Учет товаров как объект автоматизации в организациях оптовой торговли

УЧЕТ ТОВАРОВ КАК ОБЪЕКТ АВТОМАТИЗАЦИИ В

ОРГАНИЗАЦИЯХ ОПТОВОЙ  ТОРГОВЛИ

Современные системы автоматизации  учета товаров должны

удовлетворять различным  требованиям, среди которых одним  из

важнейших является требование функциональной полноты.

Функциональная полнота  системы автоматизации подразумевает  наличие в

программной системе необходимого и достаточного количества

компонентов, которые:

- наиболее полно соответствуют  информационным потребностям

пользователей;

- автоматизируют все функции,  охватывают все виды деятельности

конкретной предметной области.

Автоматизированная система  должна соответствовать требованиям

предметной области, поскольку  они влияют как на выделяемые в  средствах

автоматизации функциональные подсистемы, так и на состав задач, их

взаимосвязь, алгоритмы обработки  информации. Оценка систем

автоматизации любых объектов экономического управления, в том  числе

организаций оптовой торговли, с позиций функциональной полноты

базируется на знании особенностей предметной области, особенностей

обработки информации.

Автоматизация организаций  оптовой торговли базируется на

выделении функциональных подсистем  и задач, которые соответствуют  ее

хозяйственной деятельности. В соответствии с разделением  функций

между подразделениями предприятия  в системах автоматизации

организаций оптовой торговли, как правило, выделяют две

функциональные подсистемы:

1. Складской учет товаров. 

2. Бухгалтерский учет товаров. 

Указанные подсистемы могут  входить в комплексные системы

автоматизации торгового  предприятия, как отдельные программные

модули, взаимосвязанные  между собой в процессе обработки  информации.

В оптовой торговле решают задачи:

- учет поступления товаров  в местах хранения;

- отчетность материально  ответственного лица;

- контроль за количеством  и качеством товара в местах  хранения;

- контроль правильности  составления документов в местах

хранения товаров;

- учет поступления товаров  в бухгалтерском учете; 

- формирование цены товара;

- учет отгрузки, реализации  товаров; 

- учет товарных запасов; 

- учет налога на добавленную  стоимость; - учет тары;

- инвентаризация товаров; 

- отражение результатов  инвентаризации в бухгалтерском  учете; 

- учет расчетов с поставщиками  и подрядчиками;

- инвентаризации товаров. 

Основным объектом автоматизации  в организациях оптовой

торговли являются товары. Порядок оценки товаров определен  в ПБУ 5/01

«Об утверждении Положения  по бухгалтерскому учету «Учет

материально-производственных запасов», утвержденный Приказом

Минфина РФ от 9 июня 2001 г. N 44н, в соответствии с которым товары

являются частью материально-производственных запасов (МПЗ),

приобретенных или полученных от других юридических или физических

лиц, и предназначенные  для продажи.

 В ПБУ 5/01 определен  порядок оценки товаров, которые

принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью товаров, приобретенных за плату,

признается сумма фактических  затрат организации на приобретение, за

исключением налога на добавленную  стоимость и иных возмещаемых

налогов. К ним относятся  суммы, уплачиваемые в соответствии с

договором поставщику; уплачиваемые организациям за информационные

и консультационные услуги, связанные с товаром; таможенные пошлины;

невозмещаемые налоги; вознаграждения, уплачиваемые посреднической

организации, через которую  приобретены товары; затраты по заготовке  и

доставке материально-производственных запасов до места их

использования, включая расходы  по страхованию.

Организации, осуществляющие торговую деятельность, могут

включать затраты по заготовке  и доставке товаров до центральных  складов

(баз), производимые до  момента их передачи в продажу,  в состав расходов

на продажу.

Товары, приобретенные организацией для продажи, оцениваются по

стоимости их приобретения.

При отпуске товаров в  продажу (кроме товаров, учитываемых  по

продажной стоимости) или  ином выбытии их оценка производится одним

из следующих способов: по себестоимости каждой единицы; по средней

себестоимости; по себестоимости  первых по времени приобретения

материально-производственных запасов (способ ФИФО).

Применение одного из указанных  способов оценки материально-

производственных запасов  и товаров устанавливается в  учетной политике

организации. Отметим, что  документ «Об учетной политике для  целей

бухгалтерского учета  на 2012 г. по организации», который автоматически

формируется в программе  «БухСофт: Предприятие», приведен в

приложении. В нем, в частности, установлен способ списания товаров,

приобретенных для перепродажи, по средней себестоимости. Схема  регистрации и группировки фактов хозяйственной

деятельности в бухгалтерском  учете установлена в Плане  счетов

бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности

организаций, утвержденном Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N

94н. В нем приведены  наименования и номера синтетических  счетов

(счетов первого порядка)  и субсчетов (счетов второго  порядка).

В соответствии с этим выделяют синтетический учет товаров,

который служит для учета  наличия и движения хозяйственных  средств в

итоговой денежной оценке. Синтетический учет в конечном итоге

используется при формировании законодательно установленной

бухгалтерской отчетности организации, анализе финансового состояния

предприятия.

По степени детализации  учета в составе синтетических

бухгалтерских счетов выделяют субсчета, предназначенные для

группировки хозяйственных  средств по их видам в составе  синтетических

счетов.

Так, в соответствии с «Инструкцией по применению плана счетов

бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности

организаций» для обобщения  информации о наличии и движении товаров,

приобретенных для продажи, предназначен счет 41 «Товары».

К счету 41 могут быть открыты  субсчета:

1. 41.1 «Товары на складах».

2. 41.2 «Товары в розничной  торговле». 

3. 41.3 «Тара под товаром  порожняя» и другие.

На субсчете 41.1 «Товары  на складах» учитывается наличие  и

движение товарных запасов, находящихся на оптовых и

распределительных базах, складах, в кладовых организаций.

На субсчете 41.2 «Товары  в розничной торговле» учитывается

наличие и движение товаров, находящихся в организациях, занятых

розничной торговлей (в магазинах, палатках, ларьках, киосках и т.п.).

На субсчете 41.3 «Тара под  товаром и порожняя» учитываются

наличие и движение тары под  товарами и тары порожней.

В плане счетов счет 45 «Товары  отгруженные» предназначен для

обобщения информации о наличии  и движении товаров, выручка от

продажи которой определенное время не может быть признана в

бухгалтерском учете.

Счет 90 «Продажи» предназначен для обобщения информации о

доходах и расходах, связанных  с обычными видами деятельности

организации, а также для  определения финансового результата по ним. На

этом счете отражается выручка по товарам.

К счету 90 «Продажи» могут  быть открыты субсчета:

1. 90.1 «Выручка», на котором  учитывается поступления активов, 

признаваемые выручкой. 2. 90.2 «Себестоимость продаж» служит для  учета себестоимости продаж,

по которым на субсчете 90.1 «Выручка» признана выручкой.

3. 90-3 «Налог на добавленную  стоимость» - учитываются суммы налога

на добавленную стоимость, причитающиеся к получению от

покупателя.

4. 90-4 «Акцизы» - учитываются  суммы акцизов, включенных в  цену

проданного товара и другие.

5. 90-9 «Прибыль/ убыток от  продаж» предназначен для выявления

финансового результата (прибыль  или убыток) от продаж за отчетный

месяц.

Таким образом, для учета  товаров применяются различные

бухгалтерские счета, связанные  с переходом товара из одного состояния  в

другое.

Отметим, что наиболее точно  указанные преобразования

отображаются при рассмотрении экономических информационных систем

с позиций категорий сущности и процессы. В информационных системах

с точки зрения автоматизации  существуют только два объекта - сущности

и процессы.

Сущности взаимосвязаны  между собой и являются узловыми

точками сбора информации. Они соответствуют понятию «объекты», из

которых состоит информационная система. Так, в системе автоматизации

организаций оптовой торговли сущностями, как узловые точки  сбора

информации, являются:

- товар, который определяется  наименованием, единицей измерения, 

ценой, сортом, артикулом  и т.д.;

- поставщик (покупатель) определяется  наименованием, адресом, 

расчетным счетом и другими  реквизитами и т.д.

Процессы – преобразование одних сущностей в другие, либо

движение сущностей во времени и пространстве, в которых  могут

участвовать другие сущности. Например, в процессе поступления  товара

на склад организации  принимают участие, как минимум, сущности товар и

поставщик.

Вышесказанное позволяет  оценить различие товара, хранящегося  на

складе, и товара, учет которого ведется в бухгалтерии. Товар  на складе

определяется следующими характеристиками:

- наименование;

- сорт;

- цена;

- единица измерения, количество (объем);

- стоимость; 

- таможенная декларация  и другие реквизиты. 

Указанные характеристики являются исходной информацией для

автоматизированного учета  товара. В бухгалтерии реквизитами  товара являются счет, на котором

учитывается товар, и его  наименование, которое соответствует

наименованию товара на складе. Этим предопределяется взаимосвязь

складского и бухгалтерского учета товаров. При этом наименование товара

позволяет вести аналитический  учет в разрезе конкретных товаров. Кроме

этого, аналитический учет товаров на счете 41.1 может быть организован

по наименованиям и  складам (местам хранения товаров), по партиям

поставок товаров. Таким  образом, товар, принятий на учет в бухгалтерию 

по счету 41.1, – это новая  сущность, одной из важнейших реквизитов

которой является счет, определяющий состояние товара.

Счета бухгалтерского учета  являются способом вторичной

регистрации товаров и  операций с ними. На них товары, как  правило,

фиксируются в денежном измерении. Процессы, происходящие с товарами

и другими средствами, приводят либо к их уменьшению, либо к

увеличению. С целью раздельного  учета указанных процессов по каждому

счету учет ведется по дебету и кредиту. По дебету отражается увеличение

средств, по кредиту –  уменьшение

Для учета движения товаров  составляют бухгалтерские проводки,

которые отражают вид движения товаров: поступление товаров на склад,

отгрузка, реализация, инвентаризация и другие.

Проводки (хозяйственные  операции) отражаются на счетах с

помощью двойной записи, которая  показывает взаимную связь объектов

учета. Двойная запись, по сути, показывает внутреннюю связь  объектов,

экономический смысл и  содержание каждой операции, переход  средств из

одного состояния в  другое. В бухгалтерском учете  взаимосвязь счетов в

проводке называют корреспонденцией, а счета, составляющие проводку,

корреспондирующимися.

Таким образом, бухгалтерская  проводка представляет собой

корреспонденцию счетов, когда  одновременно делается запись по дебету и

кредиту счетов на сумму хозяйственной  операции, подлежащей

регистрации.

Процессы движения товаров  могут происходить в различных

условиях. Например, поступление  товаров, как правило, определяется

договором купли-продажи (поставки). Покупатель оплачивает товар

безналичным перечислением  денежных средств, или другим способом,

предусмотренным законодательством. Поставка товаров осуществляется

поставщиком путем отгрузки или передачи товаров покупателю или лицу,

указанному в договоре. При этом поставка товаров может  выполняться

транспортом третьего лица. Товар может быть получен со склада

поставщика. Перечень и содержание проводок зависит от времени оплаты

стоимости товаров, перехода прав собственности от поставщика к

покупателю. В плане счетов указаны все корреспонденции  счетов по тому или

иному счету. В соответствии с планом счетов в табл. 1.1 приведены

проводки по учету поступления  товара с оплатой за товары после

получения товара (в тот  же день), в табл. 1.2 – проводки по купле товаров

по предоплате

Таблица 1.1

Проводки по учету поступления  товара с оплатой за товары после

поступления товаров

 Дебет Кредит Содержание  проводки Сумма

15.02.2012 41.1 60.2

Отражается поступление  товара от

поставщика

Стоимость товара

без НДС 

15.02.2012 19.3 60.2

Отражается сумма НДС, относящаяся к

поступившим товарам

Сумма НДС 

15.02.2012 68.2 19.3 Принят НДС  к зачету Сумма НДС 

15.02.2012 60.1 51.1

Отражается факт погашения  кредиторской

задолженности за полученные ранее товары

Стоимость товаров 

Таблица 1.2

Проводки по учету покупки  товаров по предоплате