Учет труда и заработной платы

Произведенные выплаты  работникам в течени отчетного месяца (аванс, пособия, премии и дивиденды) оформляются проводкой Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 50 «Касса».

Направление работникам дивидендов (доходов) по акциям (вкладам) на увеличение своей доли в уставном капитале оформляется проводкой  Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 85 «Уставный  капитал».

Закрытие невыданной работникам в срок заработной платы (депонирование) оформляется проводкой Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Аналитический учет к счету 70 ведут в лицевых счетах рабочих и служащих, которые заводят  в начале года на каждого члена  трудового коллектива и лиц, работающих по трудовому договору (контракту). В течении года в лицевые счета заносят данные о начисленной заработной плате, премиях, выплатах по итогам года, за выслугу лет, пособий по листкам нетрудоспособности, удержаниях с указанием сумм к выдаче.

В настоящее время  некоторые организации практикуют выдачу членам трудового коллектива в качестве оплаты за труд продукции, товаров.

Счет 70 “Расчеты с  персоналом по оплате труда” пассивный  счет , учет ведется в журнале-ордере № 10-с .

Начисление заработной платы работникам, оплачиваемым по твердым окладам и часовым  ставкам, выполняется в табеле учета  рабочего времени. Начисление по сдельным расценкам за конкретно выполненный  объем работ, операцию и так далее  выполняется в наряде. Наряды обычно выписываются до начала работы и служат заданием с указанием одного исполнителя или нескольких. В наряде указывается наименование работы, единица измерения, расценка за нее, фактически выполненный объем и статья затрат. При нарядной форме на каждый месяц открывается накопительная ведомость, в которую рассчитанные суммы из нарядов переносятся в строку по каждому сдельщику.

Независимо от принятой системы оплаты труда расчеты  с работниками по оплате труда  выполняются в расчетной ведомости, в которую переносятся данные из табелей и разработочных ведомостей. После занесения в расчетную  ведомость сдельной и повременной  зарплаты из табелей и разработочной  ведомости производят доначисление различных доплат, надбавок и премий, руководствуясь оперативными приказами, договорами-подряда, справками, больничными листами, личными карточками. После обработки всех поступивших на начисление первичных документов подводят итоги по начислению по каждому работнику и приступают к удержаниям из зарплаты.

На основании  графы “К получению на руки”  из расчетной ведомости составляется платежная ведомость и накануне установленного дня выплаты зарплаты на предприятии передается в кассу. На основании табелей, нарядов, расчетных  ведомостей составляется разработочная  ведомость для отнесения начисленных  сумм по шифрам затрат или фондам и  свод по удержаниям.

Данные из разработочной  ведомости, предварительно сгруппированные  по счетам, записывают в регистр  счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” с одновременным выполнением  записей по регистрам корреспондирующих  счетов. Записи из разработочной ведомости, относящиеся к конкретным видам  изготавливаемой продукции, работ, услуг, заносятся в калькуляционные  карточки, открываемые на каждый аналитический  счет. После подведения итогов по оборотам счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” итоговые данные переносятся  в сводную сальдо оборотную ведомость.

Для постоянного  контроля за правильностью начислений, удержаний и отчислений, связанных с фондом заработной платы, ведется накопительная ведомость по счету 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

После выполнения расчетных операций по начислениям  зарплаты и расчета удержаний, а  также отчислений в фонды и  в местные налоги заполняются  отчетные формы по пенсионному фонду, фондам медицинского и социального  страхования, отчислениям в местные  налоги.

Информацию о  расчетах с работниками предприятия  по суммам, выданным им под отчет  на служебные командировки, на операционные расходы   и   административно     хозяйственные   расходы     содержит   счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” Порядок выдачи наличных денежных средств работникам предприятия под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций.

Счет 71 “Расчеты с  подотчетными лицами” - это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам, то есть – неиспользованные.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

-       приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

-       оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

-       расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

-       представительские расходы.

Аналитический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” ведется по каждой авансовой  выдаче.

Регистром для учета  операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71“Расчеты с подотчетными лицами”. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Работникам предприятия  выдаются из кассы предприятия наличные деньги на операционные, хозяйственные  и командировочные расходы. Средства на операционные и хозяйственные  расходы выдаются только ограниченному  распоряжением руководителя предприятия  кругу лиц в размерах и на сроки, определяемые руководителем по согласованию с учреждением банка, осуществляющим его кассовое обслуживание. С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор  о материальной ответственности. Выдача денег под отчет оформляется  и осуществляется расходным кассовым ордером. Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия  не позднее трех дней по истечении  срока, на который они были выданы. Авансовый отчет должен быть утвержден  руководителем предприятия.

