д-т сч. 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» (субсчёт 3 «Век­селя полученные»)

К-т сч. 46 «Реализация продукции (работ, услуг)»

К-т сч. 47 «Реализация и прочее выбытие основных средств»

К-т сч. 48 «Реализация прочих активов».

Суммы, учтённые на счёте 62 «Расчёты с покупателями и заказчи­ками», списываются с него по мере погашения задолженности, обеспе­ченной векселями, в корреспонденции с дебетом счетов денежных средств проводкой:

Д-т счёта 51 «Расчётный счёт» или 52 «Валютный счёт»

К-т счёта 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» (субсчёт 3 «Векселя полученные»).

Если по имеющемуся векселю, обеспечивающему задолженность покупателя (заказчика), предусмотрен процент, то по мере его поступле­ния делается такая запись:

Д-т счёта 51 «Расчётный счёт» или 52 «Валютный счёт»

К-т счёта 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» (субсчёт 3 «Векселя полученные»).

Задолженность по расчётам с поставщиками, подрядчиками и дру­гими кредиторами, обеспеченная выданными векселями, учитывается предприятиями на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» обособленно в аналитическом учёте. При выдаче векселей на стоимость фактически поступивших товарно-материальных ценностей, принятых работ, потреблённых услуг составляется проводка: