Учет труда и зарплаты

По мере ухода рабочих  в отпуск фактически начисленные  им суммы за отпускной период списывают  на уменьшение созданного резерва. При  этом составляют следующую бухгалтерскую  запись:

- Дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов»;

- Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Такой же записью оформляют  начисление работникам вознаграждений за выслугу лет. При начислении сумм ежегодных и дополнительных отпусков следует иметь в виду, что начисленные суммы отпусков включаются в фонд заработной платы труда отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце. В случае перехода части отпуска на следующий месяц выплаченная работникам за эти дни сумма отпускных отражается в отчетном месяце как выданный аванс (по дебету счета 70 и кредиту счета 50 «Касса»). В следующем месяце эту сумму включают в состав фонда оплаты труда и обычно отражают записью по начислению отпускных сумм (кредит счета 70 и дебет счетов производственных затрат или счета 96).

Удержания из сумм начисленной  оплаты труда списывают с кредита  соответствующих счетов в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; кредит счета 50 «Касса».

Не полученная в срок заработная плата оформляется следующей  бухгалтерской записью: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Остатки не выданной в срок заработной платы (задепонированных сумм) по истечении трех дней должны быть сданы в банк на расчетный счет. При этом составляют следующую бухгалтерскую  запись: дебет счета 51 «Расчетные счета»; кредит счета 50 «Касса».

Учет расчетов с депонентами  ведут в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра невыданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого  депонента в ней отводят отдельную  строку, в которой указывают табельный  номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и  отметки о ее выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят  в новую книгу, открываемую также  на год.

Последующую выплату депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру и отражают по дебету счета 76 и кредиту счета 50 «Касса».

В последнее время многие организации выплачивают заработную плату работникам с использованием банковских пластиковых карт. Каждому  работнику в этом случае открывается  банковский счет на основе договора, заключаемого либо с работником, либо с работодателем (по заявлению работника).

После перечисления заработной платы на банковские счета работников всем им необходимо выдавать расчетный  листок по форме, утвержденной работодателем. При этом выплата заработной платы  в безналичной форме должна осуществляться не реже двух раз в месяц. Банки  обязаны осуществить перечисление денежных средств клиента не позже  следующего операционного дня после  получения соответствующего платежного документа. Расходы по выдаче и обслуживанию банковских карт несет либо работодатель, либо работник (с его согласия), либо работодатель и работник одновременно.

Все расходы организации, связанные с ведением банковских счетов и выдачей банковских карт, следует включать в состав прочих расходов, а в налоговом учете - в состав внереализационных расходов. Сумма этих затрат уменьшает налогооблагаемую прибыль организации. В организациях, применяющих упрощенную систему  налогообложения, указанные затраты  целесообразно включить в расходы, связанные с оплатой услуг  кредитных организаций.

Учет расчетов с депонентами  ведут в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра невыданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого  депонента в ней отводят отдельную  строку, в которой указывают табельный  номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и  отметки о ее выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят  в новую книгу, открываемую также  на год. Последующую выплату депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру и отражают по дебету счета 76 и кредиту счета 50 «Касса».

В последнее время многие организации выплачивают заработную плату работникам с использованием банковских пластиковых карт. Каждому  работнику в этом случае открывается  банковский счет на основе договора, заключаемого либо с работником, либо с работодателем (по заявлению работника).

После перечисления заработной платы на банковские счета работников всем им необходимо выдавать расчетный  листок по форме, утвержденной работодателем. При этом выплата заработной платы  в безналичной форме должна осуществляться не реже двух раз в месяц. Банки  обязаны осуществить перечисление денежных средств клиента не позже  следующего операционного дня после  получения соответствующего платежного документа. Расходы по выдаче и обслуживанию банковских карт несет либо работодатель, либо работник (с его согласия), либо работодатель и работник одновременно.

Все расходы организации, связанные с ведением банковских счетов и выдачей банковских карт, следует включать в состав прочих расходов, а в налоговом учете - в состав внереализационных расходов. Сумма этих затрат уменьшает налогооблагаемую прибыль организации. В организациях, применяющих упрощенную систему  налогообложения, указанные затраты  целесообразно включить в расходы, связанные с оплатой услуг  кредитных организаций [17].

Полная материальная ответственность возникает при заключении договора о полной материальной ответственности между организацией и работником, отвечающим за сохранность соответствующего имущества (состоящим в штате организации, совместителем, временным сезонным рабочим). Договор заключается в двух экземплярах, один из которых хранится у организации, а второй – у работника. Полная материальная ответственность возникает при получении работником какого-либо имущества по разовой доверенности или другим разовым документам под отчет в случае, когда ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или порчей какого-либо имущества и когда ущерб причинен в состоянии наркотического опьянения или он явился следствием преступных действий работника, установленных приговором суда. Материалы по недостачам, порче и уничтожению имущества передают в следственные органы в течение пяти дней после их выявления, а на сумму недостач и потерь предъявляют гражданский иск.

Ограниченную материальную ответственность несут работники за порчу или уничтожение по небрежности материалов, полуфабрикатов, готовых изделий, инструментов, специальной одежды и других предметов, выданных в личное пользование, если ущерб причинен в ходе трудового процесса. Данная ответственность не может превышать среднего месячного заработка виновного работника на день выявления ущерба. Материальная ответственность свыше среднего месячного заработка допускается в случаях, предусмотренных законодательством. Размер причиненного ущерба определяют по фактическим потерям по данным бухгалтерского учета. При хищении, недостаче, умышленной порче размер ущерба определяют исходя из рыночных цен на соответствующие виды имущества, а по импортным материальным ценностям – по таможенной стоимости с учетом уплаченных таможенных пошлин, налоговых платежей и других затрат.

Ущерб в пределах среднего месячного заработка работника возмещается по  распоряжению администрации, которое должно быть сделано не позднее 2 недель со дня обнаружения причиненного ущерба и обращено к исполнению не ранее 7 дней со дня сообщения работнику. Если работник отказался от добровольного возмещения ущерба, то администрация предъявляет иск в суд.

Удержания из начисленной заработной платы отражают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счетов: 68 «Расчеты по налогам и сборам» (на сумму налога на доходы физических лиц); 28 «Брак в производстве» (на суммы удержаний с виновников брака); 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (на суммы за товары, проданные в кредит, по ссудам банков, по предоставленным займам, на суммы, взысканные в возмещение недостач, уплаченных штрафов); 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (на суммы по исполнительным документам), других счетов. огашение задолженности перед бюджетом по удержаниям отражают по дебету счетов 68 с кредита счета 51 «Расчетные счета», а по алиментам – по дебету счета 76 с кредита счетов 50 «Касса» (при выдаче удержанных сумм из кассы), 51 «Расчетные счета».

Учет расчетов по возмещению материального ущерба осуществляют на активном счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». В дебет счета 73 относят суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (на балансовую стоимость недостающих и испорченных ценностей), счета 98 «Доходы будущих периодов» (на разницу между балансовой стоимостью указанных ценностей и суммой, взыскиваемой с виновных лиц,–как правило, рыночной стоимостью), счета28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др. По кредиту счета 73, субсчет 2, отражают погашение сумм материального ущерба в корреспонденции со счетами: 50, 51 – на сумму внесенных платежей; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – на сумму удержаний из заработной платы; 26 «Общехозяйственные расходы» – на суммы, которые по решению суда не могут быть взысканы с виновного лица из-за его неплатежеспособности (приложение 1) [22, С. 198].

Таким образом, счета бухгалтерского учета и метод двойной записи отражают наличие, и движение средств  предприятия в денежном выражении  за определенный период времени. 

2. Способы оценки, инвентаризации и отражение в отчетности учета труда и зарплаты на предприятии

2.1. Способы оценки

Оценка имущества и  обязательств производится организацией для их отражения в бухгалтерском  учете и бухгалтерской отчетности в денежном выражении. Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на его покупку; имущества, полученного безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату оприходования; имущества, произведенного в самой организации, - по стоимости его изготовления. Применение других методов оценки, в том числе путем резервирования, допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета. ФЗ 129

Оценка  обязательств по заработной плате производится в зависимости от принятия учетной политики по исчислению заработной платы. Могут быть учтены способы мотивации: начисление премий или применение специальных способов по начислению заработной платы (например: при почасовой оплате – премия; при сдельной оплате – применение сдельно-премиальной методики).

Организации могут создавать резервы: на оплату отпусков; на выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год.

При принятии решения о создании резерва на оплату отпусков в учетной политике организации должны быть отражены:

- принятый способ резервирования;

- предельная сумма отчислений;

- ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.

Резерв предстоящих расходов на выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год создается в том случае, когда нормативными документами, отраслевыми тарифными соглашениями, а также коллективными и индивидуальными трудовыми договорами предусмотрена выплата вознаграждений единовременно по окончании календарного года. При ежемесячной выплате вознаграждений за выслугу лет резерв на эти цели не создается. Указанные резервы создаются с целью равномерного распределение в течение года расходов по созданию этих резервов.

Таким образом, оценка учета труда и заработной платы отражается в сумме фактически начисленной заработной платы, за удержанием обязательных сумм.

2.2. Виды инвентаризации

Расчеты по оплате труда  – начисление на счетах заработной платы и других видов оплаты труда персоналу предприятия, удержаний налогов и других для выявления сумм к выплате отдельным работникам. Депонент – неполученная сумма оплаты труда, принятая на хранение предприятием. Начисления оплаты труда – отражение на счетах суммы причитающегося заработка каждому работнику предприятия.

В общем случае при поступлении  на работу гражданин обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность, трудовую книжку. Если должность требует  определенной квалификации, предоставляет  соответствующий документ: диплом, удостоверение, водительские права.

Документом по учету  личного состава организации  является личная карточка, которая  заполняется в одном экземпляре. На основании приказа о приеме на работу заводится личное дело. В состав личного дела работника включают следующие документы: анкету или личный листок по учету кадров, автобиографию или резюме, характеристику или рекомендательные письма, трудовой договор, копии приказов о назначении, перемещении, увольнении, справки и другие документы, относящиеся к данному работнику, внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле [18, С. 279].

Для учета рабочего времени  используется табель, в котором ежедневно  фиксируется время прихода и  ухода работников с работы, опоздания  и неявки, а также часы простоя  и сверхурочной работы. Количество часов, отработанных работником в день, обозначается цифрой 8. Заполненный  табель в последний день месяца сдается  в бухгалтерию для начисления заработной платы.

С помощью инвентаризации проверяется исчисление заработной платы каждому работнику с исчислением по каждой  социальных выплат. Проверяются суммы удержания из заработной платы, основания для удержания. При начислении резервов проверяется методология исчисления резерва фонда на основании учетной политики и способов ее использования.