Выдача из кассы  подотчетным лицам авансов на хозяйственные расходы, служебные  командировки и на другие цели, а  также возмещение работникам сумм расходов по проезду в отпуск (при наличии  льгот), расходов по переезду к новому месту работы и сумм причитающихся  подъемных в связи с этим оформляется  проводкой Дебет счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” Кредит счета 50 «Касса».

Зачисление в  подотчет работнику стоимости полученной им чековой книжки оформляется проводкой  Дебет счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” Кредит счета 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами».

Списание стоимости  переданных работникам - почтовых марок  и марок поисковым заявлениям в арбитраж или суд, транспортых путевок или билетов, собственных акций, переданных для проведения операций по их реализации оформляется проводкой Дебет счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” Кредит счета 56 «Денежные документы».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по Кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”  и Дебету счета 84 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 “Недостачи и потери от порчи ценностей”в Дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”, если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника.

Деньги в новый  подотчет выдаются только при условии  полного расчета по предыдущей подотчетной  сумме. После исполнения операции, для  которой были получены подотчет деньги, подотчетное лицо предоставляет  в бухгалтерию авансовый отчет  о расходах с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими  правильность расходов.

К авансовому отчету при приобретении товароматериальных ценностей за наличные, прикладываются документы подтверждающие приобретение их и документы подтверждающие их оприходование на склад. Если материалы были сразу израсходованы в производстве (горюче смазочные материалы, канцтовары и другие), должны быть приложены требования с росписью получателей.

Выдача наличных денежных средств под отчет на командировки оформляется командировочным  удостоверением и расходным кассовым ордером, а так же оформлением  приказа по предприятию .

Порядок расчетов с подотчетными лицами по командировочным  расходам определен Инструкцией  Минфина СССР, Госкомтруда СССР и  ВЦСПС “О служебных командировках  в пределах СССР”[19], письмом Минфина  РФ “О порядке возмещения командированным  работникам затрат за пользование постельными  принадлежностями в поездах”, письмом  Минфина РФ “ Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен”.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 “Касса” с Кредита счета 52 “Валютный счет”. Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 “Касса” в Дебет счета 71“Расчеты с подотчетными лицами” и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

По возвращении  из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных  лиц списывают с Кредита счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”  в Дебет счета 26 “Общехозяйственные расходы” и других счетов (в зависимости  от вида расходов) по курсу на день представления  отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 “Прибыли и убытки”: положительную — на прибыль (Дебет счета 71 “Расчеты с  подотчетными лицами”, Кредит счета 80 “Прибыли и убытки”), отрицательную  — на убыток (Дебет счета 80 “Прибыли и убытки”, Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”).

Бухгалтер, принимая авансовый отчет, после логической и арифметической проверки должен проставить корреспонденцию счетов. Авансовый  отчет является первым накопителем  проводок. Учитывая трудоемкость бухгалтерской обработки авансовых отчетов в рыночных условиях к авансовому отчету прикладывается Справка-расшифровка.

Способ дальнейшей обработки авансовых отчетов  прямо зависит от количества отчетов  в течение месяца. Если на предприятии  большая группа работников службы снабжения  многократно в течение месяца получает из кассы наличные деньги в подотчет, то для получения оперативных  данных о подотчетных суммах по каждому  подотчетному лицу индивидуально открываются  Карточки аналитического учета. По мере обработки кассовых отчетов суммы выданные отражаются в соответствующих карточках (по фамилии подотчетного лица) по Дебету счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” с Кредита счета 50 “ Касса ”, а по мере поступления авансовых отчетов частные суммы из итоговой строки Справки-расшифровки заносятся в карточки с Кредита счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” в Дебет соответствующих счетов по строке соответствующей номеру авансового отчета. Списание согласно отчета задолженности подотчетного лица при наличии документов на оплату и приход оформляется проводками: Дебет счета 04 «Нематериальные активы» Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” – нематериальных активов; Дебет счета 07 «Оборудование к установке» Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”- оборудования; Дебет счета 10 «Материалы» Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” – материалов; Дебет счета 12 «Малоценные и быстро-изнашивающиеся предметы» Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” – малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в Дебет счетов: 50 “Касса”, 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках».

По окончании  отчетного месяца подводятся итоги  во всех открытых карточках. После этого  данные строки “Итого за месяц” из каждой карточки заносят отдельной строкой  в сальдо-оборотную ведомость счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и подводят в ведомости общий итог за месяц. Поскольку счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” пассивно-активный сальдо может быть одновременно и по дебету и по кредиту. После этого подводятся итоги по всем графам каждого листа сальдо-оборотной ведомости и выводятся итоги по всей сальдо-оборотной ведомости (по каждой графе). Ежемесячные данные строки “Итого за месяц” по сальдо-оборотной ведомости переносятся в регистр счета 71“Расчеты с подотчетными лицами”.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерских  регистрах: